GUIDE DES PROCEDURES ET DE L’ORGANISATION COMPTABLE
☝ Avertissement : Ce guide détaille les procédures d’organisation de votre comptabilité. Il doit être adapté à votre activité et fait en collaboration avec votre expert comptable. Il ne peut pas être utilisé en l’état.
SOMMAIRE
I. Traitement du courrier 5
i. Courrier reçu 5
ii. Courrier envoyé 5
II. Cycle de trésorerie 6
1. Les règles de bases 6
ii. Comptabilisation 6
iii. Rapprochement bancaire 7
III. Cycle des achats 8
1. Les règles de base 8
ii. Les commandes 8
iii. Réception des commandes 9
iv. Comptabilisation des factures 9
v. Règlement 10
vi. Retours de marchandises 10
IV. Cycle de vente 11
1. Règles de base 11
ii. Commandes 11
iii. Livraison 11
iv. Facturation 12
v. Comptabilisation 12
vi. Retour des marchandises 13
V. La TVA 14
1. Opérations imposables 14
ii. Opérations exonérées 14
iii. Exigibilité et Déductibilité 15
iv. Déclaration et paiement 15
1. La franchise en base de TVA 15
2. Le régime réel simplifié d'imposition (RSI) 15
ii. Les acomptes de TVA 16
iii. La déclaration annuelle 16
1. Le régime réel normal (RN) 16
iv. CA3 trimestrielles 16
v. Comptabilisation 16
VI. Traitement du personnel et de la paie 17
1. Formalités liées à l’embauche 17
ii. Les documents à remettre au salarié 17
iii. Le registre unique du personnel 18
iv. Visite médicale d’embauche 18
v. Comptabilisation 19
VII. Traitement de l’inventaire 20
1. Phase 1 : L’inventaire physique ou inventaire extra-comptable 20
ii. Phase 2 : Les écritures d’inventaire 21
iii. Phase 3 : Etablissement des comptes annuels 21
VIII. Archivage 21
1. Règles de base 21
ii. Délais de conservation 22
Ce guide décrit les procédures d’organisation comptable d’une manière générale. Il doit être adapté à votre activité et à votre entreprise. Vous pouvez vous faire aider par votre expert comptable pour adapter et personnaliser ce guide.
Pensez à supprimer les parties qui ne correspondent pas à votre façon de travailler.
Attention : Son utilisation en l’état ne présente aucun intérêt pour votre entreprise.
I.Traitement du courrier
Si vous êtes une petite structure, il est important de classer vos documents importants dans un classeur perforé et de les trier par date.
Si vous êtes une PME, cela peut se faire sur un registre. Ce registre peut être remplacé par un outil informatique, tel qu’un tableur de type Excel ou une base de données Access.
☞ Conservez une photocopie de vos courriers dans un classeur classé chronologiquement.
Courrier reçu
Au sein de l’entreprise M. ou Mme……………………………. procède à l'archivage des courriers importants reçus.
Pour chaque courrier reçu, les informations suivantes doivent être portées sur le registre :
Numéro d’arrivée
Date d’arrivée du courrier
Date de la lettre
Références de l’expéditeur
Objet (description succincte)
Destinataire
Le document reçu doit porté la mention « Original ». S’il y a deux exemplaires, le second portera la mention « Double ».
Courrier envoyé
Une copie du courrier envoyé doit être conservée et classée. Chaque courrier doit porter les mentions suivantes :
Date d’émission
Une référence interne, permettant son identification
Qualité et nom du signataire
Nom et adresse du destinataire
Objet du document
Le courrier doit être obligatoirement signé par M ou Mme ……………… responsable du service, qui paraphe les doubles.
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