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BANQUE AFRICAINE DE DEVELOPPEMENT

FONDS AFRICAIN DE DEVELOPPEMENT

MODELE DE LETTRE D'INVITATION

AUX CONSULTANTS
(A utiliser lorsque le prix n'est pas un facteur de sélection)

1

Unité de Contrôle des Acquisitions des Biens JANVIER 1997

et Services, et des Prestations de Consultants

PREFACE

Ce Modèle de Lettre d'Invitation aux Consultants ou Dossier de Demande de Propositions, préparé par le Groupe de la Banque africaine de développement a pour but de satisfaire aux objectifs du paragraphe 3.7.2 des Règles de Procédure pour l'Utilisation de Consultants, édition du mois de Décembre 1996 :
"Le Dossier d'Invitation à soumettre des Propositions comprend : la lettre d'invitation, les Instructions aux soumissionnaires, les Termes de référence et le Modèle de contrat. Mis à part les Termes de Référence qui sont préparés par l'emprunteur et doivent obtenir son accord, la Banque dispose de documents standard entrant dans la composition du Dossier de Demande de Propositions. Les emprunteurs doivent utiliser ces documents, avec le minimum de modifications jugées acceptables par la Banque, pour les adapter aux besoins particuliers du pays et du projet."
Les utilisateurs de ce document devront s'assurer du respect des critères susmentionnés.
Les acquisitions, dans le cadre des projets financés par le Groupe de la Banque africaine de développement, sont réalisées en conformité avec les politiques et les procédures établies dans les Règles de Procédure pour l'Utilisation de Consultants (Règles). Les procédures et pratiques présentées dans ce document ont été mises au point grâce à une expérience internationale étendue et son emploi est obligatoire dans les projets financés en totalité ou en partie par le Groupe de la Banque africaine de développement, en vertu des dispositions de ces Règles. Ils sont préparés à l'intention des Emprunteurs lors de l'acquisition des services de consultants.
Le contenu de chaque Lettre d'Invitation est le suivant :
Lettre d'Invitation
Données particulières de la Lettre d'Invitation
Pièces jointes :
Termes de Référence

Modèle de contrat

Annexe 1 - Formulaires-type pour Propositions Techniques

Annexe 2 - Formulaires-type pour Propositions Financières
Pour de plus amples informations concernant les acquisitions dans le cadre des projets du Groupe de la Banque africaine de développement, prendre contact avec :
Unité du suivi de l'Acquisition des Biens, Travaux et Services de Consultants

Banque africaine de développement

Avenue Joseph Anoma

01 B.P. 1387

Abidjan

Côte D'Ivoire
Facsimile : (225) 204 907
Modèle de Lettre d’invitation

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Objet : Propositions de Services de consultants, Lettre d’Invitation.
Mesdames/Messieurs,

1. INTRODUCTION
1.1 Vous êtes invités par la présente à soumettre une proposition technique pour les services de consultants nécessaires à la Mission désignée dans les Données particulières jointes à la présente lettre (les « Données particulières »). Votre proposition pourra servir de base à de futures négociations, dans la perspective finale d’un contrat entre votre firme et le Client désigné dans les Données particulières.
1.2 Les Données particulières contiennent une brève description de la Mission et de ses objectifs.
1.3 La Mission sera mise en œuvre conformément aux phases indiquées dans les Données particulières. Si elle comprend plusieurs phases, le Client n’attribuera au Consultant les services correspondant à une phase donnée qu’après approbation de la phase précédente.
1.4 Le Client a obtenu (sollicité) un prêt (ou don) du Groupe de la Banque africaine de développement (ci-après dénommé «la Banque») en différentes monnaies pour financer le coût de la Mission et compte utiliser ce prêt (ou don) pour effectuer les paiements au titre du marché pour lequel la présente lettre d'invitation est émise.
1.5 Pour pouvoir vous informer par vous-mêmes de la teneur de la Mission et du contexte local, il vous est fortement recommandé de rendre visite au Client avant de soumettre une proposition, et de participer à une réunion préalable à la remise des propositions si cela est spécifié dans les Données particulières. Votre représentant rencontrera les responsables désignés dans les Données particulières. Veuillez faire en sorte que ceux ci soient avisés de la visite dans un délai suffisant pour pouvoir prendre les dispositions voulues. Vous devez vous tenir pleinement informés de la situation locale et en tenir compte dans l’établissement de votre proposition.
1.6 Le Client fournira les intrants spécifiés dans les Données particulières ; il aidera les Consultants à obtenir les licences et permis nécessaires à la mise en oeuvre des services, et mettra à leur disposition les données et rapports pertinents concernant le projet.
1.7 Veuillez noter i) que les dépenses afférentes à la mise au point des propositions et aux négociations relatives au contrat, y compris celles liées aux visites auprès des services du Client, ne constituent pas un coût direct de la Mission et, à ce titre, ne sont pas remboursables ; et que ii) le Client n’est pas tenu d’accepter l’une quelconque des propositions qui lui seront soumises.

1.8 Les firmes dont les noms figurent dans les Données particulières ont été invitées à soumettre des propositions.
1.9 Nous tenons à vous rappeler que, de manière à éviter tout conflit d’intérêts, i) aucune firme dispensant des fournitures, travaux ou services avec laquelle vous êtes affiliés ou associés n’est admise à soumissionner au titre de quelconques marchés de fournitures, travaux ou services (en dehors des Services présents et de leur éventuelle continuation) résultant des services présents ou directement liés au projet dans le cadre duquel s’inscrit la Mission, et ii) toute autre participation antérieure ou actuelle au projet de la part de votre firme, de son personnel spécialisé ou de ses organismes affiliés ou associés, au titre d’un contrat conclu avec la Banque, pourra entraîner le rejet de votre proposition. Il vous appartient de préciser votre situation à cet égard avec le Client avant d’établir ladite proposition.

2. DOCUMENTS
2.1 Pour établir une proposition, veuillez utiliser les Documents figurant dans la liste des pièces jointes aux Données particulières.
2.2 Les consultants désirant obtenir des éclaircissements sur lesdits Documents doivent en notifier le Client par écrit trente (30) jours au plus tard avant la date de remise des propositions. Toute demande d’éclaircissement, formulée par courrier, télégramme, télex ou télécopie doit être envoyée à l’adresse du Client indiquée dans les Données particulières. Le Client répondra auxdites demandes par télégramme, télex ou télécopie, en envoyant copie de sa réponse à tous les Consultants invités à soumissionner.
2.3 À tout moment avant la remise des propositions, le Client peut, pour quelque raison que ce soit, de sa propre initiative ou en réponse à une demande d’éclaircissement émanant d’une firme invitée à soumissionner, modifier les Documents au moyen d’un amendement. Ledit amendement sera envoyé par courrier, télégramme, télex ou télécopie à toutes les firmes invitées à soumissionner, et aura force obligatoire pour lesdites firmes. Le Client peut, à son gré, reporter la date limite de remise des propositions.

3. ETABLISSEMENT DES PROPOSITIONS
3.1 Vous êtes invités à soumettre une proposition technique et une proposition financière.

Votre proposition doit être rédigée dans la langue spécifiée dans les Données particulières.
Proposition technique
3.2 Lors de l’établissement de la proposition technique, vous êtes censés examiner l’ensemble des conditions et instructions figurant dans les Documents. Si vous ne fournissez pas toutes les informations demandées, vous porterez l’entière responsabilité d’une telle omission, qui pourra entraîner le rejet de votre proposition.

3.3 En établissant la proposition technique, vous devez prêter particulièrement attention aux considérations suivantes :
i) Une firme non retenue sur la liste restreinte ne peut s'associer avec une firme qui y figure en vue de fournir les services requis ;
ii) Confier l’exécution d’une partie de la Mission en sous-traitance à des consultants locaux est considéré comme souhaitable ; le même sous-traitant peut figurer dans plusieurs propositions, sous réserve des dispositions des Données particulières. Le coût de la sous-traitance ne peut dépasser vingt cinq pour cent (25 %) du prix total du marché proposé. Les sous-traitants doivent satisfaire aux conditions d'admissibilité requises par la Banque ;
iii) Les membres clés du personnel spécialisé proposé doivent être en majorité des employés permanents de votre firme, à moins que les Données particulières n’en disposent autrement ;
v) Le personnel proposé doit avoir une expérience acquise à l’étranger, de préférence dans des contextes analogues à celui qui prévaut dans le pays de la Mission ;
vi) Aucun personnel de substitution aux membres clés du personnel spécialisé ne peut être proposé, et un seul curriculum vitae peut être soumis pour chaque poste ;
vii) Les rapports d’études doivent être rédigés dans la (les) langue(s) spécifiée(s) dans les Données particulières. Il est recommandé que le personnel de votre firme ait une connaissance pratique de la langue employée dans le pays de la Mission.
3.4 Votre proposition technique doit fournir les informations suivantes, ainsi que tous renseignements additionnels, au moyen des formulaires joints à l’Annexe 1 :
i) Une brève description de l’organisation du Consultant et un aperçu de l’expérience récemment acquise dans le cadre de missions d’une nature analogue. Dans chaque cas, l’aperçu doit notamment indiquer les caractéristiques du personnel fourni, la durée de la mission, le montant du contrat et la part prise par la firme ;
ii) Toutes observations ou suggestions relatives au mandat du Consultant, ainsi qu’un descriptif de la méthode (plan de travail) que le Consultant propose de suivre pour mettre en œuvre les services, assorti d’une représentation des activités sous forme de diagrammes à barres et de graphiques représentant la méthode du chemin critique ou la technique d'évaluation et de contrôle des programmes (graphique PERT), le cas échéant ;

iii) La composition du personnel proposé, ainsi que les tâches confiées à chaque membre et leur calendrier ;
iv) Les curricula vitae récemment signés par les membres clés du personnel spécialisé proposé, ou par un chef de service autorisé à le faire à l’échelon du siège de la firme. Parmi les informations clés à fournir doivent figurer le nombre d’années d’expérience au sein de la firme, et l’étendue des responsabilités exercées dans le cadre de diverses missions au cours des dix dernières années ;
v) Des estimations de l’effort total en temps (hommes-mois) devant être consacré à la mise en œuvre de la Mission, complétées par des diagrammes à barres indiquant le temps de travail proposé (homme-mois) pour chaque membre du personnel spécialisé ;
vi) Les éventuelles observations formulées par le Consultant au sujet des données, services et installations devant être fournis par le Client, conformément aux indications figurant dans le mandat ;
vii) Enfin, si les Données particulières spécifient que la formation doit constituer un élément majeur de la Mission, une description détaillée de la méthode, de la dotation en personnel, du budget et du processus de suivi proposés devra être incluse.
3.5 La proposition technique ne doit comporter aucune information financière.
Proposition financière
3.6 La proposition financière doit indiquer les coûts afférents à la Mission, lesquels couvriront normalement la rémunération du personnel (étranger et local, sur le terrain et au siège), les indemnités de subsistance (indemnité journalière, indemnité de logement), les frais de transport (au plan international et national, pour la mise en route et la cessation d’activités), les services et le matériel (véhicules, matériel de bureau, mobilier et fournitures diverses), la reproduction de documents, et les enquêtes. Ces coûts doivent se décomposer en coûts étrangers et en coûts locaux. Votre proposition financière doit être établie au moyen des formulaires joints à l’Annexe 2.
3.7 La proposition financière doit prendre en compte l’assujettissement à l’impôt et le coût des assurances spécifiés dans les Données particulières.
3.8 Les coûts peuvent être libellés dans toute monnaie d'un pays membre de la Banque.

4. REMISE DES PROPOSITIONS
4.1 Vous devez soumettre un original de la proposition technique et un original de la proposition financière, ainsi que le nombre de copies de chaque indiqué dans les Données particulières. Toutes les propositions doivent figurer dans des enveloppes séparées indiquant s’il s’agit de l’original ou d’une copie. Chaque proposition technique doit être placée dans une enveloppe portant clairement la mention « Proposition technique », et chaque proposition financière dans une enveloppe portant la mention « Proposition financière », ces deux enveloppes étant elles-mêmes placées dans une enveloppe extérieure qui doit être cachetée et porter l’adresse et les renseignements indiqués dans les Données particulières. Cette enveloppe doit porter clairement la mention :

"A OUVRIR UNIQUEMENT EN PRESENCE DU COMITE D’EVALUATION"
4.2 En cas de différence entre les exemplaires des propositions, c’est l’original qui fera foi. L’original et chacune des copies des propositions technique et financière doivent être imprimés à l’encre indélébile et signés par le représentant autorisé du Consultant, l’autorisation dudit représentant devant être confirmée par une procuration écrite jointe aux propositions. Toutes les pages de la proposition technique doivent être paraphées par le ou les signataires.
4.3 Les propositions ne doivent comporter aucune mention, interligne, ou surcharge, sauf si cela est nécessaire à la correction d’erreurs imputables au Consultant, toute correction de ce type devant alors être paraphée par le ou les signataires.
4.4 L'offre dûment complétée doit être remise au plus tard à la date et à l’heure indiquées dans les Données particulières.
4.5 L'offre doit être valable pendant le nombre de jours indiqué dans les Données particulières à compter de la date à laquelle elle est remise. Durant cette période, vous devez maintenir à disposition le personnel spécialisé qui est proposé pour la Mission. Le Client n’épargnera aucun effort pour conclure dans le même temps les négociations au lieu indiqué dans les Données particulières.

5. RETRAIT DES PROPOSITIONS
5.1 Le retrait de propositions peut être effectué par écrit, sous forme de lettre ou câble, à tout moment avant la date d'adjudication. Le retrait peut être fait en personne par l'auteur de la proposition ou par son représentant dûment mandaté, sous réserve qu'il fasse connaître son identité et qu'il signe un reçu de l'offre avant l'adjudication.

6. MODIFICATION DES PROPOSITIONS
6.1 Sauf dispositions contraires décidées par le Client, les modifications doivent être reçues au plus tard à la date et à l'heure fixées pour la réception des offres faites en réponse à la présente lettre d'invitation. Les modifications devront être faites par écrit sous forme de lettre ou de câble et indiquer expressément la proposition ainsi modifiée, la nature de la modification, la référence de la lettre d'invitation ainsi que l'heure et la date fixées pour la réception des propositions. Les modifications doivent être adressées au bureau désigné à cet effet avec indication de la raison ou des raisons de la modification.

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