Toutes les opérations qui ont trait à l'entrée des collections, aussi bien que les opérations plus accidentelles de sortie des documents, participent de la vie








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Bibliothéconomie

LA VIE DES COLLECTIONS
Toutes les opérations qui ont trait à l'entrée des collections, aussi bien que les opérations plus accidentelles de sortie des documents, participent de la vie des collections, ce sont même les opérations clés, les plus importantes ; il reste cependant que la vie des collections c'est aussi leur gestion quotidienne, à l'occasion du stockage, des opérations de récolement, de la communication et tout ce qui concerne la conservation des collections.

I- Le Récolement
C’est l'inventaire des fonds constitués, la vérification de l'intégrité des collections.

Le récolement consiste à vérifier le contenu des rayonnages en le comparant au catalogue topographique (catalogue classé par ordre de cote) ou, au registre des cotes ou encore en s'aidant du registre d'inventaire pour les collections classées par ordre d'arrivée des livres.

II - Le Stockage des documents
Les documents sont stockés dans des meubles adaptés (meubles à tiroirs pour les microformes, etc.). Pour le livre, il est stocké sur des rayonnages, en magasin ou réserve ou encore sur rayonnages en libre accès.
Pour les magasins on trouve deux types d'équipement : les rayonnages fixes et les rayonnages mobiles ou compactus.
1) Le Vocabulaire des magasins
Les épis : alignement de rayonnages ou d'armoires.
Les rayonnages ou travées : les deux termes sont équivalents, ils se définissent par le nombre des tablettes superposées entre deux montants verticaux.
Les tablettes : communément appelées étagères, ce sont les surfaces planes de bois ou de métal qui accueillent les ouvrages.
2) Le Vocabulaire des collections
La gestion en magasin de la place des livres comporte un système de classement, de fantômes, de serre-livres.
Les Fantômes : sont de bois ou de carton voire de papier (bulletin de communication) et comportent des inscriptions indiquant la cote le titre de l'ouvrage et les raisons de son




absence en rayon, les mentions peuvent être : communication, manque en place, passé sous une autre cote, sous un autre statut usuel, réserve, etc.
Les collections en libre accès ne peuvent être gérées exactement comme celles en magasin en raison de leur accès libre au public ; Le libre-accès ne doit donc pas être gêné par des modes de gestion interne, fantômes notamment. Les collections en libre accès doivent être aérées et rangées régulièrement, plusieurs fois dans la journée si possible. Le classement des livres adapté au libre accès est un classement par discipline, sujet.

III - La Communication des Documents
La vie des collections, c'est aussi le public, c'est même avant tout le public. Communiquées ou prêtées, les collections sont cataloguées, indexées équipées pour le public, afin qu’elles lui soient accessibles dans les meilleures conditions possibles. Entretenir les collections, les conserver, les récoler, toutes ces opérations ont comme fin principale d'assurer au lecteur le meilleur service possible.
Pour la consultation ou le prêt, la communication des documents doit répondre à des règles dont l'observation garantit l'intégrité
1) La Manipulation
1ère règle : ne pas attraper les ouvrages par les coiffes sur les rayons (ce qui suppose que les ouvrages ne sont pas trop serrés sur les rayonnages).
2ème règle : les déplacer sur des chariots.

3ème règle : faire respecter les consignes de consultation sur place, qui doivent être affichées, telles que l’interdiction de boire et de manger, de fumer, d'écrire dans les ouvrages.
Le respect du classement de l'ordre des cotes (cf. chapitres sur les cotes magasins et les cotes libre accès).
2) Les Modes d’accès aux documents
D'autre part la communication des documents est organisée de manière différente selon que le mode d'accès aux collections est direct ou indirect.
On parle d'accès direct quand le public peut se servir librement dans les rayonnages.

On parle d'accès indirect lorsque les documents ne sont pas à la disposition du public mais que celui ci doit en faire la demande après avoir relevé les références et la cote du document sur un bulletin de communication (bulletin manuel ou informatique).
On parle aussi d'accès semi-direct quand le public a accès à certaines collections après avoir fait une demande orale ou encore en étant accompagné sur le lieu même du stockage des documents.
3) Les Modes de communication des documents
Les collections sont soit consultables sur place, soit empruntables :




A. La Communication sur place
Cela a été le mode normal, habituel de la communication. L'histoire des bibliothèques publiques (publiques dans le sens opposé à usage personnel) remonte au XVIIe siècle en France ; dès cette époque de hauts personnages bibliophiles, riches aristocrates, mais aussi des institutions religieuses qui avaient constitué des collections ont désiré les ouvrir à des personnes érudites qui en avaient besoin. Ainsi la bibliothèque Sainte Geneviève qui était la propriété du couvent des génovéfains a ouvert au public ses collections jusque là réservées au seul usage des génovéfains. Il y a d'autres exemples, telle l'Inguimbertine, bibliothèque de l'évêque Inguimbert ouverte au public au XVIIe siècle. Mais si les collections sont mises à disposition du public, elles restent des propriétés privées, il en va de même pour la bibliothèque royale. Aussi, dans les bibliothèques dites publiques, la consultation des livres sur place reste le mode normal ; cela est d'autant plus vrai que le prêt des livres se pratique depuis le XVIIIe siècle dans les cabinets de lecture qui ne sont pas des bibliothèques mais plutôt des offices qui louent les ouvrages, plus proches de la librairie que de la bibliothèque. Avec la Révolution et la nationalisation des collections privées, les bibliothèques publiques apparaissent dans chaque ville et se multiplient. Dans le courant du XIXe siècle (second quart) ces bibliothèques vont pratiquer le prêt ; les collections appartiennent à la nation et non plus à une personne privée, ce qui explique ce changement ainsi que la démocratisation de la lecture et surtout de l'enseignement public.
Aujourd'hui la consultation sur place reste le mode de consultation à la BNF pour des raisons liées à sa mission d'intérêt général de conservation, et aussi dans quelques autres établissements nés bien avant la Révolution ; pour des raisons historiques, ce mode de consultation a perduré, mais c'est aussi le mode de consultation actuel dans un établissement récent tel que la BPI.

Même dans les établissements qui pratiquent le prêt, la consultation sur place reste le mode de prise de connaissance de certaines collections. Il s'agit dans la plupart des cas de :


  • documents patrimoniaux : pour des raisons de conservation, il convient de surveiller leur consultation.

  • documents de substitution : tels les microformes qui exigent des appareils de lectures spéciaux.




  • documents dits de référence : il existe dans toutes bibliothèques des ouvrages de type dictionnaire, encyclopédies, atlas qui par nature ne font jamais l'objet d'une lecture exhaustive mais uniquement de lecture ponctuelle, et dont tous les usagers peuvent avoir besoin.




  • des documents dits usuels, ce sont des ouvrages de base, très demandés et dont la présence d'au moins un exemplaire dans les collections est nécessaire.


Toutefois la communication sur place est restrictive dans la mesure où elle ne peut s'effectuer que durant les heures d'ouverture de l'établissement et dans la limite des places assises. De plus ce mode de consultation risque de multiplier les vols et les dégradations ; c'est pourquoi les bibliothèques tentent de prévenir ces comportements en offrant un service de copie : la photocopie est elle-même limitée dans son utilisation pour des raisons de conservation et de respect de la législation sur le droit d'auteur.




B. Le Prêt des documents
Il faut distinguer le prêt direct aux usagers, et le prêt entre bibliothèques (PEB) qui permet à l'usager d'une bibliothèque d'obtenir la communication d'un ouvrage localisé dans un autre établissement. Le prêt entre bibliothèques repose principalement sur l'existence de catalogues collectifs ; dans les bibliothèques universitaires c'est l'ABES qui a conçu un module de messagerie dédié au PEB, PEBNET, qui permet l'envoi des demandes et l'adressage des réponses. Le SUDOC qui est le catalogue collectif des BU est l'outil principalement utilisé.
Un autre aspect du prêt en bibliothèques doit être mentionné, il s’agit du droit de prêt qui ne concerne pas la vie matérielle des collections, mais qui constitue le cadre légal de la constitution des collections en bibliothèque.
C. La Loi sur le droit de prêt
Il s’agit de la loi du 18 juin 2003 relative à la rémunération au titre du prêt en bibliothèque et renforçant la protection sociale des auteurs.

Les objectifs de la Loi

Mettre en œuvre le droit des auteurs à une légitime rémunération au titre du prêt de leurs œuvres, en bibliothèque, conformément à la directive européenne de novembre 1992, consolider l'action des bibliothèques et l'accès du public le plus large à la lecture publique en écartant le paiement du droit de prêt par l'usager et en supprimant la possibilité d'une interdiction des prêts par les auteurs.
Les principales dispositions

Le projet de loi assure aux auteurs une rémunération pour le prêt des œuvres et garantit aux bibliothèques leur " droit de prêter " (licence légale).
Deux sources de financement sont mobilisées :

  • Un paiement forfaitaire annuel par l'Etat : 1,5 € par inscrit en bibliothèque publique de prêt, associative et privée, à l'exception des bibliothèques scolaires ; 1 € par inscrit en bibliothèque de l'enseignement supérieur.




  • Un prélèvement de 6 % sur le prix public d'achat des ouvrages destinés aux bibliothèques de prêt ; ce prélèvement est versé par les fournisseurs et non directement par les bibliothèques.


La rémunération au titre du prêt : les auteurs et les éditeurs percevront une rémunération calculée à partir des exemplaires de leurs oeuvres achetés par les bibliothèques. Cette rémunération sera répartie à parité entre les auteurs et les éditeurs.
Une part des ressources dégagées servira à financer un régime de retraite complémentaire pour les auteurs (écrivains et traducteurs) vivant essentiellement de leur plume.
Est également prévu un plafonnement des rabais pour les ventes de livres non scolaires aux collectivités (personnes morales gérant les bibliothèques, Etat, collectivités territoriales, établissements d'enseignement, syndicats, comités d'entreprise).



IV - La Conservation des documents
Même dans une bibliothèque qui n'est pas une bibliothèque de conservation comme le sont les bibliothèques nationales, la conservation des collections en bon état demeure un objectif, car les bibliothèques se doivent de maintenir les collections en bon état afin qu'elles soient communiquées au public dans des conditions normales. Le magasinier a dans ces matières un rôle capital à jouer parce qu'il appartient à la catégorie de personnel qui manipule le plus les ouvrages (équipement, prêt, rangement des collections) ; il doit être en mesure de diagnostiquer les agents et les facteurs mettant l'intégrité de l'ouvrage en péril ou même provocant sa disparition.
Conserver les collections suppose que l'on possède une connaissance des causes de détérioration des documents, afin de pouvoir déterminer le type d'intervention sur les documents eux-mêmes ou sur l'environnement des documents.
La conservation est un domaine technique, les bibliothécaires ne sont ni des chimistes, ni des biologistes, aussi pour les aider dans les expertises et les moyens à mettre en œuvre, un certain nombre d'organismes à vocation transversale ont été créés pour étudier ces questions de conservation ; ils offrent une aide à l'expertise aux bibliothèques.
1) Les Facteurs de détérioration des documents
Ils sont de deux ordres : ce sont des facteurs externes au document lui-même et des facteurs internes aux documents.
A. Les Facteurs externes de détérioration
Ce sont des facteurs environnementaux.
Les conditions climatiques, l'exposition à la lumière naturelle ou artificielle, la pollution, les manipulations, les conditions de rangements etc.
Les conditions climatiques
Les livres sont composés de matières (cellulose pour le papier) qui réagissent à la température et à l'humidité ambiante ; le papier se dessèche ou au contraire se gonfle d'eau, de même pour les peaux ; les matériaux rétrécissent ou s'allongent, gondolent etc.
L'absorption et le rejet de l'humidité sont des phénomènes qui dépendent de l'humidité relative de l'air qui entoure les livres. C'est pourquoi on distingue : l’humidité absolue et l’humidité relative :

  • L'humidité absolue : humidité contenue dans 1 m3 d'air




  • L’humidité relative : rapport entre le poids de la vapeur d'eau contenue dans un volume donné (une pièce) et le poids que ce volume pourrait contenir. Cette humidité varie en fonction de la température.


Il faut donc surveiller ces éléments en permanence ; dans nos régions tempérées, la température idéale pour les matériaux qui constituent le livre est comprise entre 18° et 21° et l'humidité relative également idéale se situe entre 40% et 60%. C'est dans ces fourchettes de température et d'humidité que les matériaux travaillent le moins. D'une façon générale il faut éviter les extrêmes et les changements brusques de température (ex. :




livres stockés dans un grenier), notamment lors d'un déménagement car le changement peut provoquer des désastres.
Le contrôle de la température et de l'humidité doit se faire avec des instruments de mesures fiables (thermohydromètre ou thermohydrographe), Pour avoir des mesures cohérentes il faut les laisser de 6 mois à 1 an à la même place et faire des relevés réguliers. Une fois le contrôle effectué, il faut procéder à l'installation d'humidificateurs ou de déshumidificateurs.
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