Procédure de qualification «Tourisme d’Affaires»

Procédure de qualification « Tourisme d’Affaires » Sélection des prestataires Vous sélectionnez les prestataires éligibles sur votre territoire en fonction des critères obligatoires de qualification. L’AaDT a créé des chartes d’engagements pour chaque type de prestation. Voir les critères et les chartes Tourisme d’Affaires. Bordereaux Sirtaqui Dans la plupart des cas, ces prestataires possèdent déjà une fiche dans Sirtaqui. Si ce n’est pas le cas, il faudra la créer. Pour les hébergements, Bordereaux concernés : HOT (hôtels) - RETOU (résidences) – VIL (villages vacances) – HCO (hébergements collectifs) – HPA (campings) – HLO (hébergements locatifs). Pour les activités, Bordereau concerné : ASC (activités sportives, activités culturelles….) Pour les locations d’espace, nous avons déterminé 4 types de prestation : Salles des congrès : bordereau LOI, type d’activité : salle de congrès. Espaces de réunion : bordereau LOI, type d’activité : espace de réunion. Concerne les salles qui ne sont pas couplées à un hébergement. Salles à louer : bordereau LOI, type d’activité : salle à louer. Concerne des espaces de réception à louer pour une soirée ou un événementiel. Lieux à privatiser : bordereau PNA+PCU, infos TA : site patrimonial privatisé à la demande. Si des prestataires de ces 2 bordereaux proposent des salles de réunion équipées, il faudra alors les saisir dans le bordereau LOI, avec un descriptif spécifique dans l’onglet TA. Ne remplir l’onglet TA de PCU ou PNA que pour la privatisation du site pour des soirées. Pour les autres prestataires, nous avons déterminé 6 types de prestation : Guides : bordereau ORG, type d’organisme réceptif : guides. Raconteurs de pays : bordereau ORG, type d’organisme réceptif : guides + marques et labels : raconteur de Pays. Agences réceptives : bordereau ORG, type d’organisme réceptif : agence réceptive, promotion du tourisme d’affaires Transporteurs : Autocaristes et loueurs de véhicule : bordereau ORG, type d’organisme réceptif : Transporteurs/Autocaristes, loueurs de véhicule. Taxi : bordereau Commerces et service, type de commerce et service : taxi Restauration : bordereau Restauration, restaurants et traiteurs. Prestataires techniques (location de matériel technique comme des sonos par exemple) : bordereau Commerces et service, type de commerce et service : Service. Envoi des questionnaires Sirtaqui Vous avez le choix, selon vos habitudes, d'utiliser des questionnaires papier ou bien des questionnaires web. N'hésitez pas à utiliser les questionnaires Web, la procédure d'envoi est simple (voir manuel à télécharger ci-dessous) et ainsi, vous n'aurez pas de saisie à faire dans les fiches Sirtaqui ! Pour envoyer des questionnaires papier : Utiliser les modèles que l’AaDT a créé pour vous : Tourisme d'affaires Questionnaire Campings ; Tourisme d'affaires Questionnaire Hotels ; Tourisme d'affaires Questionnaire Résidences de tourisme ; Tourisme d'affaires Questionnaire Villages vacances ; Tourisme d'affaires Questionnaire Locatif ; Tourisme d'affaires Questionnaire Hébergements collectifs ; Tourisme d'affaires Questionnaire Activités ; Tourisme d'affaires Questionnaire Espaces à louer. Voir procédure dans l’aide en ligne SIRTAQUI : http://documentation.tourinsoft.com/index.php/Export_questionnaire_papier Pour envoyer des questionnaires Web : Télécharger le manuel d'utilisation des questionnaires web. Attention lors du choix du questionnaire de mise à jour, bien sélectionner les modèles que l’AaDT a créé pour vous : Tourisme d'affaires Questionnaire Campings ; Tourisme d'affaires Questionnaire Hotels ; Tourisme d'affaires Questionnaire Résidences de tourisme ; Tourisme d'affaires Questionnaire Villages vacances ; Tourisme d'affaires Questionnaire Locatif ; Tourisme d'affaires Questionnaire Hébergements collectifs ; Tourisme d'affaires Questionnaire Activités ; Tourisme d'affaires Questionnaire Espaces à louer. Vous validerez les informations saisies par le prestataire Modèle de courriel à envoyer aux prestataires pressentis Nous vous avons préparé un modèle qui vous servira de base de courrier à joindre à votre questionnaire web ou papier : Bonjour, Le plan d’actions 2017 du Comité départemental du tourisme Béarn Pays basque s’appuie sur plusieurs filières dont le Tourisme d’Affaires. L’enjeu est de structurer les offres positionnées sur le tourisme d’affaires de séminaire et d’incentive, hors marché du congrès. Pour cela, l’AaDT met en œuvre les actions suivantes : Promouvoir un référentiel qualité «Tourisme d’affaires» pour chaque métier ou type de service identifié. Etablir un « catalogue » des prestataires référencés, valorisé sur le site Internet de l’AaDT et lors des actions marketing. Animation d’une rubrique Tourisme d’affaires sur le site de l’AaDT64 : http://tourisme-affaires.tourisme64.com Mener des actions de marketing. Mener des actions de professionnalisation des prestataires référencés : définir un programme de formation/professionnalisation en matière de tourisme d’affaires. Nous avons pressenti votre structure pour la qualification « Tourisme d’affaires » dans la base de données touristique départementale Sirtaqui. Si vous souhaitez être identifié « Tourisme d’Affaires », vous devez : Télécharger la charte d’engagement, la signer et la retourner à l’office de tourisme, soit par courrier, soit par mail (scannée). Compléter le questionnaire, en portant une attention particulière sur tous les éléments descriptifs et tarifs spécifiques au marché du Tourisme d’Affaires. Bien cordialement. Votre office de tourisme Les champs à saisir dans Sirtaqui En fonction des bordereaux, les champs spécifiques au Tourisme d'Affaires se trouvent dans des onglets différents. Le plus simple est de vous reporter aux modèles de questionnaire que l’AaDT a créé pour vous. Globalement : Onglet Identification : Qui contacter, renseigner obligatoirement un contact Tourisme d'Affaires. Onglet Descriptif (bordereaux hébergements) ou Onglet Accueil (autres bordereaux) : Salle de réunion Onglet Tourisme d'Affaires : tous les champs concernés. Faire signer obligatoirement la charte d'engagement. Pour les photos Tourisme d'Affaires : ces photos doivent être spécifiques (salle de réunion, activité groupe,...) et ne pas venir en doublon des photos de l'onglet Multimédias. Après la saisie N’oubliez pas de prévenir par mail Hélène Ricoeur : h.ricoeur@tourisme64.com quand vous avez complété des infos « Tourisme d’affaires » dans les fiches Sirtaqui. L’AaDT doit cocher un champ de qualification (vous n’y avez pas accès) qui permet la remontée des informations sur les pages Tourisme d’affaires du site Internet de l’AaDT : http://tourisme-affaires.tourisme64.com/

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