Résumé Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité








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Versions Technical Preview, Beta 2, Release Candidate

Créer des documents accessibles avec Microsoft Office Word 2010

Version 0.7

Publication : mars 2010

Auteur : Sylvie Duchateau (Association BrailleNet), Philippe Beraud (Microsoft France)

Contributeurs : Dominique Burger (INSERM, Association BrailleNet), Jérôme Adam (Easylife conseil)

Copyright

© 2010 Microsoft Corporation. Tous droits réservés.

Résumé

Ce guide présente les évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 dans le contexte de l’accessibilité.

Sur cette base, il démontre qu'en suivant un certain nombre de règles il est possible de créer un document accessible et utilisable par tous, notamment par des personnes ayant une incapacité physique ou sensorielle (mobilité restreinte ou cécité, par exemple).

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Sommaire


1.Introduction 5

1.1Avertissement à propos de ce guide 5

1.2Objectifs de ce guide 5

1.3Audience de ce guide 7

1.4Principaux logiciels illustrés dans ce guide 8

1.5À propos de ce guide 9

1.6Organisation du guide 10

2.Quelques évolutions significatives de Microsoft Office Word 2010 13

2.1Interface utilisateur plus intuitive et accessible 13

3.Fonctionnalités d’entrée - Ces fonctionnalités sont dans la pratique celles avec lesquelles la plupart des personnes sont les plus familières. 13

Ce sont des fonctionnalités qui agissent directement sur le contenu du document et dont le résultat s'affiche sur la page. A titre d’exemple, nous pouvons ainsi citer l’application de styles, la mise en page, la correction orthographique, etc. Ce sont des fonctionnalités qui constituent le cœur d’un traitement de texte. Leur utilisation requiert l'affichage du contenu du document et souvent d'avoir une sélection ou un curseur clignotant quelque part dans le document. 13

4.Fonctionnalités de sortie - Ces fonctionnalités aident les personnes à faire quelque chose du contenu qu'ils créent comme procéder à son enregistrement ou à son impression, définir des autorisations, préciser une version, initier sur cette base une collaboration avec d’autres personnes, initier des Workflows, etc. 13

L'ensemble des fonctionnalités de sortie constitue une liste étonnamment longue. Pour autant, ces fonctionnalités offrent entre elles beaucoup de similarités. Leur caractéristique principale est qu'elles n'agissent sur aucun point précis dans le document, et leur effet ne se traduit pas dans la page. On peut même imaginer certaines de ces fonctionnalités sans même ouvrir le document pour le visualiser (par exemple, pour définir des autorisations sur transmettre le document en pièce jointe d’un courriel). Une autre caractéristique en commun est que celles-ci souffrent presque toujours d’un niveau bas de détectabilité et d’une utilisabilité faible. 14

1.Les onglets sont conçus de manière à être axés sur les tâches et à accélérer la recherche des commandes dans ce cadre. Pour cela, ils ont trait à un type d'activité (comme l'écriture ou la mise en forme d'une page). De façon à éviter l'encombrement, certains onglets ne s'affichent que lorsqu'ils sont nécessaires. Par exemple, l'onglet Outils Image apparaît uniquement lorsqu'une image est sélectionnée ; 14

5.Les groupes (logiques) de chaque onglet divisent une tâche en plusieurs sous-tâches et organisent ainsi les commandes ; 15

6.Les boutons de commande de chaque groupe comportent une commande ou affichent un menu de commandes. 15

6.2Support des standards et normes en termes de formats de fichier 17

1.« Word 2010 » correspondant à un document au format ISO 29500:2008/ECMA-376 Office Open XML 2ième édition pour la classe de conformité « transitional » ; 19

7.« Mode de compatibilité Word 2007 » correspondant à un document au format ECMA-376 Office Open XML 1ère édition ; 19

8.« Mode de compatibilité Word 97-2003 » correspondant à un document au format binaire dont la spécification du format binaire (*.doc) peut être téléchargée sur le site de Microsoft. 20

1.Cliquer sur l’onglet Fichier dans le coin supérieur gauche, le mode Microsoft Office Backstage s’active. 20

9.Réaliser l’une des opérations suivantes : 20

a.Pour convertir le document sans enregistrer une copie, cliquer sur Informations et ensuite sur Convertir. 20

b.Pour créer une nouvelle copie du document en mode Word 2010, cliquer sur Enregistrer sous, entrer un nouveau nom pour le document dans le champ Nom de fichier et puis cliquer sur Document Word (*.docx) dans la liste déroulante Type. 20

9.2Support amélioré des aides techniques 21

10.Bien structurer un document 27

10.1Conseils 27

1.La navigation dans le document est alors possible pour une personne utilisant le braille ou la synthèse vocale ; 27

11.La gestion du style graphique du document sera beaucoup plus facile, ainsi que sa modification/évolution ultérieure comme abordé dans le chapitre § 209 Utiliser une présentation appropriée ; 27

12.Cette structure pourra être conservée lorsque le document Word sera converti dans d'autres formats que celui de Word comme abordé dans le chapitre § 249 Publier le document Word dans d’autres formats ; 27

12.2Procédures 28

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 28

13.Appuyer sur L pour sélectionner l’onglet Accueil puis sur les touches P et G pour ouvrir la boîte de dialogue Paragraphes. 28

14.Préciser les caractéristiques du paragraphe. 28

15.Valider en appuyant sur ENTRÉE. 28

1.Appuyer sur CTRL + MAJ + S pour ouvrir le volet Office Appliquer les styles. 29

16.Sous Nom de style, taper le nom du style voulu. La liste affiche uniquement les styles utilisés dans le document, mais il est possible de taper le nom de tout autre style défini pour ce document. 29

1.Il ne faut jamais utiliser les styles de titres à des fins de mise en forme uniquement ; 29

17.La structure logique du document doit primer et être hiérarchique : un titre de niveau 2 doit être précédé d'un titre de niveau 1, un titre de niveau 3 d'un titre de niveau 2, et ainsi de suite. Il est impératif de ne pas passer d’un titre de niveau 2 à un titre niveau 4 sous prétexte que le style du titre de niveau 4 vous parait plus approprié à cet endroit. 29

1.Taper * (astérisque) pour commencer une liste à puces ou 1. pour commencer une liste numérotée, puis appuyer sur ESPACE ou TAB. 30

18.Taper le texte voulu. 30

19.Appuyer sur la touche ENTRÉE pour ajouter l'élément suivant à la liste. Word insère automatiquement le numéro ou la puce qui suit. 30

20.Pour terminer la liste, appuyer deux fois sur ENTRÉE, ou appuyer sur RETOUR ARRIÈRE pour supprimer la dernière puce ou le dernier numéro de la liste. 30

1.Placer le curseur sur une note de bas de page ou sur une référence de note de fin. 31

21.Appuyer sur ALT + MAJ + E. JAWS pour Windows lit alors la référence de note de bas de page ou la note de fin. 31

21.1Évaluation 31

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 31

22.Appuyer sur N pour sélectionner l’onglet Affichage puis sur P et L pour le passage en mode Plan. 31

1.Cliquer sur le bouton Fichier, pour passer dans le mode Backstage puis sous Aide cliquer sur Options. La boîte de dialogue Options Word s’affiche. 32

23.Sélectionner Affichage dans la liste des types d’options. 32

24.Dans le panneau Modifier l’affichage du contenu du document à l’écran et lors de l’impression, cocher la case Marques de paragraphes dans la rubrique Toujours afficher ces marques de mise en forme à l’écran. 32

25.Cliquer sur le bouton OK. 32

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 32

26.Appuyer sur F pour cliquer le bouton Fichier puis sur la touche I pour cliquer le bouton Options. La boîte de dialogue Options Word s’affiche. 32

27.Se déplacer avec la touche FLÈCHE BAS sur l’option Affichage. 32

28.Appuyer sur la séquence de touches ALT + M pour cocher la case Marques de paragraphes. 32

29.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 32

29.2Exemples 33

1.L’illustration 1 montre que ce document n’a pas de structure logique cohérente et que la table des matières est construite à la main. Par ailleurs, les espacements entre les paragraphes sont créés artificiellement par des sauts de paragraphes. Vous pouvez le vérifier en affichant les marques de paragraphe via les options de Word. 33

2.L’illustration 2 montre quant à elle, l’utilisation de listes à puce avec des sous-titres sur deux niveaux. On peut remarquer une mauvaise utilisation des styles Titre, une numérotation peu claire, etc. 33

1.L’illustration 1 présente une pseudo liste numérotée. Si vous disposez d’un logiciel de lecture d’écran, vous pouvez vous rendre compte du rendu. Sur la base des procédures précédentes, vous pouvez vous essayer à corriger cette partie. 34

3.L’illustration 2 propose une première liste à puces correctement déclarée. Par contre, les suivantes sont déclarées comme listes numérotées alors qu’elles s’appuient (visuellement) sur des puces ou n’ont au contraire aucune puce ou numéro. Là encore, n’hésitez pas à corriger cette partie. 34

30.Donner une alternative aux éléments non textuels 35

30.1Conseils 35

1.Le contenu des éléments non textuels devient accessible pour celles ou ceux qui n’ont pas accès à l’écran ; 35

31.Les alternatives textuelles ainsi que les légendes sont conservées lors de la conversion dans d’autres formats. Ainsi, une alternative textuelle se retrouvera dans l’attribut ALT de l’illustration lorsque le document sera publié en HTML (Cf. section § 249.1 Publier au format HTML) ; 35

32.Cette pratique permet à la clé une meilleure gestion : 35

a.Des illustrations en offrant non seulement une possibilité de navigation vers une illustration donnée via l’insertion d’un renvoi mais également la capacité de constituer une table des illustrations, 35

b.Des formules mathématiques avec une possibilité de navigation vers une équation donnée via l’insertion d’un renvoi. 35

32.1Procédures 35

1.Sélectionner l’onglet Insertion et cliquer sur l’icône SmartArt dans le bloc Illustrations. La boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt s’ouvre. 36

33.Sélectionner la disposition souhaitée dans le volet Office Disposition et cliquer sur OK pour insérer la disposition sélectionnée. 36

34.Préciser le texte en procédant de la façon suivante : 36

1.Cliquer sur le graphique SmartArt considéré. 36

35.Sous l'onglet Création, cliquer sur le style rapide désiré dans le groupe Styles SmartArt. 36

36.Pour afficher d'autres styles SmartArt, cliquer sur le bouton Autres . 36

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 37

2.Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion, puis M pour ouvrir la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt. 37

3.Appuyer sur la FLÈCHE HAUT ou FLÈCHE BAS pour sélectionner le type de graphique souhaité. 37

4.Appuyer sur TAB pour accéder au volet Office Disposition. 37

5.Appuyer sur les touches de direction pour sélectionner la disposition souhaitée. 37

6.Appuyer sur ENTRÉE pour insérer la disposition sélectionnée. 37

1.Sélectionner l'illustration qui doit être commentée, 37

2.Effectuer un clic droit sur cette illustration, 37

3.Choisir Format de l’objet… ou Format de l’objet… selon le type de l’illustration, la boîte de dialogue correspondante s’ouvre. 37

4.Sélectionner dans la parte gauche l’option Texte de remplacement, 37

37.Dans le champ de saisie Titre, taper un premier niveau de texte de remplacement, 38

38.Dans le champ de saisie Description, taper une description. Cette dernière est semblable à un deuxième niveau de texte de remplacement et aide à décrire des contenus complexes pour les lecteurs qui auraient des difficultés à lire le document. 38

Il convient de noter que, si le document est publié au format HTML (Cf. section § 249.1 Publier au format HTML), seul le second champ se retrouvera dans le contenu de l’attribut alt. 38

39.Cliquer sur le bouton Fermer. 38

1.Sélectionner l'illustration à laquelle une légende doit être associée. 38

40.Sous l'onglet Références, dans le groupe Légendes, cliquer sur Insérer une légende. 38

41.Dans la boîte de dialogue Légende, préciser le texte de la légende sous Légende. Vérifier également que : 38

42.Cliquer sur OK pour insérer la légende. 38

1.Cliquer sur l’image ou le graphique (Smart Art). 39

43.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 39

44.Appuyer sur É pour sélectionner l’onglet Références, puis R pour ouvrir la boîte de dialogue Légende. 39

45.Préciser le texte de la légende. 39

46.Appuyer sur ENTRÉE pour valider. 39

1.Cliquer à l’endroit où la formule mathématique doit être écrite. 39

2.Sous l'onglet Insertion, dans le groupe Symboles, cliquer sur la flèche en regard de Équation, puis sur Insérer une nouvelle équation. 39

7.Taper une équation dans l’objet nouvellement créé. 39

8.Insérer une légende en respectant les mêmes étapes que celles décrites à la section précédente à la seule différence près que l’étiquette est de type Equation. 39

1.Appuyer sur ALT ou F10 pour faire apparaître les touches d’accès. 39

47.Appuyer sur S pour sélectionner l’onglet Insertion, puis É pour sélectionner Équations et enfin I pour Insérer une nouvelle équation. 39
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