20.Impacts prévus de l’acquisition du nouveau système
Ce chapitre sert à anticiper les problèmes induits par l’acquisition du nouveau système et d’encourager le fournisseur à y apporter une réponse.
20.a.Impact sur l’environnement actuel
ATTENTION : il ne s’agit pas ici de spécifier l’impact de l’environnement sur le système (ce qui a été fait au chapitre 3) mais l’impact du système ou du projet sur l’environnement.
Il est demandé au soumissionnaire de préciser les impacts de la mise en place de son système sur le système d’information actuel tel que celui-ci a été décrit au chapitre 3.
20.b.Impacts sur les systèmes actuellement installés
ATTENTION : il s’agit de décrire ici les exigences liées à l’IMPACT de l’INTERFAÇAGE, et non les exigences d’interfaces (cela a été fait au § 13.b)
Spécification des interfaces entre le système existant et le système à venir
Le soumissionnaire spécifiera si la mise en œuvre du système qui fait l’objet du présent cahier des charges implique d’apporter des modifications sur le système existant.
Si le système qui fait l’objet du présent cahier des charges a un impact sur les systèmes installés au [Etablissement X], le soumissionnaire indiquera s’il prend en charge ces modifications et, le cas échéant, le coût de cette prise en charge.
Il est demandé aux soumissionnaires de préciser si les progiciels proposés imposent un fonctionnement en réseau des imprimantes, si les imprimantes doivent être systématiquement attachées à un poste de travail ou si les progiciels sont compatibles avec les 2 solutions.
Le soumissionnaire devra, par ailleurs, préciser si des imprimantes spécifiques doivent être mises en place afin de réaliser des éditions spécifiques. Dans cette hypothèse, il en précisera le nombre en fonction des lieux de gestion.
Si le système proposé ne fonctionne pas sur internet, l’établissement souhaite utiliser un système de gestion de terminal graphique de type TSE ou Citrix.
Le soumissionnaire définira son niveau de compatibilité dans ce domaine.
20.c.Problèmes liés à l’utilisation du produit
Les évolutions de système contribuent souvent à des évolutions organisationnelles : les missions peuvent évoluer, les charges de travail être modifiées, les relations entre les acteurs reconfigurées, les compétences nécessaires peuvent devoir évoluer, …
Les craintes – fondées ou non – des acteurs peuvent engendrer des phénomènes de résistance.
Dans ce contexte, il s’agit donc
- d’identifier les risques au niveau des différentes catégories d’acteurs
- de prévenir les difficultés qui pourraient résulter d’une mauvaise compréhension des projets
- de contribuer à l’adhésion des acteurs et lever les résistances éventuelles
Ce chapitre incite le candidat à se prononcer sur la « conduite du changement » à mener de manière à limiter les réactions négatives face à un nouveau système.
Le candidat s’exprimera sur l’impact prévisible du produit sur les utilisateurs (stress, fatigue, etc.) et des mesures qui doivent être prises pour limiter cet impact (implication du management de proximité, communication, réunion d’information, gestion des risques).
20.d.Limitations apportées par l’environnement d’exploitation
Limitations apportées par la taille des serveurs, les salles, le réseau, la puissance électrique, …
Le soumissionnaire s’exprimera sur les limites imposées par l’environnement d’exploitation tel qu’il a été décrit dans les chapitres 1 à 3 et des mesures qui doivent être prises pour limiter cet impact.
Il est important, pour cela, qu’une étude de l’existant ait été faite.
20.e.Anticipation des problèmes à venir
Il ne s’agit pas ici d’évaluer les incertitudes (déjà fait au chapitre 18) ni aux risques (sera fait au chapitre 23), mais aux difficultés prévues ou déjà connues auxquelles l’établissement et le fournisseur seront confrontés.
L’établissement de santé peut lister ici les difficultés déjà anticipées et/ou demander au soumissionnaire de se prononcer sur les difficultés qu’il prévoit.
Voici une liste (chaque établissement peut établir la sienne)
- charge importante du réseau au fur et à mesure de la montée en charge du système
- suite à la réussite de la mise en œuvre du système dans un service, demande des autres services d’être équipés plus tôt que prévu
- refus d’un service d’utiliser le système
- …
Il y a potentiellement des centaines d’effets négatifs. Il est donc important de les chercher et d’en faire la liste.
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