Note sur la mise en œuvre

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titre	Note sur la mise en œuvre
date de publication	25.12.2016
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[Modèle] Première Nation

Politique sur l’organigramme

Approuvée par le Conseil, le ___________________.

Énoncé de politique et de procédure
Politique n^o :
Direction de :
Date d’émission ou d’entrée en vigueur :

Modèle de politique : n^o 07

Date d’émission : 1^er avril 2015

Note sur la mise en œuvre :

Visitez notre site Web au http://www.fnfmb.com pour vous assurer que la date d'émission de l’ÉPP ci-dessus représente la plus récente version.

AVIS AUX UTILISATEURS

Le présent document est destiné à être utilisé par les Premières Nations du Canada. Il présente un modèle d'énoncé de politique et de procédures (« ÉPP ») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le Conseil de gestion financière des Premières Nations (« le CGFPN ») conformément à la Loi sur la gestion financière des Premières nations (« la Loi »). La politique et les procédures sont également conformes aux dispositions du Modèle de loi sur l'administration financière (« Modèle de LAF ») publié par le CGFPN. Il devrait être adapté aux circonstances particulières de votre Première Nation afin d'avoir la portée et la flexibilité nécessaires à sa mise en œuvre. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir les conseils ou l'aide de professionnels afin de vous conformer à la loi sur l'administration financière, à la culture et à l'environnement opérationnel de votre Première Nation.

Le présent ÉPP fait partie d'une série de modèles de politiques élaborés par le CGFPN afin d'aider les Premières Nations à se conformer à la loi sur l'administration financière. Le présent modèle et d'autres peuvent être téléchargés sans frais à partir du site Web du CGFPN. Pour y avoir accès et recevoir de plus amples renseignements, visitez la page « Documents de base » à l'adresse http://www.fnfmb.com/fr/core-documents/.

FORMAT ET STRUCTURE

Les modèles de politiques et procédures élaborés par le CGFPN sont basés sur un format normalisé. Les utilisateurs doivent personnaliser ce contenu en utilisant un libellé et des procédures qui conviennent aux besoins de leur Première Nation et soient conformes à sa Loi sur l’administration financière.

Politique – Un énoncé clair indiquant un protocole ou une règle de la Première Nation qui touche un domaine précis.
Objectif – La raison ou la justification sous-tendant la politique et les procédures.
Portée – Les domaines, fonctions, personnes ou secteurs touchés par la politique.
Définitions – Tous les termes spécialisés qui ne sont pas définis autrement.
Responsabilités – À l'aide de titres ou positions génériques utilisés dans les Normes du CGFPN, décrivent qui est responsable de la mise en œuvre ou de la mise à jour de la politique et des procédures.
Procédures – Décrivent les étapes, les détails ou les méthodes qui doivent être utilisés pour mettre en œuvre et mettre à jour la politique et les procédures.
Références – Liste des documents, politiques, lois, règlements, etc., utilisés pour élaborer la politique ou qui ont une influence sur elle.
Pièces jointes – Les formulaires, rapports ou dossiers créés à partir de la politique.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le CGFPN s'est efforcé d'élaborer un modèle de politique susceptible d'être utilisé par une gamme étendue de Premières Nations. Néanmoins, le CGFPN ne fait aucune représentation et n'offre aucune garantie expresse ou implicite en ce qui concerne l'exactitude ou le caractère complet du contenu de modèle de politique, ni de son caractère approprié pour une Première Nation en particulier. Le présent ÉPP a été élaboré de manière à être conforme aux Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN et aux Normes relatives à la loi sur l'administration financière, à la date de publication indiquée sur la page titre de la présente politique. Les utilisateurs reconnaissent que les Normes du CGFPN et la Loi sur laquelle lesdites Normes s'appuient peuvent être révisées périodiquement. Conséquemment, nous conseillons aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Web du CGFPN pour consulter la version la plus récemment mise à jour, lorsqu'ils considèrent l'adoption du présent modèle d'ÉPP.

Le présent ÉPP n'est qu'un modèle. Le CGFPN se dégage de toute responsabilité que ce soit à l'égard de quelque dommage causé par ou découlant de l'utilisation, de l'adaptation ou de la mise en œuvre du présent ÉPP. Les Premières Nations qui utilisent le présent ÉPP demeurent entièrement responsables de s'assurer que leurs propres politiques et procédures conviennent aux besoins de la Première Nation concernée et sont conformes à ses exigences.

Politique

Le Conseil a comme politique de mettre en place une structure organisationnelle qui détermine la hiérarchie et les rapports de subordination entre les différents fonctions et paliers de la Première Nation afin de permettre une bonne gestion des systèmes de gouvernance, d’administration et de gestion financière.

Objectif

L’objectif de la présente politique est de présenter les rapports hiérarchiques en vigueur dans les départements de la Première Nation et les différentes relations de travail qui les unissent.

Portée

La présente politique et ses procédures s’appliquent au Conseil et à toutes les personnes assumant un rôle et des responsabilités dans la structure organisationnelle de la Première Nation.

Définitions

« directeur principal » – signifie la personne responsable de la direction de l’administration quotidienne ou de la gestion de la Première Nation et qui rend directement compte au Conseil de la Première Nation.

Responsabilités
1. Le Conseil est responsable de ce qui suit :
  1. autoriser la conception et la mise à jour de l’organigramme;
  2. approuver l’organigramme par un vote par appel nominal dans le procès-verbal du Conseil;
  3. faire en sorte que des ressources déléguées adéquates soient libres pour mettre en œuvre et mettre à jour la structure organisationnelle;
  4. veiller à ce que l’organigramme représente fidèlement la gouvernance de la Première Nation, ainsi que les systèmes de gestion financière et administrative, et qu’il détermine les rôles et les responsabilités propres à chaque palier de gouvernance et d’administration, ainsi que ceux et celles de chaque membre contribuant aux systèmes, y compris les comités.
2. Le directeur principal est responsable de ce qui suit :
  1. veiller à ce que l’organigramme soit élaboré, qu’il soit recommandé aux fins d’approbation par le Conseil et qu’il soit tenu à jour;
  2. faire en sorte que les rôles, les responsabilités et les rapports hiérarchiques soient communiqués efficacement à toutes les personnes concernées par l’organigramme, conformément à la Loi sur l’administration financière.
Procédures
1. Le directeur principal ou toute autre personne désignée, telle que mandatée et autorisée par le Conseil, sera chargé, aux fins d’approbation du Conseil, de préparer un organigramme qui représente fidèlement la gouvernance de la Première Nation, ainsi que les systèmes de gestion financière et administrative, et qui détermine les rôles et les responsabilités propres à chaque palier de gouvernance et d’administration, ainsi que ceux et celles de chaque membre contribuant aux systèmes, y compris les comités.
2. Le directeur principal veillera à ce que l’organigramme contienne la définition des personnes ou du type de personnes qu’il concerne. Le directeur principal fera en sorte que chaque rôle déterminé dans l’organigramme soit clairement défini, à l’aide d’une description de tâches conformément aux politiques applicables en matière de ressources humaines, ou toute autre politique nécessitant que des descriptions de tâches soient élaborées et approuvées.
3. Le directeur principal est responsable du dépôt central de l’organigramme approuvé afin qu’il puisse être localisé et récupéré par toutes les personnes qu’il concerne, dès que cela est possible; de même, le directeur principal diffusera l’organigramme à toutes les personnes concernées ou le rendra facilement accessible par d’autres moyens utilisés normalement par la Première Nation.
4. Le directeur principal fournira, sur demande, une copie de l’organigramme à un groupe de personnes répertoriées.
5. Le directeur principal actualisera l’organigramme, au besoin et périodiquement, mais au moins une fois par année, en fonction des changements apportés aux membres du personnel , et il émettra, le cas échéant, des recommandations au Conseil aux fins d’approbation, afin de revoir les rôles, les responsabilités ou les rapports hiérarchiques.
Références et autorités connexes
1. Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN
  1. Norme 12.5 Organigramme
2. Normes relatives à la Loi sur l’administration financière (LAF) du CGFPN
  1. Norme 11.4.1 Fonctions approuvées
  2. Norme 11.4.2 Organigramme
  3. Norme 11.4.3 Accès à l’organigramme
Pièce jointe

Annexe A – Modèle d’organigramme simplifié

Annexe A – Modèle d’organigramme simplifié

Membres

Conseil

Autres comités du Conseil

Comité des finances et d’audit

Directeur principal

Opérations et recettes

Gouvernement

Dirigeant

Dirigeant

Dirigeant

Directeur principal des finances

Administrateur fiscal

Employé

Employé

Employé

Employé

Employé

Le présent organigramme a été approuvé par le Conseil, le_____ jour de __________ 20xx.

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