28.c.2.Lieu d’exécution de la prestation
Les développements spécifiques (interfaces, …) peuvent être réalisés dans les locaux du titulaire.
Les prestations sont exécutées, d’une manière générale sur le site du [Etablissement X].
Les réunions de suivi du projet se déroulent dans les locaux du [Etablissement X] (sauf accord préalable du chef de projet de l’Hôpital).
Si nécessaire, ajouter ici des clauses relatives à la télémaintenance.
28.c.3.Réception d’un ordre de service
D’une manière générale, suite à la réception d’un ordre de service par le titulaire, le soumissionnaire présentera en retour la liste des intervenants avec leur curriculum vitae.
Le titulaire s’engage à maintenir l’équipe proposée pendant toute la durée de chaque ordre de service.
En cas de force majeure, le titulaire pourra proposer le remplacement d’un des membres de l’équipe. Le [Etablissement X] devra donner son accord formel sur ce remplacement.
28.c.4.Déroulement
Le programme fonctionnel décline le besoin fonctionnel et fixe le périmètre technique des prestations.
En outre, à chaque étape du projet devant faire l’objet de décision ou de validation par le [Etablissement X], les dossiers de projet établis par le titulaire seront présentés au Chef de projet qui disposera d’un délai de 10 jours ouvrables pour procéder à l’acceptation du dossier ou présenter au titulaire ses observations.
Sur chacune des phases, le titulaire devra préciser ses pré-requis en terme d’équipement ou de moyens humains propres au [Etablissement X].
28.c.5.Contrôle et réception des prestations
L’exécution des prestations pourra être contrôlée à tout moment par l’établissement.
En tout état de cause, le suivi de l’avancement du projet fait l’objet de réunions contradictoires qui se déroulent sur le site du [Etablissement X] suivant une périodicité fixée à une réunion mensuelle minimum. A la demande des parties et en fonction des besoins, cette périodicité pourra, le cas échéant, être modifiée en cours d’exécution sans qu’il soit besoin d’établir un avenant.
Chaque réunion fera l’objet d’un compte rendu établi par le titulaire dans les 5 jours suivant la tenue de la réunion. Les comptes rendus adressés au Directeur du projet seront approuvés ou feront mention de réserves dans les 5 jours suivant leur réception.
28.c.6.Vérification et admission des progiciels (applicatifs et techniques)
Il y a en général une procédure d’admission par ordre de service.
L’admission du système s’effectue en 3 étapes. :
Installation et mise en ordre de marche de l’application
Le titulaire informe le [Etablissement X] de la date à partir de laquelle il estime que l’application peut, dans sa version définitive, le cas échéant par module fonctionnel, être installée et intégrée au système informatique du [Etablissement X]. La date de début d’installation et de mise en ordre de marche est alors déterminée d’un commun accord entre les parties au moins quinze jours avant la date envisagée.
L’installation et la mise en ordre de marche sont alors effectuées par le titulaire sur le matériel indiqué par le [Etablissement X]. Le titulaire dispose pour réaliser ces opérations d’un délai de 2 semaines à compter de la date de début d’installation.
La mise en ordre de marche (MOM) est constatée par un procès verbal de mise en ordre de marche prononcé par le Pouvoir Adjudicateur et signé par les 2 parties.
La MOM est prononcée par le Pouvoir Adjudicateur au vu de :
Installation du système conformément aux spécifications prévues dans le programme fonctionnel
Fourniture de la documentation fonctionnelle du système et d’une documentation détaillée d’exploitation
Transfert de compétences de l’équipe informatique réalisé (volet exploitation).
La MOM peut être prononcée sans réserve ou avec réserves.
Les réserves éventuelles doivent être impérativement levées avant prononciation de la Vérification d’Aptitude (VA) (étape suivante).
Vérification d’aptitude
La VA a pour but de constater que l’application livrée présente les caractéristiques techniques qui la rendent apte à remplir les fonctions précisées par le marché et par la documentation du titulaire.
Cette constatation résulte notamment de l’exécution des programmes d’essais réalisés par l’établissement de santé.
La VA est prononcée par le Pouvoir Adjudicateur juste avant la mise en exploitation du système ou d’un ensemble de modules tel que décrit dans l’ordre de service. Pour ce faire, l’ensemble des prestations de conception, développement, paramétrage de l’application et de son environnement, de la fourniture de la documentation ainsi que les formations ont été réalisées.
Après réalisation de tests sur les services pilotes, le [Etablissement X] rédige un document dans lequel il précise, pour chaque fonctionnalité indiquée dans le cadre de réponse et incluse dans l’ordre de service si celle-ci est
Conforme
Non conforme avec 4 niveaux d’anomalies
Très grave
Grave
Tolérable
Bénigne.
Trois situations peuvent se présenter :
1/. Toutes les fonctionnalités sont conformes
La VA est positive et prononcée sans réserves.
2/. Certaines fonctionnalités ont un statut non conforme avec un niveau d’anomalies grave, tolérable, bénigne
La VA est prononcée avec réserves, toutes les réserves devant être impérativement levées avant la prononciation de la VSR.
3/. Il existe une anomalie très grave sur une ou plusieurs fonctionnalités
La VA est négative et le Pouvoir Adjudicateur prend une décision d’ajournement.
La décision d’ajournement de la VA est prise par le Pouvoir adjudicateur après discussion contradictoire d’évaluation entre le [Etablissement X] et le Titulaire.
Cette décision est notifiée au titulaire par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception, qui précise les raisons qui ont motivé la décision.
Le [Etablissement X] fournit un tableau récapitulatif des anomalies constatées et des problèmes devant être résolus avant la nouvelle présentation. La date de la présentation suivante est négociée lors d’une réunion contradictoire. La durée entre la date de notification de l’ajournement et la nouvelle présentation ne peut dépasser 10 jours ouvrables.
Seuls trois ajournements peuvent être prononcés. Si, à la suite du 4ème contrôle, l’application ne donne pas satisfaction, le Pouvoir adjudicateur pourra notifier au Titulaire une décision de rejet des prestations. Le contrat sera dénoncé suivant les conditions du marché.
A la fin de la phase de VA
Le Titulaire répond au document récapitulatif du [Etablissement X] en signifiant son accord sur les anomalies éventuelles constatées et leur caractère (grave, tolérable, bénigne) et précise le délai de modification.
Il effectue en tant que de besoin la mise à jour de la documentation qu’il remet au [Etablissement X].
Vérification de service régulier
La VSR a pour but de constater que l’application livrée est capable d’assurer un service régulier dans les conditions normales d’exploitation sur les services pilotes.
La VSR débute le premier jour ouvré suivant la VA. Sa durée est de 40 jours ouvrables. Cette durée peut être toutefois prolongée en cas d’ajournement comme précisé ci-après.
Deux situations peuvent se présenter
La VSR est positive. Un procès verbal sera établi. Le Pouvoir adjudicateur dispose de 7 jours pour notifier au titulaire sa décision. Un procès verbal d’admission est rédigé.
La VSR est négative, le Pouvoir adjudicateur prend une décision d’ajournement.
La décision d’ajournement de la VSR est prise par le Pouvoir adjudicateur après discussion contradictoire d’évaluation entre le [Etablissement X] et le Titulaire, par suite à la constatation des éléments suivants :
La durée cumulée des défaillances partielles constatée sur 5 jours ouvrables consécutifs, rendant une partie des fonctions du système inopérante, dépasse 4 heures.
Le système subit une défaillance complète, entraînant l’inaptitude du système à accomplir toutes les fonctions requises.
Cette décision est notifiée au titulaire par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception, qui précise les raisons qui ont motivé la décision.
Le [Etablissement X] fournit la liste des anomalies constatées et des problèmes devant être résolus avant la nouvelle présentation. La date de la présentation suivante est négociée lors d’une réunion contradictoire. La durée entre la date de notification de l’ajournement et la nouvelle présentation ne peut dépasser 10 jours ouvrables.
Seules trois ajournements peuvent être prononcés. Si, à la suite du 4ème contrôle, l’application ne donne pas satisfaction, le Pouvoir adjudicateur pourra notifier au Titulaire une décision de rejet des prestations. Le contrat sera dénoncé suivant les conditions du marché.
A la fin de la phase de VSR
Le Titulaire fournit un document qui récapitule toutes les anomalies détectées au cours de la VSR, ainsi que la suite donnée à chacune d’entre elles.
Il effectue en tant que de besoin la mise à jour de la documentation qu’il remet au [Etablissement X].
Période de garantie à adapter si nécessaire.
La période de garantie commence à l’admission (signature du PV d’admission après la VSR). Elle est de 1 an.
A l’issue de la période de garantie, il y a application du contrat de maintenance.
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