Association Familiale Départementale d’Aide aux Personnes Handicapées Mentales A. F. D. A. I. M. A. D. A. P. E. I. 11 Engagement de service pour








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Les axes du plan de développement




  • Formaliser le Projet Associatif Global et s’assurer de sa mise en œuvre

  • Mettre en place un siège social avec les moyens incontournables en compétences avec 3 directions: missions sociales, DAF, et RH

  • Mettre en œuvre des bonnes pratiques de gouvernance associative : à préciser dans un plan de développement détaillé; niveau de l’organisation: Certification selon normes ISO 9001/2000,

  • Formaliser les engagements de la Direction Générale de l’AFDAIM

  • Organiser un projet de service de vie associative et d’action familiale

  • Instituer une démarche éthique dans l’accompagnement des personnes en situation de handicap

  • La bonne gouvernance : engagement de service –plan d’action – calendrier d’exécution en collaboration avec la FEGAPEI.



Formaliser le Projet Associatif Global



  • Clarifier les principes, orientations, projets et modalités de fonctionnement de l’association




  • Répondre à une obligation légale instituée par la loi 2002-2 du 2 janvier 2002




  • Garantir son suivi et son évolution par la commission « qualité de l’accompagnement et son développement »


Mettre en place un siège renforcé dès que possible




  • La mise en place d’un siège renforcé en compétences doit se faire dès à présent avec les moyens existants, (étude de la masse salariale, revoir l’ensemble des postes de direction…) : sans siège renforcé point de salut!

  • Définir dès à présent sa nouvelle organisation autour de trois directions et d’un responsable « Qualité »

  • La direction générale adjointe chargée « des missions sociales » est organisée dès le 23 avril 2007,

  • la direction Administrative et Financière doit être réfléchie, dans un premier temps, en regard des moyens déjà existants, d’entrée assortis d’une expertise comptable externe.

  • La direction des ressources humaines est à étudier dans le cadre de redéploiement de postes de direction.


Mettre en œuvre des pratiques de bonne gouvernance



  • Réviser les statuts et le règlement intérieur de l’association

  • Redéfinir les organigrammes hiérarchique et fonctionnel : les formaliser et les mettre en place son organisation pour une opérationnalité dès la rentrée de septembre 2007

  • Construire un référentiel de développement durable sur les pratiques de bonne gouvernance :

    • Mode d’organisation pertinente; management par processus

    • Optimisation du système informatique et de l’organisation comptable


Calendrier prévisionnel


  • Session relative à la rénovation des statuts et du règlement intérieur :

    • Elaboration du Projet Associatif Global validé par le CA du 26 avril 2007 et présenté à l’AG du 02 juin 2007.

    • Elaboration du document : « Formaliser la mutation de l’AFDAIM » comprenant un nouvel organigramme de l’Association, en tant qu’engagement de service validé par le CA du 26 avril 2007

    • Formaliser des nouveaux statuts pour le bureau du 02 mai 2007

    • Formaliser le règlement intérieur de l’Association pour la fin du mois de juin 2007, validé par le premier CA après l’AG.




  • Session pour la rédaction ou le contrôle de conformité des délégations au Directeur Général, les directeurs d’établissement et des services, et des Chefs de service : Juin 2007.




  • Session de travail pour l’élaboration du COM concernant l’autorisation du siège social de l’Association (4 jrs) terminé pour le 15 juin 2007.




  • Mise en place du contrôle interne et ses procédures avec la constitution d’un groupe d’audits internes pour la rentrée en septembre 2007


Organiser un projet de service de vie associative et d’action familiale


Construire un référentiel de développement durable et d’engagement de service pour organiser l’animation associative, en vue de :


  • Soutenir les familles dans un souci de promotion de la solidarité

  • Proposer des services adaptés aux familles tels que :

    • service « ECOUTE »

    • Création des groupes de paroles

    • activités festives et conviviales…….



Instituer une démarche éthique dans l’accompagnement des personnes en situation de handicap
Dès 2007 le plan de formation prévoit avec l’aide du cabinet EMQ :


  • La construction d’un référentiel de développement durable et d’engagement de service pour accompagner le projet de vie personnalisé par établissement

  • La formation des cadres de l’Association au management de l’éthique professionnelle

  • Un travail concernant la valorisation des rôles sociaux

  • La formalisation des processus nécessaires à la mise en œuvre des projets individualisés



Prendre en compte les préconisations des audits de la FEGAPEI




  • L’ensemble des préconisations pourra constituer le plan d’action à mettre en œuvre pour 2007 et 2008

  • Il sera complété par la formalisation des grands processus et des procédures correspondantes selon les normes ISO 9001/2000 pour 2009.



Le présent « Engagement de services » pour formaliser la mutation de l’AFDAIM, a été validé le 26 avril 2007, par le Conseil d’Administration présidé par Monsieur Peter KATHAN.
A Carcassonne, le 26 avril 2007
Peter Kathan Pascal Betti

Président de l’AFDAIM Directeur Général de l’AFDAIM





ANNEXES


Annexe 1 : Formaliser Les engagements de la Direction Générale


Prenant en compte les orientations contenues dans le Projet Associatif, intégrant les dispositions de la loi du 2 janvier 2002 et celle du 11 février 2005, la Direction Générale de l’AFDAIM s’engage à:

  • Offrir par personne accueillie la mise en œuvre du parcours de la personne déficiente intellectuelle au sein de l’Association dans le cadre d’un PROJET INDIVIDUALISE

  • Garantir une place à l’usager et à sa famille, garantir sa participation, son consentement,

  • Mettre en œuvre des actions favorisant l’insertion, l’intégration et l’épanouissement de la personne handicapée.

  • GARANTIR les droits et libertés de la personne déficiente, le respect de sa dignité

  • Mettre en oeuvre le réactualisation des documents indispensables exigés par la loi du 2 janvier 2002 au sein de tous les établissements et services de l’AFDAIM,

  • Structurer, voire renforcer une politique associative commune en matière administrative, financière et ressources humaines,

  • Développer et renforcer la communication,

  • Mettre en place et entretenir un système de management qualité en vue d’amener les établissements vers l’évaluation, interne et externe.



Pour ce faire elle s’engage à mettre en œuvre un COM pour réaliser l’ajustement du service du siège social en vue de se donner les moyens nécessaires en ressources d’experts internes.
Annexe 2 : Instituer une démarche éthique dans l’accompagnement des personnes en situation de handicap (après 2007)

Pour mémoire : il conviendra parallèlement d’aborder les questions immédiates suivantes :


  • Le projet d’établissement en s’appuyant sur le Projet Associatif Global validé par l’AG…….

  • Garantir le respect des droits à la personne: inventorier l’existence des documents réglementaires ; faire le point sur le fonctionnement des CVS ; état de la lutte contre le tabagisme

  • Contrôler la mise en place les protocoles concernant la lutte contre la maltraitance et les procédures de signalement;

  • S’assurer que les demandes d’orientations sont validées par les familles et indiquées au siège avant envoi à la MDPH…..

  • Vérifier que les délégations et fiches de fonction pour les Directeurs d’établissements et les chefs de services sont en place et signées…

  • Formaliser des contrats d’objectifs avec les Directeurs d’établissements et services dans le cadre de l’entretien annuel

  • Adapter le guide « MEDIC’ACTION » par la mise en place de protocoles concernant la gestion de la médication et de l’organisation des soins dans chaque établissement



Annexe 3 : Analyse de conformité relative à l’ensemble des éléments constituant la vie associative gestionnaire : (Audits FEGAPEI)

Référentiel : « le guide de la Vie Associative » de l’UNAPEI.



Fonction vie associative :



Planification et stratégie :

  • Préconisations :

    • Formaliser la politique face à la famille dans un document unique validé par le CA et d’en décliner l’organisation et l’action à mener par l’Action Familiale : s’appuyer sur un gestionnaire de satisfaction adressé périodiquement aux familles.

    • Elaborer une programmation de la stratégie de mise en œuvre de cette politique entre les secteurs et à l’intérieur de chaque territoire géographique.


Mise en œuvre :

  • Préconisations :

    • Recensement des besoins en terme de création de commissions adaptées.

    • Formaliser les règles de fonctionnement des commissions

    • Mise en place des journées porte ouverte à généraliser au niveau de toutes les sections : organiser des réunions à thème avec les familles par territoire géographique ; organiser des réunions de parents dans chaque établissement.

Contrôle :

  • Préconisations :

    • Mise en place de procédures de contrôles avec élaboration de bilans d’étapes.


Réduction des écarts :

  • Préconisations :

    • Elaboration d’une procédure de réduction des écarts ;

Préconisations générales :


    • Formalisation de la politique familiale et de sa mise en œuvre (sur la base du Projet Associatif Global)

    • Formalisation des règles de fonctionnement des commissions,

    • Formalisation et mise en œuvre d’outils d’évaluation et d’amélioration des pratiques existantes (Quailsnap Version 2, Qualigest, MAP)

    • Mutualisation des pratiques au sein des différents établissements.

Annexe 4 : Audit du fonctionnement des établissements par secteur d’activités au regard de « Qualigest »

Présentation des résultats des secteurs : hébergement, travail adapté et enfance/éducation

Fonction 1 : Ressources humaines

5 axes : GPEC, recrutement, embauche, entretien individuel annuel, formation.
GPEC : préconisations

    • Elaboration d’une politique de gestion des ressources humaines intégrant une GPEC

    • Mutualisation des travaux issus des formations



Recrutement : préconisations

  • Formalisations, mise en œuvre et évaluation des procédures de recrutement

  • Formalisation des fiches de postes et des fiches de délégations tenant compte des spécificités des établissements.


Embauche : préconisations

  • Homogénéisation des outils permettant le relevé d’heures



Entretien individuel annuel : préconisations

  • Elaboration des fiches de fonctions et des fiches de délégations

  • Mutualisation des travaux issus de formations


Formation : préconisations

  • Formalisation d’une politique pluriannuelle de formation

  • Diffusion des critères de priorisation des axes prioritaires de formation



Fonction 2 : Ressources financières

6 axes : Préparation budget prévisionnel, contrôle de la gestion des établissements, gestion des achats, gestion de la comptabilité, facturation du prix de journée, gestion des activités de production.
Préparation de budgets prévisionnels : préconisations

  • Diffuser la procédure de comparatif entre le budget n-1 et n


Contrôle de gestion des établissements : préconisations

  • Formation aux nouvelles obligations réglementaires relatives aux budgets

  • Elaboration de fiches de fonctions et de fiches de délégation précisant les rôles et les missions de chaque acteur.


Gestion de la comptabilité : préconisations

  • Formaliser les fiches de délégation et de fonction du chef comptable

  • Finalisation des travaux relatifs au contrôle interne de gestion en vue de sa diffusion auprès des établissements


Facturation du prix de journée : préconisations

  • homogénéiser les outils relatifs aux remontées d’informations


Gestion des activités de production : préconisation

  • Elaborer une politique commerciale intégrant une stratégie et une démarche commerciale

  • Elaboration de procédures relative à la facturation ;


Fonction 3 : Communication

3 axes : communication interne, communication à destination des usagers, gestion de situation de crise ;

Communication interne : préconisations

  • Définir une politique interne de Communication sur la base d’un recensement des besoins et permettant de maîtriser le circuit d’information


Communication à destination des usagers : préconisations

  • Assurer la mise en place et la diffusion des outils de la loi 2002-2


Gestion des situations de crise : préconisations

  • Assurer une communication unique

Fonction 4 : Garanties et conformité

3 axes : définition des exigences réglementaires, gestion du parc immobilier, garantie des exigences réglementaires et de la sécurité des personnes accueillies et de salariés
Préconisations :

  • Mise à jour du document unique de sécurité et des actions d’amélioration

  • Mutualisation des pratiques




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