Cours de la mise en œuvre du projet «dignite : respect des droits des personnes privees de liberte»








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DOSSIER DE SELECTION DES CONSULTANTS

(BUREAUX D’ETUDES)
EVALUATION A MI-PARCOURS DE LA MISE EN ŒUVRE DU PROJET «  DIGNITE : RESPECT DES DROITS DES PERSONNES PRIVEES DE LIBERTE »


Août 2014

SOMMAIRE

Pages
Section. 1. Lettre d’invitation…...…………………………………………………………3
Section 2. Instructions aux Soumissionnaires…. 5
Section 3. Données particulières de la lettre d'Invitation 13
Section 4. Termes de Référence. 16
Section 5. Proposition technique - Formulaires 24
Section 6. Proposition financière - Formulaires 33
Section 7. Modèle de contrat ……………………………………………………….. 40


Section 1. Lettre d’invitation

Dans le cadre de l'exécution des activités liées à la réalisation du projet « Dignité : Respect des droits des personnes privées de liberté » financé par l’Union Européenne, Avocats Sans Frontières France, lance un appel d’offres pour une évaluation à mi-parcours de la mise en œuvre du projet.

La sélection des consultants se fera selon la méthode « qualité technique – coût ».
Les détails de la Mission sont spécifiés dans les Termes de Référence (cf. section 4).
Vous pouvez obtenir des renseignements supplémentaires auprès de la coordination du projet à l’adresse suivante : mali@avocatssansfrontieres.org ou coordination.mali@avocatssansfrontieres-france.org et par téléphone : +33534311783 (en France) ou au +22376064695 (au Mali)
Aussi, veuillez noter que :


  1. les dépenses afférentes à la mise au point des propositions et aux négociations relatives au contrat, y compris celles liées aux visites auprès des services de l'Autorité Contractante, ne constituent pas un coût direct de la Mission et, à ce titre, ne sont pas remboursables ;




  1. Avocats Sans Frontières n'est pas tenu d'accepter l'une quelconque des propositions qui auront été soumises.


La présente Demande de Proposition comprend les sections suivantes :
Section 1 - La présente Lettre d'invitation

Section 2 - Instructions aux Soumissionnaires, ci-après dénommées «IS »

Section 3 - Données Particulières

Section 4 - Termes de référence

Section 5 - Proposition technique et formulaires

Section 6 - Proposition financière et formulaires
Vos offres, devront parvenir au plus tard le 21 septembre 2014, minuit, par email mali@avocatssansfrontieres-france.org en copie : coordination.mali@avocatssansfrontieres-france.org

Le Directeur d’ASF

NILS ROCKLIN

Section 2. Instructions aux Soumissionnaires
1. Introduction
1.1 Le contrat sera financé par le Budget du projet. Dans la suite du document, ASF sera désigné par l’expression « Autorité Contractante ».
1.2 En plus de la Lettre d'Invitation et des données particulières, les documents suivants devront être remplis par les soumissionnaires:
Proposition technique (Section 5)



  • Lettre de Soumission de la proposition technique

  • Références professionnelles

  • Observations / suggestions du Consultant sur les Termes de Références

  • Descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposé Composition de l'équipe et responsabilité de ses membres

  • Modèle de Curriculum Vitae (CV) pour le personnel clé proposé

  • Calendrier du personnel clé

  • Programme de Travail


Proposition financière (Section 6)


  • Lettre de Soumission de la proposition financière

  • Bordereau des prix unitaires

  • Cadre du devis estimatif


1.3 La proposition servira de base aux négociations du Contrat et, à terme, au contrat signé avec le Consultant retenu.
1.4 La mission sera mise en œuvre conformément aux phases indiquées dans les Données Particulières. Au cas où la mission comprendrait plusieurs phases, l’Autorité Contractante n’attribuera au Consultant les services correspondants à l prochaine phase que si la phase précédente a été exécutée de manière satisfaisante.
1.5 Les Consultants doivent tenir compte des conditions locales dans l'établissement de leur proposition.
1.6 Les Consultants doivent défendre avant tout les intérêts de l'Autorité Contractante et dans l'exécution de la mission éviter toute possibilité de conflit d'intérêt avec d'autres activités ou avec les intérêts de leur société, ou être engagés pour des missions qui seraient incompatibles avec la mission présente.
1.7 Les Consultants ne doivent pas avoir été déclarés exclus par l'Autorité Contractante de toute attribution de contrats pour corruption, fraude ou vol du titulaire en vertu des articles 17, 62 du Décret N° 95 – 401 P-RM du 10 novembre 1995 portant Code des Marchés Publics et l'Article 90 nouveau du Décret N° 99-292 P-RM du 21 septembre 1999 portant modification dudit Code.
1.8 Les Données Particulières donnent des précisions sur les dispositions prévues dans les clauses du modèle de contrat concernant les manœuvres frauduleuses et la corruption.
2. Formulation des propositions
2.1 Les Consultants sont tenus de soumettre leur proposition rédigée en langue française.
Proposition technique
2.2 Lors de l'établissement de la Proposition technique, les Consultants sont censés examiner les documents constituant la présente Demande de Proposition en détail. Si les Consultants ne fournissent pas toutes les informations demandées, cette insuffisance pourra entraîner le rejet de leur proposition.
2.3 En formulant la Proposition technique (Section 5), les Consultants doivent prêter particulièrement attention aux considérations suivantes:


  1. Le Consultant qui estime ne pas posséder toutes les compétences nécessaires à la mission peut se les procurer en s'associant avec d'autres Consultants sous forme de co-traitance (avec responsabilité conjointe et solidaire) en tant que de besoin. Les Consultants ne peuvent s'associer avec les autres Consultants sollicités en vue de cette mission qu'avec l'approbation de l'Autorité Contractante, comme indiqué dans les Données Particulières.


NB : En cas d’association, chaque bureau d’études doit fournir les pièces administratives demandées.

2.4 La Proposition technique fournit les informations suivantes à l'aide des formulaires joints à la Section 5 :


  1. Une brève description du Consultant et un aperçu de son expérience récente dans le cadre de missions similaires (formulaire 5.3 - Références professionnelles des Consultants). Pour chacune d'entre elles, ce résumé doit notamment indiquer les caractéristiques du personnel proposé, la durée de la mission, le montant du contrat et la part prise par le Consultant.




  1. Toutes observations ou suggestions éventuelles sur les Termes de référence et les données, services et installations devant être fournis par l'Autorité Contractante (formulaire 5.4).




  1. Un descriptif de la méthodologie et du plan de travail proposés pour accomplir la mission (formulaire 5.5).




  1. La composition du personnel proposé (cadres techniques et personnel d'appui), par spécialité, ainsi que les tâches confiées à chaque membre (formulaire 5.6).




  1. Des curriculum vitae récemment signés par le personnel clé proposé et par le représentant du Consultant habilité à soumettre la proposition (formulaire 5.7). Parmi les informations clés doivent figurer, pour chacun, le nombre d'années d'expérience du Consultant et l'étendue des responsabilités exercées dans le cadre de diverses missions au cours de la période indiquée dans les Données Particulières.




  1. Les estimations des apports de personnel (cadres techniques et personnel d'appui), complétées par des diagrammes à barres indiquant le temps de travail prévu pour chaque membre de l'équipe (formulaire 5.8).




  1. Toute autre information demandée dans les Données Particulières.



Proposition financière
2.5 La proposition financière doit être établie au moyen des formulaires fournis à la Section 6 en tenant compte des spécifications et conditions figurant dans les documents de la DP. Elle énumère tous les coûts afférents à la mission, y compris :

  • rémunération du personnel (étranger et local, présent sur le terrain ou au siège) ;

  • frais remboursables (le cas échéant) tels qu’indemnités de subsistance et coûts locaux (en monnaie nationale).



2.6 La période durant laquelle les propositions doivent demeurer valides à compter de la date limite de dépôt des offres est de quatre-vingt-dix (90) jours. Pendant cette période, les Consultants doivent garder à disposition le personnel spécialisé proposé pour la mission. ASF fait tout son possible pour mener à bien les négociations dans ces délais. S'il souhaite prolonger la durée de validité des propositions, les Consultants qui n'y consentent pas sont en droit de refuser une telle prolongation.
3. Soumission, réception et ouverture des propositions
4.1 Les Consultants doivent soumettre leurs propositions technique et financière, par email, aux adresses suivantes : mali@avocatssansfrontieres-france.org, en copie : coordination.mali@avocatssansfrontieres-france.org
4. Evaluation des propositions
5.1 Pendant la période allant de l'évaluation des propositions à l'attribution du contrat, tout Consultant souhaitant prendre contact avec l’Autorité Contractante à propos d'une question en rapport avec sa proposition doit le faire par email à l'adresse indiquée dans les Données Particulières. Toute tentative faite par le Consultant pour influencer l'Autorité Contractante lors de l'évaluation de la proposition, de la comparaison des propositions ou de l'attribution du Contrat peut entraîner le rejet de sa proposition.
5.2 Les propositions seront classées au moyen d'un système de notation technique / financière combinée, comme indiqué ci-après.


Evaluation des Propositions techniques

5.4 Les personnes chargées d’apprécier les offres évalueront les propositions techniques sur la base de leur conformité aux Termes de référence, à l'aide des critères d'évaluation, des sous critères et du système de points spécifiés dans les Données Particulières. Chaque proposition conforme se voit attribuer un score technique (ST). Une proposition est rejetée à ce stade si elle n'atteint pas le score technique minimum indiqué dans les Données Particulières.
Evaluation des Propositions financières
5.5 Les personnes chargés de juger les propositions financières établissent si les Propositions financières sont complètes, notamment si tous les éléments de la Proposition financière correspondante ont été chiffrés ; sinon, elles estiment leurs coûts et les ajoute au prix initial. Elles corrigent toute erreur de calcul.
5.6 La proposition financière la moins satisfaisante (FM) recevra un score financier (SF) de 100 points. Les scores financiers (SF) des autres Propositions financières seront calculés selon la formule suivante : SF = 100 x FM / F (F étant le prix de la proposition financière du Consultant).
Combinaison de la Notation technique / financière
5.7 Les Données Particulières précisent la pondération donnée aux notations technique et financière. Après avoir combiné les scores techniques (ST) et financiers (SF) et introduit les pondérations ainsi données dans la DP. (T - technique - étant le poids attribué à la Proposition technique et P prix - le poids accordé à la Proposition financière, T + P = 1), les propositions sont classées conformément à la formule suivante : Score global (S) = ST x T + SF x P.

Le Consultant ayant le Score global le plus élevé sera sélectionné pour des entretiens.

6. Attribution du Contrat
6.1 Le Contrat est attribué une fois les entretiens menées à bien. L'Autorité Contractante avise alors dans les meilleurs délais les autres Consultants ayant soumissionné que leur proposition n'a pas été retenue.

6.2 Le Consultant retenu est censé commencer sa mission à la date et au lieu spécifiés dans les Données Particulières.
7. Confidentialité
Aucun renseignement concernant l'évaluation des propositions et les recommandations d'attribution ne doit être communiqué aux Consultants ayant soumis une proposition ou à toute autre personne n'ayant pas qualité pour participer à la procédure de sélection, tant que l'attribution du contrat n'a pas été notifiée au Consultant retenu.
Section 3. Données particulières relatives aux IS
Ces données particulières précisent les spécifications fournies dans les Instructions aux Soumissionnaires (IS).
3.1 La mission comporte les phases suivantes :


  • Phase 1 : Préparation et cadrage de l’évaluation.

  • Phase 2 : Entretiens, Consultation documentaire, Analyse et formulation des recommandations;

  • Phase 3 : Rédaction, transmission rapport provisoire, approbation, rédaction rapport définitif, et validation du rapport d’évaluation.


3.2 Les clauses du Contrat relatives aux manœuvres frauduleuses et à la corruption sont les suivantes:
Lorsque des inexactitudes délibérées dans les attestations ou justifications contenues dans un dossier de soumission sont constatées après notification du marché, l’autorité Contractante peut, sans mise en demeure préalable et aux frais et risques du titulaire, prononcer soit l’établissement d’une régie, soit la résiliation du marché.
3.3 Les demandes d'éclaircissement ou de complément d’information doivent être expédiées aux adresses suivantes : mali@avocatssansfrontieres-france.org ou coordination.mali@avocatssansfrontieres-france.org
3.4 Langue de rédaction de la proposition : Les propositions doivent être rédigées en langue française.
3.5 Deux bureaux de Consultants peuvent s’associer pour soumettre leur proposition avec l’accord préalable de l’Autorité Contractante.
3.6 Les propositions doivent être soumises au plus tard le 21 septembre 2014 à minuit par email aux adresses indiquées ci-dessus.


3.7 Critères et sous – critères d’évaluation des offres techniques


  1. Le nombre de points attribué pour chaque critère et sous critère d'évaluation est le suivant :






Critères / Sous – critères

Nombre de points

I

  1. Expérience du Bureau dans l’exécution de prestations de nature comparable : (5 prestations avec un résultat satisfaisant, 2 points par prestation)

  2. Implantation et expérience dans la zone d’intervention

10

10

II

Conformité du plan de travail et de la méthode proposée aux Termes de référence

20

a) Organigramme de l’équipe avec pour chaque expert, une estimation du temps de travail

10

b) Cohérence entre l’approche méthodologique proposée par le Bureau et les TDR

10

III

Qualifications et compétence du personnel clé pour la mission

60

a) Expert Senior / Chef de mission

40

  • Qualification et expérience générale (minimum 10 ans)

  • Qualifications correspondantes à la tâche à accomplir (4 prestations semblables, 5 points par prestation)

20

20

b) Expert associé,

20

  • Qualification et expérience générale (minimum 5 ans)

  • Qualifications correspondantes à la tâche à accomplir (2 prestations semblables ; 5 points par prestation)

10

10


TOTAL DES POINTS

100
  1   2   3   4

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