Note sur la mise en œuvre

télécharger 81.83 Kb.

titre	Note sur la mise en œuvre
date de publication	11.07.2017
taille	81.83 Kb.
type	Note

l.21-bal.com > loi > Note

[Modèle] Première Nation

Politique sur les urgences

Approuvée par le Conseil le ___________________

Énoncé de politique et de procédure
Politique n^o :
Direction de :
Date d'émission ou d'entrée en vigueur

Note sur la mise en œuvre :

Visitez notre site Web au http://www.fnfmb.com pour vous assurer que la date d'émission de l’ÉPP ci-dessus représente la plus récente version.

Modèle de politique : n^o 22

Date d’émission : 1^er avril 2015

AVIS AUX UTILISATEURS

Le présent document est destiné à être utilisé par les Premières Nations du Canada. Il présente un modèle d'énoncé de politique et de procédures (« ÉPP ») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le Conseil de gestion financière des Premières Nations (« le CGFPN ») conformément à la Loi sur la gestion financière des Premières nations (« la Loi »). La politique et les procédures sont également conformes aux dispositions du Modèle de loi sur l'administration financière (« Modèle de LAF ») publié par le CGFPN. Il devrait être adapté aux circonstances particulières de votre Première Nation afin d'avoir la portée et la flexibilité nécessaires à sa mise en œuvre. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir les conseils ou l'aide de professionnels afin de vous conformer à la loi sur l'administration financière, à la culture et à l'environnement opérationnel de votre Première Nation.

Le présent ÉPP fait partie d'une série de modèles de politiques élaborés par le CGFPN afin d'aider les Premières Nations à se conformer à la loi sur l'administration financière. Le présent modèle et d'autres peuvent être téléchargés sans frais à partir du site Web du CGFPN. Pour y avoir accès et recevoir de plus amples renseignements, visitez la page « Documents de base » à l'adresse http://www.fnfmb.com/fr/core-documents/.

FORMAT ET STRUCTURE

Les modèles de politiques et procédures élaborés par le CGFPN sont basés sur un format normalisé. Les utilisateurs doivent personnaliser ce contenu en utilisant un libellé et des procédures qui conviennent aux besoins de leur Première Nation et soient conformes à sa Loi sur l’administration financière.

Politique – Un énoncé clair indiquant un protocole ou une règle de la Première Nation qui touche un domaine précis.
Objectif – La raison ou la justification sous-tendant la politique et les procédures.
Portée – Les domaines, fonctions, personnes ou secteurs touchés par la politique.
Définitions – Tous les termes spécialisés qui ne sont pas définis autrement.
Responsabilités – À l'aide de titres ou positions génériques utilisés dans les Normes du CGFPN, décrivent qui est responsable de la mise en œuvre ou de la mise à jour de la politique et des procédures.
Procédures – Décrivent les étapes, les détails ou les méthodes qui doivent être utilisés pour mettre en œuvre et mettre à jour la politique et les procédures.
Références – Liste des documents, politiques, lois, règlements, etc., utilisés pour élaborer la politique ou qui ont une influence sur elle.
Pièces jointes – Les formulaires, rapports ou dossiers créés à partir de la politique.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le CGFPN s'est efforcé d'élaborer un modèle de politique susceptible d'être utilisé par une gamme étendue de Premières Nations. Néanmoins, le CGFPN ne fait aucune représentation et n'offre aucune garantie expresse ou implicite en ce qui concerne l'exactitude ou le caractère complet du contenu de modèle de politique, ni de son caractère approprié pour une Première Nation en particulier. Le présent ÉPP a été élaboré de manière à être conforme aux Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN et aux Normes relatives à la loi sur l'administration financière, à la date de publication indiquée sur la page titre de la présente politique. Les utilisateurs reconnaissent que les Normes du CGFPN et la Loi sur laquelle lesdites Normes s'appuient peuvent être révisées périodiquement. Conséquemment, nous conseillons aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Web du CGFPN pour consulter la version la plus récemment mise à jour, lorsqu'ils considèrent l'adoption du présent modèle d'ÉPP.

Le présent ÉPP n'est qu'un modèle. Le CGFPN se dégage de toute responsabilité que ce soit à l'égard de quelque dommage causé par ou découlant de l'utilisation, de l'adaptation ou de la mise en œuvre du présent ÉPP. Les Premières Nations qui utilisent le présent ÉPP demeurent entièrement responsables de s'assurer que leurs propres politiques et procédures conviennent aux besoins de la Première Nation concernée et sont conformes à ses exigences.

Politique

La Première Nation a comme politique de dresser un plan d'urgence pour faire face aux risques clés auxquels elle fait face. Ledit plan sera documenté, mis à jour une fois l'an et transmis à toutes les personnes qu'elle vise.

Objectif

L'objectif de la présente politique est d’orienter la préparation des urgences au moyen d'un plan d'urgence documenté, conçu pour convenir à l'envergure, au risque et aux répercussions d’urgences potentielles qui pourraient affecter la Première Nation et ses finances.

Portée

La présente politique s'applique au Conseil de la Première Nation, aux membres de comités, au personnel et aux membres de la Première Nation.

Définitions

[Seront ajoutées si nécessaire]

Responsabilités

Le Conseil est responsable de ce qui suit :

Approuver le plan d'intervention d'urgence.

Le directeur principal est responsable de ce qui suit :

Créer un comité de planification des urgences;
S'assurer que le plan d'intervention d'urgence est rédigé et approuvé;
S'assurer que le plan d'intervention d'urgence est transmis au personnel et aux membres de la Première Nation concernés par sa mise en oeuvre, et que toute la formation nécessaire est dispensée;
Mettre à jour le plan d'intervention d'urgence, une fois l'an.

Le comité de planification des urgences est responsable de ce qui suit :

Préparer le plan d'intervention d'urgence.

Procédures

Analyser la situation actuelle

Le directeur général mettra en place un comité de planification des urgences, composé du directeur général, du directeur général des finances et d'autres membres clés du personnel de la Première Nation provenant de domaines variés, tel que jugé approprié. Des groupes externes, par exemple des représentants des services locaux de police et d'incendie, seront invités à y participer lorsque requis.
Le comité de planification des urgences effectuera une analyse des risques, de manière à déterminer tous les risques pouvant avoir des répercussions sur les opérations et les finances de la Première Nation, incluant les menaces potentielles tels les incendies, les désastres naturels et les risques pour l'environnement.
Pour chacun des risques identifiés, le comité de planification des urgences doit déterminer la probabilité que la menace se concrétise et les répercussions possibles sur les activités de la Première Nation.

Élaborer le plan d'intervention d'urgence

En se fondant sur les probabilités et les répercussions, le directeur général, si nécessaire avec l'aide de conseils d'experts à l'externe, et le comité de planification des urgences détermineront quels sont les risques auxquels il convient de s'attarder dans le plan de continuité des activités. Le plan doit identifier les activités et systèmes cruciaux, et la manière dont ils seront gérés en cas d'urgence, de manière à minimiser les répercussions sur l'ensemble des activités et finances de la Première Nation.
On compte, parmi les domaines qui doivent être étudiés et les exemples de problèmes auxquels il convient de s'attarder pour chacun des risques, les suivants :

Immeubles et sites

Comment les activités se poursuivront-elles si le site est inaccessible ou détruit?
Quelles sont les précautions de sécurité qui doivent être prises en cas de dommages à l'immeuble?

Équipement d'importance cruciale

Y a-t-il des éléments de remplacement pour l'équipement d'importance cruciale (par ex., un élément supplémentaire est-il entreposé)?
Des réparations peuvent-elles être effectuées rapidement, et par qui?
Peut-on recourir à des fournisseurs externes pour remplacer une pièce d'équipement qu’on ne trouve plus sur le marché?

Technologie de l'information

Est-il possible d'accéder au réseau informatique de l'extérieur du site (par ex., réseau virtuel privé)?
Le nombre d'ordinateurs portables ou de téléphones cellulaires ou par satellite, etc. suffira-t-il au maintien des communications à distance pendant une urgence?
Fait-on régulièrement des copies de sauvegarde des systèmes et banques de données d'importance cruciale? Les copies de sauvegarde sont-elles entreposées hors site?

Gens

Comment la Première Nation communiquera-t-elle avec son personnel et ses membres lors de l'urgence?
Existe-t-il des remplaçants désignés et formés pour les membres cruciaux du personnel des opérations et des finances?
Existe-t-il un endroit hors site où des activités cruciales, bien que limitées, pourraient se poursuivre lors d'une urgence?
Y a-t-il des problèmes potentiels pour la santé et la sécurité associés à un risque en particulier? Comment devrait-on gérer ces risques?

Les responsabilités liées à chacune des composantes du plan d'intervention d'urgence seront clairement déterminées et transmises aux personnes concernées. Les remplaçants des personnes clés seront identifiés et des renseignements au sujet de leurs tâches leur seront fournis.
Le comité de planification des urgences élaborera une procédure d'avis d'urgence pour expliquer comment le plan doit être mis en oeuvre si une urgence se produit.
L'approbation documentée du plan sera obtenue du Conseil.

Mise en œuvre du plan

Le directeur principal élaborera une stratégie de communication pour s'assurer que tout le personnel et tous les membres de la Première Nation concernés pourront accéder au plan d'intervention d'urgence.
Tous les membres du personnel auxquels ont été attribuées des tâches dans le cadre du plan d'intervention d'urgence recevront une formation afin de pouvoir les effectuer si une urgence survient.
Le plan d'intervention d'urgence sera mis à l'épreuve par le comité de planification des urgences. Parmi les mises à l'épreuve, on comptera : des exercices de simulation de catastrophe, des tests de communication informatique sur le site et hors du site, des exercices d'incendie, etc.
La documentation sur le plan d'intervention d'urgence sera conservée dans tous les sites du territoire de la Première Nation. Des membres clés du personnel en conserveront une copie à leur domicile. Ladite documentation doit comprendre toutes les informations nécessaires pour mettre le plan en oeuvre, par ex. : listes de contacts d'urgence et de tâches, listes de fournisseurs, parcours à suivre lors d'exercices d'incendie, etc.

Examen annuel

Une fois l'an, le comité de planification des urgences et les gestionnaires examineront le plan et la documentation y étant liée pour s'assurer qu'il demeure pertinent et à jour. Les mises à jour seront effectuées et de nouvelles versions du plan et de la documentation y étant liée seront distribuées dans les sites et aux personnes énumérées (s’il s’agit des personnes seulement) ci-dessus.
Tout changement important au plan devra être approuvé par le Conseil.

Références et autorités connexes

Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN

Norme 19.5 Urgences

Pièces jointes

Annexe A – Exemples de risques à prendre en considération

Annexe B – Modèle de diagramme pour l’évaluation des risques

Annexe C – Ressources pour la planification des urgences

Annexe D – Modèle de plan d'urgence

Annexe A – Exemples de risques à prendre en considération

Types / Causes	Exemples
Événements naturels	Inondation Tremblement de terre Ouragan Glissement de terrain	Tempête de neige ou de verglas Tornade Tempête de vent
Événements humains	Éclosion d'une maladie Alerte à la bombe Crime ou vol informatique Déversement de matières dangereuses Incendie Fraude Piratage informatique Erreur humaine administrative	Extorsion ou détournement de fonds Perte de personnel clé Défaut de se conformer (par ignorance ou sciemment) Émeute ou désordre civil Sabotage Grève des travailleurs Vol ou perte
Événements technologiques	Altération de données Altération d’un logiciel Divulgation Défaillance de l'équipement informatique Panne ou fluctuation d'électricité	Explosion ou incendie Programme malveillant Erreur de logiciel Arrêt des télécommunications Vandalisme ou cybervandalisme

Annexe B — Modèle de diagramme pour évaluation des risques

Risque	Description / opérations affectées	Répercussions 1 faible — 5 élevées	Probabilité 1 faible — 5 élevée	Niveau de risque global (moyenne des répercussions / probabilité)	Plan requis?
Incendie au bureau de la Première Nation ♦	— L'immeuble pourrait être inaccessible pendant une longue période de temps — Les archives financières pourraient être détruites — Les systèmes TI pourraient être endommagés ou détruits — Menace à la santé et à la sécurité du personnel	5	1	3	Oui

Annexe C – Ressources pour la planification des urgences

Ressources pour la création du plan

Gouvernement de la Colombie-Britannique – Community Emergency Planning Toolkit

http://www.pep.gov.bc.ca/Community/planningtk.html

Gouvernement de l'Alberta – Alberta Emergency Management Agency

http://aema.alberta.ca/tr_index.cfm

Gouvernement du Manitoba – Emergency Measures Organization

http://www.gov.mb.ca/emo/community/index.html

Gouvernement de l'Ontario – Préparation municipale aux situations d’urgence

http://www.mah.gov.on.ca/AssetFactory.aspx?did =5413
Annexe D – Modèle de plan d’urgence

[Première Nation]

PLAN D’URGENCE

[2013]

Dernière mise à jour : [xx, mois, année]

Approuvée par le Conseil : [xx, mois, année]

Table des matières
1.0 Introduction

1.1 Objectif

1.2 Portée

1.3 Comité de planification des urgences

1.4 Ressources de planification externe
2.0 Événements constituant des urgences

2.1 Évaluation des risques
3.0 Opérations liées aux urgences

3.1 Autorité

3.2 Responsabilités en cas d'urgence

3.3 Évaluation et avis liés aux urgences

3.4 Plan de déclaration d'urgence et de communications

3.5 Réaction aux incidents
4.0 Installations et équipements

4.1 Immeuble

4.2 Technologie de l'information

4.3 Copies de sauvegarde des dossiers
5.0 Opérations de recouvrement
6.0 Entretien du plan d'urgence

6.1 Documentation

6.2 Exercices

6.3 Évaluation du programme

6.4 Formation

6.5 Exercices d'urgence périodiques

Annexes

Coordonnées des personnes-ressources de la Première Nation (personnel clé)
Coordonnées des organismes d'urgence (c.-à-d. services d'urgence — incendie, police, hôpitaux)
Routes d'évacuation et refuges
Listes des fournisseurs clés et coordonnées
Plans spécifiques pour chaque risque important
[Autres annexes selon les besoins de la Première Nation]

Introduction

1.1 Objectif

L'objectif du présent plan est de s'assurer que la Première Nation ♦ possède les outils et ressources nécessaires pour planifier en cas d'urgence, réagir aux urgences et résoudre les problèmes qui y sont liés lorsque la situation peut avoir des répercussions sur les finances, les opérations ou la santé et la sécurité des employés.

1.2 Portée

La présente politique s'applique à tous les membres du personnel, des comités, et du Conseil de la Première Nation.

1.3 Comité de planification des urgences

X fois l'an, le comité de planification des urgences se réunit afin de créer, de conserver et d'améliorer le plan d'intervention d'urgence pour s'assurer qu'il demeure pertinent et utile pour la Première Nation ♦. Les membres du comité proviennent de toutes les fonctions de la Première Nation ♦ et comprennent :

Nom — directeur principal (président)	Nom — titre — technologie de l'information
Nom — directeur principal des finances	Nom — titre — relations avec la communauté
Nom — titre — ressources humaines	Nom — titre — fonction
Nom — titre — gestion de propriété	Nom — titre — fonction

1.4 Ressources de planification externe

Le comité de planification des urgences collabore avec des personnes et organismes à l'externe pour fournir des conseils et des commentaires dans le cadre du processus de la planification des urgences :

Nom — dirigeant, service de police local	Nom — titre — fournisseur d'assurances
Nom — dirigeant, service d'incendie local	Nom — titre – fonction
Nom — infirmière, santé publique	Nom — titre – fonction
Nom — fourniture d'eau, d'électricité, de services publics	Nom — titre – fonction

Événements liés aux urgences

2.1 Évaluation des risques

En se fondant sur l'évaluation des risques auxquels fait face la Première Nation ♦ et les répercussions probables de ces risques, nous avons déterminé que les éléments suivants devaient faire partie de notre plan :

#	Description
1	Incendies de forêt – donner des détails
2	Éclosion d'une maladie – donner des détails
3	Catastrophe naturelle – donner des détails
4	Risque pour l'environnement – donner des détails

Autres exigences (prévues par les règlements, particulières à la Première Nation) :

Liste

Opérations liées aux urgences

3.1 Autorité

Les personnes et groupes suivants ont le pouvoir de déclarer l'état d'urgence et de mettre en œuvre le contenu du présent plan :

Conseil
Nom, directeur principal
Nom, remplaçant du directeur principal

3.2 Responsabilités en cas d'urgence

Directeur principal

Créer un comité de planification des urgences;
S'assurer que le plan d'intervention d'urgence est rédigé et approuvé;
S'assurer que le plan d'intervention d'urgence est transmis aux membres du personnel et aux membres de la Première Nation qu'il concerne;
Mettre à jour le plan d'intervention d'urgence, une fois l'an.
Autres, ainsi que le détermine la Première Nation, incluant les « remplaçants » pour les personnes clés...

Comité de planification des urgences

Décrire
Autre personnel de soutien

Personnes auxquelles des responsabilités de planification des urgences ont été confiées au sein de la Première Nation.
Organismes externes

Par exemple les services d'incendie, de police, de santé...
3.3 Évaluation et avis liés aux urgences

Une fois qu'une urgence est déclarée, les personnes et organismes qui suivent seront avisés :

Coordonnées des personnes et organismes

3.4 Plan de déclaration d'urgence et de communications

— Décrivez comment le personnel de la Première Nation et les membres du Conseil seront informés et quels seront les outils de communication (téléphones cellulaires, courriel, radio, etc.) utilisés à cette fin.

— Décrire comment les parties externes seront informées de l'urgence, le cas échéant.

— Décrire comment (comment quoi?)

3.5 Réaction aux incidents

— Décrire la réponse spécifique à chacun des risques majeurs déterminés.

Installations et équipement

4.1 Immeubles

— Décrire comment l'immeuble sera protégé ou évacué en cas d'urgence, les précautions de sécurité requises, etc.

4.2 Technologie de l'information

— Décrire comment les systèmes, équipements et logiciels d'importance cruciale seront protégés.

— Décrivez ce qui arrivera si les ordinateurs sont détruits et indiquer où se trouvent les copies de sauvegarde.

4.3 Copies de sauvegarde des dossiers

— Indiquez le nom de la personne responsable de faire les copies de sauvegarde du système de comptabilité ainsi que des autres dossiers d'importance cruciale, comme le livre de paie.

— Décrivez les procédures de copies de sauvegarde pour les dossiers contenant des données financières clés (par ex., les dossiers des comptes de banque, les copies de sauvegarde du système informatique, les polices d'assurance, etc.). Indiquez où sont conservées les copies de sauvegarde, tant sur le site que hors site.

Opérations de recouvrement

— Décrire le processus des opérations de recouvrement après une urgence.

Entretien du plan d'urgence

6.1 Documentation

— Décrire comment sera entretenue la documentation, l'endroit où elle sera conservée et la manière dont elle sera transmise au personnel.

6.2 Documentation

— Décrire le type et la fréquence des exercices (trimestriellement). On pourrait compter parmi ceux-ci : exercices de simulation des catastrophes, exercices d'incendie, tests de communications et d'informatique à distance.

6.3 Évaluation du programme

Le présent plan sera examiné et remis à jour une fois l'an par le comité de planification des urgences. Une version révisée sera communiquée à tout le personnel, aux membres des comités et à ceux du Conseil. Le comité de planification des urgences coordonnera et communiquera avec les parties externes (par ex., les policiers) lorsque requis.

6.4 Formation

— Définir les exigences de formation pour les membres du personnel, ainsi que les exigences particulières imposées aux personnes auxquelles sont attribuées des responsabilités en cas d'urgence.

6.5. Exercices d'urgence périodiques

— Établissez la fréquence des exigences liées aux exercices pour le personnel.

Annexes :

Coordonnées de la Première Nation (membres clés du personnel)
Coordonnées des organismes d'urgence (par ex. services d'urgence — incendie, police, hôpitaux)
Routes d'évacuation et refuges
Liste et coordonnées des fournisseurs clés
Plans spécifiques pour chacun des risques majeurs
Autres annexes selon les besoins de la Première Nation...

similaire:

	Note sur la mise en œuvre		Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...
	Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...		Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...
	Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...		Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...
	Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...		Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...
	Note sur la mise en œuvre «ÉPP») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives...		Rapports périodiques sur la mise en œuvre de la convention des Nations...

l.21-bal.com