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| Participer à la construction des projets individuels ou collectifs et en garantir la bonne mise en œuvre : Pour chaque projet, je demande à la personne le présentant d’en devenir référente et de rédiger les bases de son idée afin qu’elles soient claires pour elles et donc aussi pour nous (exemple cf annexe 5). Nous peaufinons ensemble ensuite cet écrit afin de le détailler au mieux (cela pourra service ensuite aux demandes de subventions, aux appels à projet, ou comme support pour le présenter aux financeurs privés). Par la suite, nous allons retravailler ce projet en commun lors des réunions de CA. Je supervise l’ensemble des projets de l’association. Je contrôle donc la mise en place des activités et des sorties, même si j’ai délégué la préparation en partie à d’autres membres du Conseil d’Administration. Un des projets que nous avons finalisé est le projet concert. Il a deux buts : permettre aux personnes handicapées de notre association et d’autres établissements de se rendre à un concert adapté à leur rythme et mode de déplacement ; souvent, par mon expérience professionnel, je me suis rendue compte qu’il est difficile de se déplacer en soirée pour beaucoup de personnes handicapées donc nous avons fait une représentation l’après-midi particulièrement ouverte aux établissements. Il a aussi pour but de financer les actions mises en place par l’association. Dans les membres actifs, une équipe des deux filles se proposent pour gérer ce projet. Je leur donne donc un premier plan de rédaction où je souhaite voir apparaître : les noms des porteurs du projet, la description générale de celui-ci en précisant, l’origine, la justification, et le fonctionnement/ moyens, et un plan de financement. Il n’est pas évident pour elles de rédiger ce document, car c’est la première fois ; l’association « MAX CILIA » permet aussi à chacun de découvrir de nouveaux terrains, de nouvelles connaissances, et de développer de nouvelles compétences. Ainsi, je les ai réunies plusieurs fois entre les réunions de C.A. pour mettre au point cet écrit et le budget prévisionnel. Une fois ce travail fait, je dois les motiver pour démarrer la mise en place concrète des actions (ce qui est bien sûr plus impressionnant !) Je les accompagne dans les recherches de démarches à faire, et je me tiens informer des évolutions. A chaque réunion, je demande, pour chaque projet, comment ils avancent, et les difficultés repérées. Ainsi, la date du concert est fixée au 28 mai 2005, les courriers sont envoyés à différents établissements, les recherches de groupes et enregistrement du Cd se mettent en place, les demandes officielles d’autorisation sont faites dans les temps, les achats, etc. La mobilisation de tous les membres de l’association est importante dans ces situations, et je trouve important de soutenir et de féliciter chaque personne dans ses actes pour donner de l’énergie à tous. Je relance chaque membre pour tisser un réseau d’entraide autour de ce projet : certains trouvent des solutions pour faire des photocopies gratuitement, d’autres trouvent des sponsors pour la soirée, il y en a qui trouve d’autres bénévoles pour intervenir le soir même, etc. Nous rentrons en relation avec des mairies, un service de sécurité, l’association nez rouge, l’association du Molodoï pour la salle, les différents groupes qui interviennent bénévolement, l’association « light record » qui nous a enregistré les CD, l’association MKF pour la mise en place technique, etc. J’ai donc passé l’après-midi avec les membres de notre association à danser, boire et manger des gâteaux, tout en les responsabilisant autour de ça : ils avaient chacun des tickets pour acheter leurs consommations, et ils étaient fiers d’avoir se rapport d’échange billet-boisson. Ils étaient tous ravis de leur journée car ils ont rencontré d’autres personnes handicapées et valides, et ont pu servir à leur tour les personnes venant d’autres établissements en boisson et gâteau ! Evaluer les actions menées : Par la suite, nous avons fait un premier bilan oral le soir même en rangeant. Puis, dès la réunion suivante, j’ai fait un premier état des lieux du déroulement de la journée et de la soirée (car un autre concert était donné le soir pour tout public) et un premier bilan financier face aux factures. Le bilan financier a terme, est négatif, mais le bilan moral et fonctionnel est positif. La première année de vie de l’association, j’ai bien précisé qu’il s’agissait d’une année test, qu’il fallait juste ne pas déposer le bilan. Le concert est un gros projet, et nous avons fait des erreurs, nous avons redu compte de comment organiser ce genre de manifestation tout se trouve dans un guide qui nous a aidé à monter ce projet), avec les démarches administratives, les délais à respecter, etc. Mais nous soulignons également les erreurs que nous avons repérées et qu’il ne faudra pas refaire comme omettre d’écrire le style de musique sur les publicités diffusées, ou choisir une date hors examens et période de vote… Nous avons fait un autre bilan avec l’association du Molodoï, gestionnaire de la salle où nous étions, par rapport aux problèmes techniques liés à leur matériel, à la bonne utilisation de la salle, des conditions de prise en main et de retour. J’ai rendu compte à l’Assemblée Générale du mois de juin de notre bilan de cette manifestation et de l’association en général. Je précise les dernières informations en rapport avec chaque projet à chaque réunion, et je demande à ce que ce soit noté dans les compte- rendus pour que tout le monde ai accès à ces informations. Assurer le suivi et l’adaptation de l’action du service aux évolutions des besoins et des ressources : Je supervise l’ensemble de l’association, des activités, des demandes d’adhésion, etc. Nous essayons au possible d’adapter « l’offre et la demande » que ce soit dans nos activités ou vis-à-vis des demandes extérieures : Ainsi, quand un membre nous demande d’aller visionner un film spécifique au cinéma, nous mettons tout en œuvre pour aboutir à ce projet. En 2006, un membre actif a donc accompagner cette personne au cinéma de Strasbourg voir un documentaire qui ne passait pas près de chez elle. Deux de nos dernières demandes nécessitent un travail plus en avant. En effet, deux personnes ne pouvant sortir de leur domicile auraient souhaité accéder aux activités. Je les ai personnellement rappelés pour cerner les demandes, les objectifs, et les contraintes (temps, autres activités, déplacements, etc.). Je les ai informés de nos activités actuelles et de notre impossibilité à satisfaire dans l’immédiat leurs demandes. Cependant, je leur ai affirmé que je les recontacterai dans la mesure où nos actions pourraient répondre à leurs attentes. Pour cela, je travaille depuis quelques mois sur un dossier pour faire le tour des différents contrats de travail existants, de ceux qui pourraient nous convenir et des modalités de paiement et de subventions existantes et ce, afin de mettre en place si possible un poste de salarié qui pourra intervenir à domicile (sommaire prévu en annexe 6). Faire connaître et valoriser le projet : Pour faire connaître et valoriser les projets et l’association, nous utilisons différents outils :
Participer au développement de la qualité du service et des interventions : Assurer la qualité des interventions auprès des usagers : Pour développer la qualité du service, je reste à l’écoute des membres bénéficiaires et actifs. Nous avons une réunion par mois minimum avec le conseil d’administration pour suivre les évènements au plus près et je suis en conversation téléphonique plusieurs fois par semaine avec la présidente adjointe qui anime les activités. Je vais régulièrement sur les activités, participe à presque toutes les actions, etc. Je suis en recherche permanente de nouveautés pour les animations, les sorties, pour « ne pas tourner en rond » sur les activités. Je pense que le développement de la qualité du service et des interventions passe aussi par deux choses :
4.2.2 - Deuxième situation de travail Fonction(s) concernée(s) : 2. Encadrement d’équipes et de professionnels, gestion des ressources humaines (la compétence Management d’équipe est abordée dans cette fonction) (Reportez-vous au référentiel professionnel du diplôme que vous visez ainsi qu’à la notice d’accompagnement) Outre les indications fournies dans la notice d’accompagnement, vous pourrez vous appuyer, pour structurer votre récit, sur les items suivants : Les objectifs poursuivis Les ressources et méthodes mobilisées Les activités ou tâches réalisées Les contraintes (réglementaires, …) prises en compte Les résultats obtenus Les problèmes éventuellement rencontrés Les écrits professionnels produits Les relations établies, internes ou externes Mettez en avant votre implication personnelle. Pour cela, aidez-vous d’une rédaction à la première personne du singulier. A titre indicatif, 2 ou 3 documents, choisis par exemple parmi les écrits professionnels produits et directement référés à la présente description, pourront être annexés à votre dossier. Vous n’oublierez pas de renseigner le tableau de synthèse des documents annexés, page 43. Encadrer, animer, et conduire l’équipe : Organiser les interventions, coordonner les intervenants : Susciter la participation des « membres actifs » et les mobiliser pour le changement : Lors de la rédaction des projets par les membres actifs eux-mêmes, je supervise l’ensemble ou j’interviens au côté du référent en fonction des capacités de chacun et de son aptitude à se sentir à l’aise dans la rédaction de ces documents ou non. Je fais en sorte de rendre ce projet le plus précis possible. Par exemple, pour en revenir à la préparation du projet du 3 juin 2007, j’ai rédigé le projet de la « journée découverte » personnellement (annexe 7). Ce projet étant une synthèse de plusieurs idées des différents membres, j’ai préféré en assumer la rédaction pour être au plus près des valeurs de l’association, des attentes da chacun et de nos moyens disponibles pour le mettre en œuvre. Cela permet aussi d’éviter des conflits entre les membres qui pourraient ou s’approprier le projet au dépend des autres, ou rejeter les erreurs de mise en place sur un bouc émissaire… Sur présentation d’une ébauche de ce projet, j’ai demandé l’avis en réunion du C.A. pour continuer cet écrit en prenant en compte les attentes de chacun. J’ai eu l’unanimité quant à l’acceptation du projet mais aussi de l’investissement de chacun dans la réalisation de celui-ci. J’ai donc complété les détails de cette journée afin de la présenter à nouveau aux membres du C.A. pour répartir les tâches. A la réunion suivante, nous avons donc défini quels seraient les achats à faire et qui s’en chargerait, les personnes qui seraient responsables des différents stands, les deux personnes chargées de prendre contact avec les médias (la période de mise en relation et la personne chargée de la rédaction du communiqué de presse aussi !), un membre s’est engagé pour prendre contact avec la croix rouge pour la sécurité de la journée et aussi avec une association partenaire sur ce projet pour tenir les stands alimentaires. Personnellement, je me charge de prendre contact avec les associations liées aux handicaps qui souhaiteraient mettre à profit cette manifestation pour se faire connaître à travers des dépliants, des affiches ou leur présence… Je fixe alors la prochaine réunion un mois avant la manifestation pour faire le point sur les démarches de chacun. Entre temps, je suis les démarches de chacun en leur téléphonant, par mail ou en les rencontrant et je les tiens informer de mes propres actions. Tous sont investis et chacun est fier de m’annoncer les progrès qu’il fait dans ses missions. La réunion suivante nous sert de bilan commun pour faire un dernier point. En fait, tout semble en place, les annonces sont passées ou prêtes pour les dates prévues, les lots de tombola sont récupérés, les assiettes, couverts, etc. sont remis aux personnes préparant la salle, le spectacle se présente bien et les membres sont ravis de pouvoir présenter leur travail, des associations ont envoyé leurs dépliants ou nous ont prévenu de leur présence le jour même pour parler de leurs missions. Le jour même, après une mise en place de la salle la veille, tout se déroule bien sauf un petit imprévu à la cuisine : les friteuses ont lâché !!! Mais ce détail n’empêche pas les échanges entre les personnes, la présence de nombreux volontaires pour essayer les stands de mise en situation de handicaps, les sourires de tous, et les découvertes de projets d’échange entre les structures qui se sont rencontrées à cette occasion. Le bilan « instantané » de cette journée est, pour nous, une réussite pour toutes les raisons précitées. Le bilan final regroupant les retombées sur l’association, le bilan financier, … est préparé pour notre réunion de fin juin (je peux donc difficilement vous en parler dans ce dossier). Cependant, notre association s’est fait connaître et des nouvelles personnes ont souhaité devenir membres actifs après cette manifestation, nous mobilisons les membres de notre association pour le changement mais aussi nos partenaires d’un jour ou de toujours… Apporter un appui technique aux « membres actifs » : Je suis l’élément ressource de l’association en terme de handicaps et de montage de projets. Dans le domaine du handicap, je suis en lien avec plusieurs associations alsaciennes et nationales en cas de questions particulières. Par exemple, si nous accueillons une personne dysphasique, je peux joindre l’association Avenir Dysphasie (AAD) pour améliorer notre accompagnement auprès de ce membre. Si nous prenons en charge une personne infirme motrice cérébrale, je pourrai en parler avec l’APEEIMC (association parentale d’entraide aux parents d’enfants infirmes moteurs cérébraux). Pour des questions sur la sclérose en plaques, je peux contacter l’APF (association des paralysés de France) pour entrer en relation avec le groupe de parole à ce sujet. Et encore bien d’autres associations (lor’run, APIEDA, APEH, …) Ces contacts servent de ressources en interne à « MAX CILIA » mais aussi de points d’information vers lesquels nous orientons les familles qui ne savent pas où trouver des informations pour les membres de leur entourage. Je fais moi-même une intervention pour sensibiliser les membres actifs aux différents handicaps (exposé en annexe 8). Je profite de ce temps pour les informer sur les différentes façons d’intégrer des personnes handicapées aux activités en fonctions de leurs capacités et de leurs difficultés. Pour le montage de projets, j’ai suivi une formation au CLAPEST e décembre 2003. Ma pratique du montage de projet depuis me permet de maîtriser chaque fois un peu mieux cette action. J’accompagne donc chaque personne le désirant dans le montage de projet, et je supervise systématiquement tous les projets. Ainsi, je peux valider le projet et son évolution ou réorienter celui-ci si certaines données ne sont pas prises en compte (besoins humains ou financiers, locaux, etc.) Je finalise généralement les budgets prévisionnels que les personnes ont souvent du mal à finaliser. Prévenir l’usure « professionnelle » : Le milieu du bénévolat est un peu différent du domaine professionnel. En effet, les membres actifs de l’association sont là par choix et non « pour vivre » comme certains salariés peuvent le dire ! Cependant, je fais en sorte d’éviter que ne s’installe une certaine routine décourageant les uns et les autres au fil du temps. C’est, entre autre, pour cela que je demande aux gens de prendre des responsabilités (gestion de projets par exemple), de choisir des formations qu’ils souhaiteraient suivre, de renouveler les idées d’accompagnement, les projets à plus longs termes (création de structure…), etc. Je prends à cœur d’écouter chaque souhait des membres pour leur apporter une réponse à court, moyen ou long terme ou à les réorienter quand je ne peux pas donner suite à leur demande (une personne voulant connaître le métier d’aide soignante voulait faire son stage dans l’association « MAX CILIA ». Je l’ai réorienté vers des établissements médico-sociaux plus à même de satisfaire ce genre d’initiative). La bonne humeur et la joie de vivre dans ce groupe « membres bénéficiaires et membres actifs » est tout de même le meilleur moyen de prévenir l’usure des bénévoles. Prévenir et gérer les conflits : Pour essayer de prévenir au mieux les conflits dans l’association, j’ai proposé à mon équipe de mettre en place des conventions entre les membres et l’association. Ainsi, chaque partie s’implique réciproquement dans l’action d’après des règles choisies ensemble. Le membre définit par écrit quels sont ses engagements envers l’association pour l’année à venir (investissement, accompagnement en sortie, aide au montage de projets, etc.). Le dossier est lu en Conseil d’Administration pour être accepté par tous ou pour proposer quelques changements. Le C.A. met en retour ses propres engagements vis-à-vis du membre (formations, encadrement, mis à disposition de matériel, conditions de remboursement de frais, etc.). La personne vise alors le dossier le corrige à nouveau pour une nouvelle proposition ou refuse de s’engager. Cela a permis entre autre de faire respecter les horaires des activités pour les membres bénéficiaires, ou encore d’être plus sûr des encadrants présents lors des activités régulières. Cependant, cette année, une ancienne membre actif a traîné à rendre son dossier signé et complété après avoir été vu et corrigé par le C.A. Elle générait pas mal de problème autour des activités en ne s’occupant que d’un membre bénéficiaire en l’empêchant de développer ses capacités. J’ai donc provoqué une rencontre avec deux personnes encadrants les activités, la personne concernée et moi-même. J’ai fixé la durée de la rencontre à ½ heure. J’ai laissé chacun s’exprimer autour des désaccords existants. Puis, j’ai clairement expliqué à la personne concernée que tant que son dossier n’était pas rempli et signé en accord avec le C.A., elle ne devait pas revenir. Je lui ai fait répéter les « règles » que je venais de rappeler pour m’assurer qu’elle avait bien compris mes demandes. Depuis, elle n’est pas revenue aux activités, n’a créé aucun problème. La porte de l’association lui reste cependant ouverte, comme je lui ai précisé, sous les conditions que je lui ai clairement exprimées. Conduire les réunions : Je suis responsable de la mise en place des réunions en général. La plus fréquente étant celle du C.A., je vais vous en parler. Les réunions du Conseil d’Administration ont lieu tous les mois pour assurer un suivi au plus juste du terrain et des imprévus. Les personnes présentes sur ces temps sont les membres du C.A. comme indiqué dans la présentation : il s’agit souvent des membres du bureau et des porteurs de projet. Pour prévoir les dates de rencontre, je donne aux membres du C.A. un choix de quatre ou cinq dates. Ils me retournent leurs non disponibilités éventuelles. En général, il y a toujours au moins une date commune à tous qui ressort, s’il ne manque qu’un toute petite partie des membres, et qu’il nous est impossible de trouver une date qui puisse réunir l’intégralité des membres, nous la conservons. Par la suite, je fixe un ordre du jour que je transmets à l’avance à toutes les personnes concernées. Après lecture, chacun me renvoie ses modifications, ou son accord pour celui-ci. Je mets toujours en place un point divers afin de pouvoir aborder tout sujet de dernière minute en restant dans l’ordre du jour. Le jour venu, je fixe des temps d’intervention pour chaque point afin de respecter un temps de réunion correct. (Comme il s’agit d’un milieu associatif dans un esprit de bénévolat, je suis bien moins stricte sur les horaires que dans le milieu professionnel). Nous abordons chaque point autour d’une table ronde où chacun trouve sa place et s’ouvre aux autres. Personne, dans ces réunions, ne restent silencieux. Afin de motiver tout le monde, je responsabilise chaque personne en accord avec elle : les membres peuvent présenter leur propre projet qui, après accord, sera suivi par ce référent avec l’aide de tous. Les membres aident donc les autres, et peuvent décider de prendre en charge la partie administrative, ou démarches, ou secrétariat… sur un autre projet et s’en rendre ainsi responsable. Je suis là pour les aider dans le champ du handicap, pour les orienter si besoin vers les interlocuteurs adéquats, mais aussi pour leur déléguer des actions afin de le revaloriser quand nécessaire. La meilleure motivation reste le sourire de nos membres bénéficiaires ou d’autres personnes handicapées lors de nos actions diverses : les membres actifs s’en ressortent grandis à chaque fois. Ainsi, par cette motivation continue, les membres s’investissent sur toutes les manifestations, les réunions, les actions régulières, dès qu’ils en ont la possibilité. Parmi les associations que nous côtoyons lors de manifestations, nous sommes souvent la plus présente en nombre… N’est-ce pas là une des plus grandes preuves de motivation ? Développer les compétences individuelles et collectives : Il me semble essentiel et indispensable que les membres actifs aient en retour de leur investissement un « bonus ». Ils ont donc tous accès à une sensibilisation aux handicaps que je leur présente chaque année afin de faire un petit tour des déficiences existantes, de comment réagir en terme d’activités avec chacun, ce qui peut être mis en place, etc. C’est l’occasion de discuter avec chacun de ses appréhensions, de ses questionnements, etc. Chaque membre est formé aux soins des premiers secours par les pompiers selon ses disponibilités et les possibilités des pompiers de la région souhaitée. Ceux qui le désirent ont accès à d’autres formations telles que « la trésorerie », « le montage de projet », etc. (par le CLAPEST, Colibri Bruche). Chacun peut également faire une demande de formation qui est alors étudiée en réunion du C.A. pour accord de la prise en charge. Permettre à chacun de développer ses compétences est indispensable pour son bien être, pour son évolution, pour lui permettre de valider des compétences par la suite. Cela permet à l’association d’avoir des personnes de plus en plus compétentes, des échanges enrichissants pour les autres membres (car chacun fait par aux autres de ce qu’il a vécu en formation et de ce qu’il y a appris). Un bon manager se doit de prendre en compte l’évolution de chacun. Accueillir et former les nouveaux arrivants : Gérer et évaluer les compétences individuelles et collectives : Dans un premier temps, les nouveaux membres sont encadrés par des membres plus anciens, qui « ont fait leurs preuves ». Il revient donc à chacun de cerner les compétences de chacun (que ce soit celles que la personne a elle-même précisé à son entrée dans l’association ou d’autres compétences que nous pouvons l’aider à développer si elle le souhaite). Pour la partie « terrain », la présidente adjointe évalue les capacités de chacun et nous informe en réunion (et me téléphone entre deux réunions pour me tenir au courant du suivi de chacun). Elle a ainsi pu proposer une personne encadrante pour le poste de secrétaire au bureau de l’association car celle-ci montrait beaucoup d’intérêt pour l’association, pour être au cœur de l’information ; elle a suivi un accompagnement par d’autres membres actifs pour connaître davantage l’outil informatique. Elle est notre secrétaire depuis un an. Pour les projets, quand la personne référente ne se sent pas de taille à le gérer seule, nous mettons en place une deuxième personne pour l’accompagner, nous l’assistons par téléphone, par mail, ou lors de rencontres pour faire avancer la réalisation de ce projet. Après une première expérience, les référents présentent très vite un autre projet où je vais les laisser un peu plus autonome quand ils le souhaitent. Je cherche également à valoriser les personnes à travers leurs actions. Ainsi, j’ai permis à une jeune fille pas très sûre d’elle de remplir seule des dossiers de concours et de les envoyer sans relecture : responsabilisée par cet acte, elle a pris confiance en elle dans une période difficile de sa vie privée et a mené à bien des entretiens d’embauche. Dans l’association, elle s’investit de plus en plus en cherchant à mettre en place de nouveaux projets, en participant aux démarches pour aider à faire avancer les autres projets, etc. Identifier les besoins de formation : Je n’ai pas mis longtemps à mettre en place des formations de premiers secours (en priorité pour les personnes encadrantes) et une intervention au moins par an sur la sensibilisation aux handicaps et comment faire participer les personnes handicapées aux activités en fonction de leurs capacités. Cela était le minimum. Par la suite, en rencontrant des formations au niveau associatif, j’ai mis en place des formations de trésorerie, de gestion d’activités ponctuelles, etc. Nous avons été contactés il y a quelques temps par une personne sourde (qui n’a cependant pas donné suite à nos échanges), ce qui nous a fait penser qu’une formation à un langage par les gestes serait intéressante. J’ai recherché les formations en Langage Parlé Complété dans la région (car la langue des signes est bien trop compliquées à cernées pour pouvoir l’utiliser et que la LPC est de plus en plus développée, au moins en Alsace). Je suis en relation avec l’APIEDA (association de parents d’enfants déficients auditifs en Alsace) qui nous formera à cette langue dès que nous aurons trouvé un créneau horaire permettant au plus grand nombre de membres d’assister à toute l’intervention (sur deux jours). Pour d’autres formations, je relance souvent les personnes pour qu’elles fassent remonter des demandes de formation que j’essayerai de mettre en place. LE fonctionnement actuel ne demande pas particulièrement de formation plus approfondie mais je reste vigilante aux évolutions du terrain pour mettre à jour els connaissances et compétences de chacun dès que nécessaire. |
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