[Modèle] Première Nation
|
Politique sur les comptes auprès d’institutions financières et sur la gestion de la trésorerie
|
Approuvée par le Conseil le ___________________
|
Énoncé de politique et de procédure
|
Politique no :
|
|
Direction de :
|
|
Date d'émission ou d'entrée en vigueur
|
|
Modèle de politique : no 14
Date d'émission : 1er avril 2015
Note sur la mise en œuvre :
Visitez notre site Web au http://www.fnfmb.com pour vous assurer que la date d'émission de l’ÉPP ci-dessus représente la version la plus récente.
AVIS AUX UTILISATEURS
Le présent document est destiné à être utilisé par les Premières Nations du Canada. Il présente un modèle d'énoncé de politique et de procédures (« ÉPP ») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le Conseil de gestion financière des Premières Nations (« le CGFPN ») conformément à la Loi sur la gestion financière des Premières nations (« la Loi »). La politique et les procédures sont également conformes aux dispositions du Modèle de loi sur l'administration financière (« Modèle de LAF ») publié par le CGFPN. Il devrait être adapté aux circonstances particulières de votre Première Nation afin d'avoir la portée et la flexibilité nécessaires à sa mise en œuvre. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir les conseils ou l'aide de professionnels afin de vous conformer à la loi sur l'administration financière, à la culture et à l'environnement opérationnel de votre Première Nation.
Le présent ÉPP fait partie d'une série de modèles de politiques élaborés par le CGFPN afin d'aider les Premières Nations à se conformer à la loi sur l'administration financière. Le présent modèle et d'autres peuvent être téléchargés sans frais à partir du site Web du CGFPN. Pour y avoir accès et recevoir de plus amples renseignements, visitez la page « Documents de base » à l'adresse http://www.fnfmb.com/fr/core-documents/.
FORMAT ET STRUCTURE
Les modèles de politiques et procédures élaborés par le CGFPN sont basés sur un format normalisé. Les utilisateurs doivent personnaliser ce contenu en utilisant un libellé et des procédures qui conviennent aux besoins de leur Première Nation et soient conformes à sa Loi sur l’administration financière.
Politique – Un énoncé clair indiquant un protocole ou une règle de la Première Nation qui touche un domaine précis.
Objectif – La raison ou la justification sous-tendant la politique et les procédures.
Portée – Les domaines, fonctions, personnes ou secteurs touchés par la politique.
Définitions – Tous les termes spécialisés qui ne sont pas définis autrement.
Responsabilités – À l'aide de titres ou positions génériques utilisés dans les Normes du CGFPN, décrivent qui est responsable de la mise en œuvre ou de la mise à jour de la politique et des procédures.
Procédures – Décrivent les étapes, les détails ou les méthodes qui doivent être utilisés pour mettre en œuvre et mettre à jour la politique et les procédures.
Références – Liste des documents, politiques, lois, règlements, etc., utilisés pour élaborer la politique ou qui ont une influence sur elle.
Pièces jointes – Les formulaires, rapports ou dossiers créés à partir de la politique.
AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ
Le CGFPN s'est efforcé d'élaborer un modèle de politique susceptible d'être utilisé par une gamme étendue de Premières Nations. Néanmoins, le CGFPN ne fait aucune représentation et n'offre aucune garantie expresse ou implicite en ce qui concerne l'exactitude ou le caractère complet du contenu de modèle de politique, ni de son caractère approprié pour une Première Nation en particulier. Le présent ÉPP a été élaboré de manière à être conforme aux Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN et aux Normes relatives à la loi sur l'administration financière, à la date de publication indiquée sur la page titre de la présente politique. Les utilisateurs reconnaissent que les Normes du CGFPN et la Loi sur laquelle lesdites Normes s'appuient peuvent être révisées périodiquement. Conséquemment, nous conseillons aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Web du CGFPN pour consulter la version la plus récemment mise à jour, lorsqu'ils considèrent l'adoption du présent modèle d'ÉPP.
Le présent ÉPP n'est qu'un modèle. Le CGFPN se dégage de toute responsabilité que ce soit à l'égard de quelque dommage causé par ou découlant de l'utilisation, de l'adaptation ou de la mise en œuvre du présent ÉPP. Les Premières Nations qui utilisent le présent ÉPP demeurent entièrement responsables de s'assurer que leurs propres politiques et procédures conviennent aux besoins de la Première Nation concernée et sont conformes à ses exigences.
Politique
Le Conseil a comme politique d’établir des mesures de contrôle efficaces et efficientes pour toutes les opérations bancaires et les ententes de services financiers avec les institutions financières.
Objectif
L’objectif de la présente politique est de préciser les pouvoirs et responsabilités en matière d’opérations bancaires y compris les pouvoirs de signature et d'approbation, l'ouverture et la clôture des comptes, le traitement des opérations et les emprunts de fonds. Il est aussi d’assurer que tous les comptes auprès d'institutions financières sont exploités uniquement dans les buts prédéterminés et par les personnes dûment autorisées, font l’objet en temps opportun d’une conciliation, sont examinés et approuvés de manière indépendante, sont déclarés avec exactitude dans les registres comptables et sont déclarés dans les états financiers de la Première Nation, et que des relevés de toutes les transactions auprès d’institutions financières soient conservés.
Portée
La présente politique et ses procédures s'appliquent au Conseil, au directeur principal, au directeur principal des finances et à tout employé de la Première Nation exerçant dont les responsabilités ont trait à des comptes auprès d’institutions financières.
Définitions
« trésorerie » désigne les devises, les chèques, les mandats bancaires et postaux et les instruments financiers équivalents.
« institution financière » désigne l’Administration financière des Premières Nations, une banque, une coopérative d’épargne et de crédit ou une caisse populaire.
Responsabilités
Le Conseil est chargé de :
approuver l'ajout ou le retrait de signataires autorisés pour tous les comptes d’institutions financières utilisés par la Première Nation;
désigner les institutions financières avec lesquelles la Première Nation peut effectuer des opérations bancaires;
approuver la mise en place d'une marge de crédit d'exploitation ou d’un compte à découvert.
Le directeur principal des finances est chargé de :
représenter la Première Nation dans les relations d'affaires avec les institutions financières;
approuver des ententes de services financiers avec les institutions financières;
contrôler l'ouverture, le maintien et la fermeture des comptes bancaires des Premières Nations;
assigner des tâches bancaires et veiller au maintien d’une séparation adéquate des tâches;
s’assurer que des mesures de protection sont mises en œuvre quant à la manipulation d’argent liquide et de formules de chèques;
veiller à ce que tout l’argent reçu par la Première Nation soit déposé dans les comptes appropriés, dans les plus brefs délais;
examiner et approuver les conciliations bancaires mensuelles pour chaque compte auprès d’une institution financière;
veiller à ce qu’une conciliation soit effectuée chaque mois pour chaque compte auprès d’une institution financière;
documenter toute irrégularité constatée dans le processus de conciliation et informer le Comité des finances et d’audit au sujet de toute irrégularité relevée;
surveiller et prévoir la position de trésorerie de la Première Nation;
gérer les liquidités à court terme et le fonds de roulement de la Première Nation, y compris les facilités de crédit.
Le comptable / personnel affecté aux finances / commis aux finances est / sont chargé(s) de :
enregistrer les recettes déposées dans le système comptable;
veiller à ce que tous les dépôts récurrents prévus aient été reçus. Le comptable alertera le directeur principal des finances en cas de non-réception des dépôts prévus.
Les employés auxquels le Directeur principal des finances a assigné des tâches bancaires sont chargés de :
recevoir les chèques et les entrées de fonds;
préparer les chèques et les entrées de fonds pour qu’ils soient déposés dans le bon compte auprès de l'institution financière appropriée;
effectuer de manière régulière la conciliation de la petite caisse.
L’employé désigné par le directeur principal des finances pour préparer les conciliations des comptes auprès d’institutions financières est chargé de :
préparer une conciliation pour chacun des comptes que la Première Nation détient auprès d’institutions financières;
s'assurer que les pièces justificatives et les relevés sont conservés pour chaque conciliation;
alerter le directeur principal des finances en cas d’irrégularités.
Le Comité des finances et d'audit est chargé de s’assurer que toutes les irrégularités significatives et tous les éléments inhabituels de conciliation font l’objet d’une enquête.
Procédures
Gestion des comptes auprès d’institutions financières
Le directeur principal des finances conserve la correspondance et les documents officiels relatifs à l'ouverture, le maintien et à la fermeture de tous les comptes auprès d’institutions financières.
Le directeur principal des finances est le premier représentant de la Première Nation dans les relations d'affaires avec les institutions financières. Au moins une fois par an, il fournit au représentant de l'institution financière désigné les informations nécessaires à la présentation de rapports financiers et les mises à jour sur les opérations et les prévisions de la Première Nation afin de permettre aux institutions financières de répondre aux exigences de la Première Nation en matière de services financiers.
Le directeur principal des finances est le seul individu autorisé par le Conseil à négocier des ententes de services financiers pour le compte de la Première Nation.
Le directeur principal des finances rédige une description claire de l’objectif de chaque compte auprès d’une institution financière, qu’il fournit à tous les employés chargés de déposer des fonds ou de concilier les comptes.
Le directeur principal tient à jour la liste des signataires autorisés pour chaque compte auprès d’une institution financière. Toutes les modifications à cette liste doivent être approuvées par le Conseil.
L’accès en ligne aux institutions financières est autorisé. Il est contrôlé comme suit :
l’employé qui effectue la conciliation d’un compte se verra attribuer un accès en lecture seule au compte qu’il a reçu la tâche de concilier;
seuls les employés signataires autorisés disposeront d’un accès en ligne leur permettant d’effectuer des opérations bancaires;
les activités d’achèvement des opérations, comme les transferts de fonds électroniques, seront contrôlées de la même façon que les chèques. Deux employés devront approuver chaque opération. Chaque employé disposera de son propre identifiant utilisateur et d’un mot de passe individuel.
Entrées de fonds
La personne qui enregistre les entrées de fonds dans le grand livre général ne sera pas celle qui effectue les dépôts auprès de l'institution financière ni celle qui effectue la conciliation bancaire.
Les chèques reçus par courrier direct seront enregistrés dans un journal de réception et endossés (estampillés) « pour dépôt seulement » par une personne désignée. Le journal indiquera la date, la source, le montant et la raison du paiement.
La personne qui effectue le dépôt auprès de l'institution financière fournit le carnet de versements ou de dépôts à la personne du service des finances chargée des comptes débiteurs.
Le journal de réception de chèques sera remis à l’employé désigné au sein du service des finances qui est chargé des comptes débiteurs. Cette personne devra concilier le bordereau de la remise ou du dépôt avec le journal de réception de chèques.
L’encaisse reçue sera enregistrée dans un carnet de reçus en double. Un exemplaire sera remis au bénéficiaire qui présente l'encaisse et l'autre sera transmis à la personne du service des finances chargée des comptes débiteurs.
L’encaisse reçue sera conservée dans le coffre-fort ou dans une armoire verrouillée de la Première Nation jusqu'à ce qu'elle puisse être déposée dans un compte auprès d’une institution financière. Seul l’employé chargé d’effectuer les dépôts doit avoir accès à ce lieu de stockage.
L’encaisse sera déposée lorsque son montant total atteindra [] $, ou chaque semaine si ce montant n’est pas atteint à la fin de la semaine.
Une liste des dépôts à effectuer sera tenue à jour et examinée chaque mois. Le comptable doit signaler immédiatement au directeur principal des finances tout dépôt prévu qui n’aurait pas été déposé dans un compte auprès de l’institution financière.
Petite caisse
Des comptes petite caisse, dont le nombre restreint sera fixé par le directeur principal des finances en fonction des besoins courants, seront ouverts pour payer les petits achats pour lesquels le paiement par chèque n’est pas pratique ou possible; tous les efforts seront faits, néanmoins, pour payer par chèque ou par virement électronique. La petite caisse sera gérée comme suit :
la création d'un compte petite caisse doit être approuvée par le directeur principal des finances;
le montant total des fonds ne doit pas dépasser [●] $;
le montant d’une opération pouvant être payée à même la petite caisse ne doit pas dépasser [●] $;
la personne responsable de la sécurité des fonds tiendra un registre des activités, des pièces justificatives, et les documents de la conciliation;
la conciliation de la petite caisse doit se faire chaque mois;
les fonds de la petite caisse et les pièces justificatives (bordereaux, reçus) doivent être conservés en lieu sûr (tiroir verrouillé ou coffre-fort);
les comptes créditeurs ne reconstitueront le fonds de la petite caisse qu’avec une documentation complète et la conciliation complète des fonds de la petite caisse.
Provisions de chèques
Tous les carnets chèques doivent être conservés dans une armoire verrouillée ou un coffre-fort dont l’accès est contrôlé ou limité.
Les carnets chèques doivent être prénumérotés selon un ordre séquentiel.
Le personnel affecté aux comptes créditeurs et la personne autorisée à imprimer les chèques ne sont pas autorisés à signer des chèques ou à approuver les transferts d'argent.
Aucune personne ni aucun employé ne seront autorisés à entrer les factures, à sélectionner les factures à payer et ensuite imprimer et signer les chèques. Pour garantir une division minimale des tâches, ce processus requiert au moins deux personnes.
Les signataires de chèques ne signeront en aucune circonstance de chèques en blanc.
Les plaques et les timbres de signature doivent être entreposés dans une armoire verrouillée ou un coffre-fort en tout temps, sauf lors de l'impression des chèques.
Marges de crédit
Le directeur principal des finances autorise le retrait sur une marge de crédit bancaire ou sur des facilités de découvert.
Ouverture d'un compte auprès d’une institution financière
Une demande écrite d'ouvrir un compte auprès d'une nouvelle institution financière doit être examinée et approuvée par le directeur principal des finances et doit inclure l'objet du compte.
Après avoir approuvé l’ouverture du compte auprès d’une institution financière, le directeur principal des finances ou la personne désignée prépare un formulaire d'inventaire de compte qui comprend les éléments suivants :
Le nom du compte
Les instructions concernant l’objet du compte
Les noms des signataires et les limites des pouvoirs
L’adresse à laquelle tous les relevés et la correspondance doivent être envoyés.
La personne ou le service à contacter au sein de l'institution financière.
La lettre d’ouverture de comptes doit être signée par au moins deux des personnes suivantes : le directeur principal, le directeur principal des finances et tout membre du Conseil ayant pouvoir de signature.
Les comptes auprès d’institutions financières seront créés de telle sorte que toutes les opérations non courantes (tels que les chèques, les virements électroniques, etc.) requièrent deux signatures d’approbation conformément à la Politique sur les responsabilités déléguées et attribuées.
Une fois le compte ouvert auprès d’une institution financière, le directeur principal des finances informe le personnel approprié de la Direction des finances pour qu’il active le compte dans le grand livre général.
Fermeture d'un compte auprès d’une institution financière
Une demande écrite de fermer un compte auprès d'une institution financière doit être examinée et approuvée par le directeur principal des finances.
La demande de fermeture doit comprendre :
Le nom du compte;
Le numéro du compte auprès de l'institution financière;
Le solde de clôture et les relevés bancaires;
L'approbation par le personnel approprié de la Première Nation.
Après approbation, une lettre de clôture du compte auprès d’une institution financière sera préparée et remise à l'institution financière avec des instructions concernant le transfert de tout solde du compte. La lettre sera signée par au moins deux personnes autorisées de la Première Nation.
Une fois le compte fermé auprès d’une institution financière, le directeur principal des finances informera le personnel approprié de la Direction des finances pour qu’il désactive le compte dans le grand livre général.
Conciliation des comptes
Chacun des comptes de la Première Nation auprès d’institutions financières sera concilié avec les registres du système comptable chaque mois, dans les [5] jours ouvrables suivant la fin du mois.
Les documents utilisés lors de la conciliation seront conservés. Les pièces justificatives des montants inscrits dans la conciliation, tels que les rapports du grand livre général dans le système comptable, les relevés reçus de l'institution financière, les rapports sur les chèques en circulation, etc., seront inclus dans le dossier de la conciliation.
L'employé qui prépare la conciliation du compte auprès d’une institution financière surveillera et examinera les rectifications qui sont reportées d’un mois à l’autre.
Les chèques en circulation seront surveillés et tous ceux en circulation pendant plus de quatre mois seront examinés avec l'employé chargé de préparer les chèques (ex. les comptes créditeurs) pour déterminer si les chèques demeurent valables ou sont devenus périmés.
Les dépôts en transit seront immédiatement examinés s’ils ne sont pas compensés par l'institution financière dans un délai d’une semaine.
Les écritures comptables inhabituelles ou non résolues qui sont reportées sur plus d'un mois seront signalées au directeur principal des finances.
L'employé qui prépare la conciliation y apposera sa signature pour attester que la conciliation est terminée et qu'il a exécuté sa tâche comme stipulé dans la présente politique.
Examen indépendant
Le directeur principal des finances examinera et approuvera la conciliation de chaque compte auprès d’une institution financière. L’examen du directeur principal des finances visera à assurer ce qui suit :
la conciliation révèle l’équilibre;
tous les montants comptabilisés lors de la conciliation sont justifiés de façon appropriée par des documents tels que les relevés reçus de l’institution financière et les rapports du système comptable;
les rectifications sont raisonnables, de nature courante (ex. les frais de l'institution financière), étayées par des documents, et ne sont pas reportées de plusieurs mois sur la conciliation;
les rectifications inhabituelles sont bien expliquées, justifiées, et, si elles sont importantes, portées à l'attention du Comité des finances et d’audit.
(2) Le directeur principal des finances qui procède à l’examen indépendant devra signer et dater la conciliation pour indiquer qu’il a effectué sa tâche telle qu’elle est décrite dans la présente politique.
Irrégularités
Les irrégularités, telles que les conciliations importantes qui ne s'équilibrent pas ou les rectifications inhabituelles, seront signalées le plus tôt possible au Comité des finances et d'audit par le directeur principal des finances.
Références et autorités connexes
Normes relatives au système de gestion financière établies par le CGFPN
Norme 18.1 - Comptes auprès d’institutions financières
Norme 18.2 - Dépôts dans les comptes
Norme 18.3 - Conciliation des comptes auprès d’institutions financières
Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le CGFPN
Norme 16.1 - Fonds et revenus
Norme 16.2 - Dépenses
Pièce jointe
Annexe A – Modèle de conciliation d’un compte auprès d’une institution financière
Annexe A – Modèle de conciliation d’un compte auprès d’une institution financière
Première Nation [♦]
Conciliation d’un compte auprès d’une institution financière
Mois : xxxx, 20xx
Nom de l’institution financière : banque ABC
Nom du compte auprès de l’institution financière : xxxx, xxxxx
No du compte auprès de l’institution financière : 000-0000-000
No du GL : 12345
Solde de clôture du compte bancaire
|
|
|
xxxx,xx $
|
|
PLUS : Dépôts en transit
|
|
xx,xx $
|
xx,xx
|
|
MOINS : Chèques en circulation
|
|
|
|
|
|
Chèque no
|
Montant
|
|
|
|
###
|
xxx,xx $
|
|
|
|
###
|
xx,xx $
|
|
|
|
###
|
xxx,xx $
|
|
|
Total de chèques en circulation
|
|
xxx,xx $
|
(xxx,xx)
|
|
Solde rajusté du compte bancaire
|
|
|
xxxx,xx $
|
|
|
|
|
|
|
Solde de clôture du grand livre (GL)
|
|
|
xxxx,xx $
|
|
PLUS/MOINS : opérations non enregistrées
|
|
|
|
Enregistrée? ()
|
|
Frais bancaires mensuels
|
(x,xx)
|
|
Solde rajusté du GL
|
|
|
xxxx,xx $
|
|
Différence :
|
|
|
x,xx $
|
|
Préparé par : ____________________________ Titre : _____________________ Date : _________
Approuvé par : ____________________________ Titre : _____________________ Date : __________
|
