Rapport d’activite et analyse des pratiques professionnelles l’accompagnement par l’expert-comptable dans le processus de creation d’entreprise 18/10/2010 au 31/10/2011 ue 7 «Relations professionnelles»








titreRapport d’activite et analyse des pratiques professionnelles l’accompagnement par l’expert-comptable dans le processus de creation d’entreprise 18/10/2010 au 31/10/2011 ue 7 «Relations professionnelles»
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Cas Z : Snack-sandwicherie



Ce projet à l’initiative de quatre demandeurs d’emploi, souhaitant s’associer en vue de la création d’un restaurant de type snack, se met en place sans recours aux dettes. Avec des fonds propres suffisants, du fait de l’association et du bénéfice de l’ACCRE, la réalisation d’un prévisionnel par un professionnel ne constitue pas un impératif à l’égard de ces créateurs.
      1. Diagnostic en vu de la création


La présentation à priori solide du projet et l’aisance en terme de communication entre expert-comptable et associé débouche sur la signature d’une lettre de mission afin d’entamer le processus de création.

1er entretien (partie en présence : les 4 associés, l’expert-comptable et l’apprentie collaboratrice)


. CONCEPT : Pâtisserie orientale, pizza

. ACTIVITE : restauration rapide

. LOCALISATION : LYON, quartier mixte

. FORME JURIDIQUE : SARL, 4 associés, 25% chacun, un gérant M. H (cas simple)

. INVESTISSEMENT / EMPLOIS :

. Droit au bail : le projet vise à récupérer le bail d’un commerçant sans rachat du fonds de commerce, les deux activités étant distinctes. L’engagement est déjà établi : rédaction sur brouillon en attendant le bail effectif en date du 3/03 (des modifications sont envisageables). Le versement d’un acompte à eu lieu. Le bail permettra aux futurs locataires de disposer de 400m2 de terrasse, d’un intérieur de 50m2, d’un sous-sol et d’un appartement. Le droit au bail porte sur :

  • Le local, correspondant à la partie professionnel où sera exploitée l’activité de restauration, pour un montant de 40000€ TTC. Ce prix de négociation inclus la taxe foncière (refacturé par le propriétaire) et la TVA (qui pourra être déduite par la suite et donc engendrer un crédit de TVA non négligeable dans les premiers mois d’activités : des dégagements en termes de trésorerie s’avèrent toujours très utiles lors de la mise en route d’une activité où les imprévus sont fréquents et permet à l’entrepreneur une certaine flexibilité dans ses choix de construction). Il doit être considéré en excluant la valeur du fonds qui n’est pas repris mais semble à priori se situer dans les moyennes du marché.

  • Du matériel pour 11000€ TTC

  • Et un appartement à usage d’habitation non inclus dans le patrimoine de la société.

. Investissements supplémentaires :

  • Matériels

  • Publicités et communications : les associés souhaitent investir un budget conséquent pour mettre en avant le restaurant et son concept atypique. Le secteur étant très concurrentiels, une stratégie de communication semble indispensable pour ce type de commerce qui doit faire face à la concurrence des grandes enseignes comme des petits indépendants.





. Charges d’exploitation :

  • Personnel : les 4 associés ont un statut de salarié et il est prévu l’embauche d’un salarié supplémentaire : 1 CDI possédant un savoir-faire valorisable en cuisine orientale et une maîtrise en terme de préparation du produit italien par excellence « la pizza ». les entrepreneurs parient donc sur une plus-value liée à la spécialisation sur une offre atypique dans le secteur de la restauration rapide. Attention, le concept doit être en phase avec la demande et ne pas mélanger les genres pour toucher toutes les cibles. Ici, l’idée semble claire et cohérente dans l’esprit des 4 associés. Le choix du cuisinier et la qualité des produits, vecteurs de chiffres d’affaire, sont des points essentiels que les associés ont déjà étudiés. La pâtisserie est une activité qui exige de la rigueur sur tout le processus de fabrication et des acquis lié à l’expérience. La pizza exige également plus de connaissances. Leur projet est donc en grande partie basé sur les compétences du salarié d’origine tunisienne et actuellement résident italien. La problématique porte donc sur les droits du salarié étranger à disposer d’un contrat de travail français tout en sachant qu’il est résident d’un pays de l’UE et qu’il faut sans doute tenir compte des évènements récents qui animent les pays du nord de l’Afrique. L’expert-comptable n’est pas en mesure de répondre, il faudra donc interroger la préfecture. Dans tout les cas, la déclaration unique d’embauche d’un salarié étranger se fait sur la base d’une carte de séjour autorisant à travailler en France. Celle-ci est généralement accordée si un employeur établit une offre de contrat d’embauche de un an au minimum.

. FINANCEMENTS/RESSOURCES :

  • L’apport de fonds propres : La décision prise ex ante tout montage financier repose sur un autofinancement par les 4 associés pour l’intégralité des dépenses de départ. Un apport personnel de 70000€ est donc prévu et le recours à un financement externe n’a pas été envisagé compte tenu du nombre suffisant d’associé pour subvenir à priori aux engagements de la société. De plus, il s’agit d’un nouveau concept, la valeur du fonds est donc négligeable (reprise du bail seulement).

  • Les subventions : Les 4 associés créateurs souhaitent effectuer une demande de l’ACCRE. L’EC doit se référer aux textes car il y a des limites de cumul. Trois des associés sont demandeurs d’emploi et bénéficient des allocations de chômage, le dernier associé est actuellement titulaire du RSA. Individuellement, ils sont a priori éligibles à cette aide : plus de 6 mois de chômage ou moins de 26 ans. La demande de dossier doit être faite individuellement. L’expert-comptable s’occupe de l’envoi de la demande d’ACCRE (avec le dossier de création). En pratique, le pôle-emploi demande le K-bis pour ce type de subventionnement. Or la société n’est pas encore créée. La solution est de renvoyer ce dernier après, le cabinet prends le transfert de document en charge.

. RECETTES :

  • Ouvert midi et soir

  • Mode de règlement : principalement au comptant

. REGLEMENTATIONS LIEES A L’ACTIVITE, NORMES :

  • Normes de sécurité : abordées par l’expert-comptable, ces normes doivent être respectées avec le plus grand soin. La diligence des associés est indispensable avant l’ouverture, pendant l’exploitation et sur le long terme sous peine de sanction voir de fermeture. Le gérant, s’étant renseigné sur l’état actuel du local, certifie que le lieu est aux normes et dispose même de toutes les dispositions (toilettes, hall,..) pour l’accès de personnes handicapés.

. CHOIX DU CABINET :

Le projet comme toutes sociétés aura des obligations en termes de fiscalité, de comptabilité, sur le plan social et juridique. Pour cela, les associés devront se faire assister de spécialistes dans ces domaines. Le choix d’un cabinet d’expert-comptable leur semble la meilleur solution pour répondre à tous ces besoins et disposer des compétences d’un conseil pour des problématique sur des situations spécifiques qui pourraient survenir. Ils privilégient également la proximité qui facilitera le transfert des documents et des informations et renforcera le partenariat. Les contraintes de temps du secteur de la restauration associés aux nombreux délais fiscaux tendent à orienter les PME vers des relations de proximité, généralement garantie d’une prestation de qualité. Les associés disposent déjà de relations dans le milieu comptables. Pour autant, ils ne souhaitent pas y avoir recours et préfèrent démarrer le partenariat sur des bases exclusivement professionnelles et ne pas avoir à accorder des faveurs ou des délais de grâce qui pourrait leur être défavorable. Le cabinet Sud Est Experts semblant donc disposer de tous ces critères, l’expert-comptable aborde le niveau des honoraires pour la mission qui découlera de la création et de son développement futur.



  • Délais de créations ? : l’immatriculation d’une société, entre le dépôt des fonds à la banque et le K-bis, se fait en général sur une durée maximale de 15 jours.

  • Modalités d’affectation des dépenses antérieures à la création ? : des sommes relativement importantes ont été engagé (assiettes, matériel,…) : environ 3000 à 4000€. Ces sommes seront inscrites dans les statuts, mais l’existence de factures sera la condition sine qua none d’une reprise d’engagement.

  • Montant du capital ? : l’association de 4 investisseurs pour un apport personnel d’environ 70000€ constitue de prime abord une garantie attrayante pour de potentiels partenaires. Compte tenu de ses caractéristiques, le projet n’impose donc pas la souscription d’un capital considérable. D’autre part, les associés souhaiteraient démarrer rapidement la mise en place du projet. Des contraintes de constitutions sont donc à prendre en considération : le capital restera bloqué jusqu’au K-bis. L’expert-comptable avance plusieurs options :

. Pour l’apport en numéraire : négocier un emprunt à la banque puis opérer une libération par 5ème afin d’éviter une augmentation de capital non anticipé, celle-ci entraînant des frais (comparaison coût de l’augmentation/coût de l’emprunt).

. Ouvrir 2 comptes en banque : un compte courant avec des disponibilités pour répondre aux charges et investissements important liés à la création et un compte pour le dépôt des fonds propres à affecter au capital.

. Conserver une part des fonds et procéder à des avances en compte courant.

Un capital d’environ 10000€ semble suffisant (2500 par associé), le reste pourra être financé personnellement et remboursé par la trésorerie (niveau conséquent des facilités de caisse dans ce secteur : les règlements se font au comptant).

  • Incorporation du bail au capital ? : le problème précédent se pose et également ici. De plus, selon l’Article L223-9 modifié par la loi du 10 juin 2010, « les statuts doivent contenir l'évaluation de chaque apport en nature. Il y est procédé au vu d'un rapport annexé aux statuts et établi sous sa responsabilité par un commissaire aux apports désigné à l'unanimité des futurs associés ou à défaut par une décision de justice à la demande du futur associé le plus diligent. Toutefois, les futurs associés peuvent décider à l'unanimité que le recours à un commissaire aux apports ne sera pas obligatoire, lorsque la valeur d'aucun apport en nature n'excède un montant fixé par décret et si la valeur totale de l'ensemble des apports en nature non soumis à l'évaluation d'un commissaire aux apports n'excède pas la moitié du capital. ». Est abandonné le montant de 7 500 euros qui, jusqu’à présent, était la valeur repère.

  • Fonctionnement de la TVA ? : En l’espèce, dans les débuts de l’exploitation, la société bénéficiera d’un crédit de TVA lié aux investissements conséquents (TVA au taux de 19,6% déductible sur le bail, le matériel,…) et aux taux réduits de 5,5% de la TVA collectée sur les prestations des restaurateurs.

  • Coût de constitution ? :

. Honoraires de constitution (juridique, statuts,…) : 600€ HT

. Frais annexes (CCI, greffe,…) : 900 à 1000€

Importance du suivi et soutien dans les démarches administratives, le social ? : Comme l’essentiel des PME-TPE, un accompagnement soutenu et sur la durée constitue un impératif pour garder la tête hors de l’eau, particulièrement au sorti de la crise économique. L’entrepreneur reste le plus souvent un citoyen lambda qui ne possède aucune ou très peu de notion de comptabilité ou de gestion. Pour ne pas se noyer dans les papiers, les chiffres et les obligations légales, administratives et commerciales, il doit pouvoir s’appuyer sur son comptable et créer une relation de confiance pour un suivi durable. En l’espèce, seul le gérant a déjà eu un aperçu du métier de la comptabilité mais cet environnement reste flou, il exige donc tout naturellement un suivi effectif. L’expert-comptable dans ses nombreux partenariats avec des PME-TPE veille à offrir un soutien particulier aux entrepreneurs et le suivi le plus complet possible. Pour cela chaque collaborateur dispose de son portefeuille de clients afin que les deux parties puissent travailler de façon cohérente et efficace (sans répétition improductive pour le chef d’entreprise et oubli préjudiciable). Le coût du recours au cabinet SEE devrait avoisiner les 375€ HT par mois. Le gérant tente une première négociation en arguant ses notions de comptabilité et sa disposition à fournir des pièces et documents de manière ordonnée. L’expert-comptable s’engage pour une comptabilité mensuelle à 230€ HT par mois (355€ HT mensuelle pour la globalité).

  • Documents à fournir pour la constitution ? :

. Pièces d’identité, Déclaration de non condamnation, Nom de la société, Adresse (2 ouvertures au niveau de l’avenue, donc 2 adresses ?! cet état peut être litigieux au niveau du greffe, l’expert-comptable conseil de s’appuyer sur l’adresse du bail qui fait foi), Attestation du dépôt des fonds.
Questions des associés à l’expert-comptable :

      1. Etape préliminaire à la création effective


L’activité de restauration très règlementée impose un planning rigoureux et relativement long. Celui-ci s’est révélé par la suite plus complexe du fait des nombreuses entraves rencontrées par les créateurs (obtention de la licence, comité d’hygiène et de sécurité, demande de précision pour l’objet social…).

2ème entretien : conseil relatif au bail commercial


Un projet de bail a été mis en place entre le bailleur et les preneurs. Ces derniers n’ont pas hésité à s’entretenir avec l’expert-comptable au sujet de la rédaction et du contenu de ce contrat afin d’éviter toutes surprise susceptible d’engendrer des préjudices.

Les modifications à apporter sont les suivantes :

  • Destination du bail : l’activité « pâtisserie orientale » doit être ajouté, la destination étant spécifiée de façon exclusive.

  • Clauses relatives aux travaux, entretiens, réparations, transformations :

. Projet de bail : « en cas d’autorisation du bailleur, les travaux (démolition, construction, changement de distribution, cloisonnement, percement d’ouverture) devront être exécutés sous la surveillance de l’architecte du bailleur ou de l’architecte choisi par le preneur mais agréé par le bailleur, dont les honoraires seront à la charge du preneur ».

. Modifier la clause pour une exécution des travaux sous la seule surveillance du bailleur. Des travaux sont envisagés par les associés, le coût des honoraires d’un architecte viendrait accroître les charges lié à la création alors que la contrepartie n’apparaît pas forcément équivalente.

  • Assurance :

. « Si la profession exercée par le preneur entraînait soit pour le propriétaire, soit pour les colocataires, soit pour les voisins, des surprimes d’assurances, le preneur serait tenu tout à la fois d’indemniser le bailleur du montant de la surprime payés par lui et en outre, de la garantie contre les réclamations d’autres locataires ou de voisins. »,

. « De convention expresse, toutes indemnités dues au preneur par toutes compagnie d’assurances, en cas de sinistre pour quelque cause que ce soit, seront affectées au privilège du bailleur, le présent contrat valant en tant que de besoin de transport à concurrence des sommes qui pourraient être dues. »,

Ces deux clauses, susceptible de léser le bailleur, sont supprimées du bail définitif.

  • Interdictions diverses : celles-ci sont cohérentes, à l’exception de :

. La prohibition « d’exposer aucun objet aux fenêtres, portes, murs extérieurs ou dans les parties communes, y compris les stores, plaques et enseignes et d’une manière générale tout ce qui intéresse tant la sécurité des occupants ou des tiers que l’aspect extérieur de l’immeuble. »

. L’interdiction « de faire usage d’appareils à combustion lente ou produisant des gaz nocifs. », les associés projettent la mise en place d’un barbecue en terrasse, il est donc nécessaire de demander l’ajout de la notification « dans le bâtiment ».

L’expert-comptable a en outre émis des réserves sur quelques points (prise en charge des droits d’enregistrement alors qu’il ne s’agit pas d’une cession de fonds de commerce, paiement des loyers le 1er de chaque mois : élargir l’échéance du 1er au 5, le prix de cession du droit au bail est fixé à 46000€ alors que le gérant avait annoncé 40000€ TTC, la résiliation du bail de plein droit sans indemnité en cas de destruction des lieux en totalité par un évènement indépendant de la volonté du bailleur,…) qui sont finalement restés inchangés.

Il prend enfin le soin d’indiquer au gérant de bien parafer chaque page après avoir relu le contrat et d’apposer ses initiales et sa signature en dernière page.



Situation : Le bail a été signé suite à l’aval de l’expert-comptable. Un rendez-vous a été fixé avec le banquier pour l’ouverture d’un compte au nom de la société. Les associés sont revenus sur la décision d’embauche du salarié tunisien, la procédure restée en l’état entrainera des délais supplémentaires et donc des risques non justifiés.
3ème entretien (expert-comptable, gérant, apprentie collaboratrice) : en vue de la rédaction des statuts



Demande des justificatifs et informations préalables : Si la société dépens des métiers il faut qu’un des associés ou un salarié est 3 ans d‘expériences ou un diplôme dans l’activité de la société. En l’espèce et pour l’heure l’activité définie est commerciale, au moins à titre principal, la compétence de la chambre du commerce et de l’industrie est retenue. L’activité de pâtisserie (comprenant la fabrication des produits) correspond à une activité artisanale à titre accessoire, et implique une double immatriculation (CCI et chambre des métiers). Il faut aussi passer le stage de gestion sauf si le gérant a déjà été gérant durant 3 ans ou a cotisé à la caisse retraite cadre durant 3 ans ou a un BAC +2 avec une option de gestion. Le gérant de la SARL rentre dans ce dernier critère et sera donc dispensé du stage. Une fois l’ensemble des documents et informations remise, le cabinet pourra prendre en charge les formalités de constitution. Le gérant devra régler les honoraires du cabinet pour la constitution et les frais d’annonce légale, le tout s’élevant à 717,60€ TTC. L’enregistrement au RCS est gratuit.



Le gérant s’interroge sur les avantages et inconvénients d’un capital plus ou moins important. La souscription d’un montant élevé au capital social constitue un atout vis-à-vis :

. De la banque (ici pas forcément nécessaire, pas d’emprunt bancaire),

. Des fournisseurs pour diverses négociations comme des délais de règlements (en l’espèce la société effectuera les approvisionnements de viande auprès d’un unique fournisseur et le reste des approvisionnements chez le grossiste METRO). Le capital constitue une garantie en cas de défaillance et donc une sécurité qui permet de renforcer le lien de confiance avec ses partenaires. Le gérant suggère alors un montant de 10000€ pour donner une image de sérieux.  Pour l’expert-comptable, la somme étant bloqué pendant un certain délai et le recours à l’endettement bancaire pas envisagé, un montant élevé ne semble pas forcément nécessaire. Un capital moins important permet de conserver des disponibilités pendant la phase de création, des sommes en compte courant peuvent être utilisées pour démarrer l’activité et récupérées à tout moment.

Un capital de 5000€ par apport en numéraire semble représenter le juste milieu. Il souhaite également éclaircir le point de la disponibilité du capital. Suite à la rédaction des statuts, le gérant pourra se rendre à la banque pour ouvrir un compte et déposer ses apports en numéraire. Il recevra un certificat de dépôt et les fonds seront débloquer dès réception du Kbis.
La Question du capital :


L'aide aux demandeurs d'emploi créant ou reprenant une entreprise consiste en une exonération de charges sociales pendant un an. Problématique : les associés disposent-ils d’un pourcentage de part suffisant pour bénéficier de l’exonération de charges ?« Plusieurs personnes peuvent obtenir séparément l'aide pour un seul et même projet à condition : qu'elles détiennent collectivement plus de 50 % du capital, qu'un ou plusieurs d'entre eux aient la qualité de dirigeant, et que chaque demandeur détienne au moins 1/10ème de la fraction du capital détenue par la personne qui possède la plus forte. Ces conditions doivent être réunies au minimum pendant 2 ans.»

Procédure : Le demandeur doit déposer un formulaire spécifique de demande d'ACCRE rempli auprès du CFE compétent : lors du dépôt de la déclaration de création ou de reprise de l'entreprise, ou dans les 45 jours suivants. Le demandeur doit également fournir le justificatif de son éligibilité à l'ACCRE une copie des statuts. Si le dossier est complet, le CFE se charge du transfert.
La Question de l’ACCRE :


Aborder cette question revient à définir les différentes activités qui vont être exercées. Cet élément a été fixé en amont de la création, il faut pour autant le préciser pour la constitution des statuts et faire un choix cohérent en fonction des objectifs poursuivis. Les activités selon leur nature (commerciale ou artisanale) dépendent de la Chambre du Commerce et de l’Industrie ou de la Chambre des métiers. L’idée de départ combine différentes « sous-activités » dans le secteur de la restauration :

  • Restauration rapide, snack, pizzas, plats à emporter :

  • Restauration traditionnelle :

  • Activité de traiteur et pâtisserie

De manière générale, la séparation entre l’activité artisanale et commerciale repose sur l’utilisation ou non de procédés industriels mais la frontière reste floue. « Deux décrets ont « clarifié » la compétence des CFE en matière d’immatriculation des activités de restaurations ». L’activité correspondant après éclaircissement à Restauration rapide à titre principal et vente à emporter à titre accessoire le CFE de la CCI est compétent.
La question de l’objet sociale :


La question de la licence : Préliminaire à l’immatriculation des débits de boisson 


L’ouverture d’un débit de boisson nécessite les démarches suivantes : inscription au Registre du Commerce et des sociétés, déclaration à la mairie du lieu d’exploitation, déclaration à la recette des impôts, obtention de la licence. La licence est un titre fiscal délivré par l'administration des impôts, qui inscrit l'établissement sur un fichier des débits de boissons. On l’acquière par cession d’un débit de boisson déjà existant ou par demande. La demande doit être à ce jour formulée auprès de la mairie du lieu de l’établissement. La gestion de ces droits était jusqu’ici du ressort des douanes, le changement récent laisse donc un certain vide juridique. Des clients du cabinet bloqués dans leur demande ont vu leur planning de création retardé en raison de l’obligation de détenir la licence pour s’immatriculer. Anticiper cette question est donc un préalable indispensable. Le choix de la licence dépendra de l’offre proposée dans le restaurant et donc des options stratégiques des dirigeants (type de clientèle visé, concept, rapport profitabilité/coût,…). Les catégories de licences et boissons sont gérés par le "Code des débits de boissons et des mesures contre l’alcoolisme" ainsi que par le code des douanes et le code général des impôts.

En l’espèce comme tous les restaurants et les commerces de restauration rapide non titulaires d’une licence de débits de boissons à consommer sur place la société devra être pourvue d’une licence restaurant (licence 2 : grande licence pour la vente de tout alcool autorisé par la loi servis uniquement à l’occasion des repas..). Cependant ce droit repose sur une règlementation stricte :

  • il est nécessaire de respecter des zones protégées (écoles, lieux de cultes, hôpitaux,..)

  • Toute ouverture ou mutation du propriétaire ou du gérant doit faire l’objet d’une déclaration écrite quinze jours au moins à l’avance en Mairie suivie d’une déclaration au Bureau des Douanes compétent.

  • L’affichage de la licence est obligatoire, tout comme la documentation sur la protection des mineurs et la répression de l’ivresse publique et les menus et cartes comportant les prix.

  • Il est obligatoire d’observer les normes à tout établissement recevant du public (capacité, aménagement, issues, éclairage, installations électriques, ascenseurs, stockage, détection, alarme et lutte). Sont concernés soit les hôtels ou cafés restaurants d’une capacité supérieure à 200 personnes. Pour cela, tout repreneur doit exiger le procès verbal de visite de la Commission de sûreté qui devra être daté de moins de cinq ans. Il est indispensable de respecter les normes sur les conditions d’hygiène (locaux publics, de préparation, de cuisine, de lavage, déchets, vaisselle, stockage, matériel, personnel, circulation).

Après notre entrevue, le gérant s’est rendu à la mairie pour effectuer sa demande. Il s’est alors vu bloqué dans ses démarches en raison de la rigueur imposée par les règles d’hygiènes et de sécurité. Malgré le procès verbal de visite de la commission datant de moins de deux ans et fourni par l’ancien exploitant, la mairie exige une contre visite. Les associés sont donc pour l’heure dans l’obligation de mettre en attente les démarches de création jusqu’à l’attestation de la commission.



      1. Suivi du développement post-création



Situation

Les locaux relativement vastes, intérieur et terrasse, pour développer leur activité sur toute l’année et profiter de l’effet attractif de la saison estivale ont été modernisé et aménagé pour accueillir une population variée (espace de jeux sécurisé). Le nom de l’enseigne, déterminé dans la phase de préparation du projet a laissé apparaitre de potentielles confusion, après une rapide recherche sur le web, l’information lié à la modification a alors été transmise à la CCI. Dans l’ensemble, la société semble bien fonctionnée. La restauration rapide est un concept qui a fait ses preuves et les saveurs orientales constituent un facteur de différenciation apprécié par la clientèle. Après un passage dans les locaux en vue d’une évaluation gustative, l’unanimité du cabinet a été séduite. Cependant, nous avons constaté que le service souvent trop généreux entraînait d’importants gaspillages, sources de coût cachés qui sur la durée risque de les pénaliser (impact sur la marge donc sur le résultat).
La relation instaurée, collaborateurs et expert-comptable poursuivent leur mission de conseil et d’accompagnateurs pour éviter les dysfonctionnements qui pourraient entraver l’évolution pérenne de la société.

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