Note d’information du Comité d’entreprise
Base de Données Economiques et Sociales (BDES)
La loi de sécurisation de l’emploi du 14 juin 2013 a créé le principe d’une Base de Données Economiques et Sociales (BDES), regroupant l’ensemble des informations que l’employeur doit remettre aux représentants du personnel.
A compter du 14 juin 2015 (14 juin 2014 pour les entreprises de 300 salariés et plus), la BDES doit contenir au moins tous les éléments nécessaires à la consultation du Comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Elle devra ensuite intégrer tous les rapports et informations périodiques destinés au Comité d’entreprise pour être complète au plus tard le 31 décembre 2016. Elle aura alors vocation à se substituer à la communication de ces rapports et informations.
La présente note a pour objet d’informer le Comité d’entreprise :
de la mise en place de la BDES,
de son contenu,
de ses modalités d’accès, de consultation et d’utilisation au sein de la société.
Le contenu de la base de données
La BDES, mise en place au niveau de l’entreprise, comprendra, pour le moment l’ensemble des informations prévues par le décret du 27 décembre 2013 permettant la consultation du Comité d’entreprise sur les orientations stratégiques de l’entreprise.
Dans ce cadre, outre une présentation de la situation de l’entreprise, notamment son chiffre d’affaires, sa valeur ajoutée, son résultat d’exploitation et son résultat net, la société mettra à disposition des bénéficiaires, définis ci-après, les informations regroupées par onglets selon les thèmes suivants :
Investissement social
Investissement matériel et immatériel
Fonds propres, endettement et impôts
Rémunération des salariés et dirigeants, dans l’ensemble de leurs éléments
Activités sociales et culturelles
Rémunérations des financeurs, en dehors des éléments mentionnés à la rubrique « Fonds propres, endettement et impôts »
Flux financiers à destination de l’entreprise
Sous-traitance
Pour les entreprises appartenant à un groupe, transferts commerciaux et financiers entre les entités du groupe
Toutes les informations contenues dans la base de données revêtiront un caractère prospectif et historique. Il s’agira des informations disponibles de manière définitive ou provisoire relatives à l’année en cours, aux deux années précédentes et aux trois années suivantes.
Ces données seront présentées sous forme de données chiffrées ou, à défaut, pour les années suivantes, sous forme de grandes tendances.
Conformément au décret précité, la société n’intégrera cependant pas, au titre de l’année 2015, les données relatives aux deux années précédentes (2013 et 2014).
Concernant, les perspectives sur les trois années suivant l’année en cours, si elles ne peuvent faire l’objet de données chiffrées ou de grandes tendances, la société en expliquera les raisons.
La BDES sera ensuite alimentée par les informations périodiques destinées au Comité d’entreprise.
La mise à jour
Les éléments d’information seront régulièrement mis à jour, au moins dans le respect des périodicités prévues par le code du travail. Les bénéficiaires de la BDES seront informés de l’actualisation de ces informations selon l’une des modalités suivantes :
Par mail
Par courrier remis en mains propres ou recommandé avec AR
A l’occasion de la réunion de l’instance représentative concernée avec mention dans l’ordre du jour
Par une information automatisée par le biais du support lui-même
(à modifier ou compléter selon les choix de l’entreprise ; prévoir au moins deux modalités différentes)
Les modalités d’accès des données mises à disposition dans la base de données économiques et sociales Les destinataires
La base de données est accessible :
aux membres du CE (ou, à défaut, aux DP s’ils exercent les attributions du CE ou de la DUP), titulaires et suppléants.
le cas échéant, aux membres du CCE, titulaires et suppléants,
aux membres du CHSCT
aux DS.
L’accès (à modifier ou compléter selon les choix de l’entreprise)
La BDES sera fournie sur support informatique accessible uniquement à partir d’un ordinateur mis à disposition dans l’entreprise au moyen d’un identifiant et d’un mot de passe personnels.
Les autorisations d’accès à cette base seront établies par la direction pour la durée des mandats des instances suivantes : CE (ou DP), CCE, CHSCT et DS. L’accès est retiré en cas de perte de mandat, quel qu’en soit le motif.
La BDES sera accessible en permanence pendant les horaires d’ouverture de l’entreprise et sous réserve d’éventuels problèmes techniques et des périodes de maintenance informatique.
Eventuellement : Les représentants du personnel sont informés que les connexions à la BDES feront l’objet d’un enregistrement de données à caractère personnel afin de constituer un historique de consultation, dans le respect des dispositions légales.
L’obligation de discrétion et confidentialité des documents Confidentialité des accès à la BDES
Les droits d’accès à la base fournis par l’employeur seront strictement personnels et ne pourront être transmis à un tiers.
Confidentialité des documents contenus dans la BDES
Les informations figurant dans la BDES qui revêtent un caractère confidentiel seront présentées comme tel par la direction. La durée du caractère confidentiel sera précisée sur le document.
Les représentants du personnel ayant accès à la BDES seront alors tenus à une stricte obligation de discrétion et au respect de la confidentialité dudit document.
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