Ministère de l’enseignement supérieur, de la recherche scientifique et de la technologie








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Gestion du stock

Afin d’optimiser son chiffre d’affaire, le pharmacien d’officine doit assurer une gestion de stock optimale et équilibrée. En effet, une telle gestion est indispensable pour éviter deux grandes contraintes qui sont :

  • Le surstock qui mène à une perte d’argent par péremption des produits.

  • Le sous-stock qui de façon prolongée nuit à l’image de l’officine.

Plusieurs facteurs peuvent influencer la gestion de stock à savoir :

  • Le coefficient de rotation du produit (c’est la fréquence de demande du produit)

  • La saison (par exemple en hiver, ce sont les antitussifs, les antibiotiques, les antalgiques, antipyrétiques, anti-inflammatoires qui sont les plus délivrés)

  • l’emplacement de l’officine (l’officine où je fais mon stage est proche de la maternité donc les vaccins tels que le vaccin BCG, INFANRIX®, PRIORIX® sont très délivrés)



  1. Réalisation de la commande :

Il existe plusieurs types de commandes : commande journalière, commande à la demande, commande groupée, commande ferme.

  1. La commande journalière :

Chaque fois que le stock s’épuise, on l’inscrit sur un registre spécial appelé «Cahier de commande » et on mentionne le nom du produit, son dosage, sa forme et la quantité à commander.

La commande se fait par téléphone auprès des différents fournisseurs.

Les principaux fournisseurs qui approvisionnent l’officine sont :

MEGA PHARMA, COGIPHA, PHARMA SERVICE, B & A

  1. La commande groupée :

Pour l’approvisionnement des besoins approximatifs en grande quantité de produits qui ont un grand coefficient de rotation.

  1. La commande à la demande :

Pour un client donné, elle concerne les produits rarement prescrit ou les produits très coûteux

  1. La commande ferme :

Elle concerne les produits n’ayant pas d’AMM en Tunisie

Pour la réalisation de cette commande un dossier doit être présenté auprès de la DPM, ce dossier comporte : l’ordonnance médicale, un rapport du médecin justifiant la prescription, le bon de commande et un timbre fiscal de un dinar, tout en double exemplaire. L’approvisionnement se fait à la Pharmacie Centrale de Tunisie (PCT)

              1. Réception de la commande :


Le bon de livraison est en double exemplaire, on garde un, l’autre est retourné au grossiste après apposition du cachet.

On fait le pointage du bon de livraison en vérifiant le contenu de la commande. Les produits nécessitant une conservation au réfrigérateur sont les premiers à vérifier et sont aussitôt placés au froid.

On doit vérifier :

  • La conformité du produit reçu au bon de livraison

  • La conformité de la quantité des produits facturés et ceux reçus

  • L’intégrité des produits, leurs dates de péremptions (qu’on doit noter sur le bon de livraison)

  • Les prix des produits



  • Calcul du prix :



Prix d’achat

La marge bénéficiaire

Prix< 1.022 DT

42.9%

1.023< Prix<1.596 DT

38.9%

1.597

35.1%

Prix>9DT

31.6%



Pour les produits tableau il faut toujours ajouter au PVP une indemnité tableau qui est:

-pour les produits appartenant au tableau A et C = 80 millimes

-pour les produits appartenant au tableau B = 100 millimes

Pour les produits de parapharmacie soumis à une TVA de 18%, les prix sont libres. Une marge de 50% est en général adoptée.

En cas de changement de prix, une circulaire adressée par la PCT comporte les spécialités concernées, les prix public le prix du gros et le prix pharmacien.

En cas de non-conformité, une réclamation est faite sous forme d'avoir le produit est alors rendu au fournisseur approprié accompagné d'un bon où l’on indique:

  • La date

  • La désignation du médicament

  • La quantité

  • Le numéro du bon de livraison

  • La raison pour la quelle on veut rendre le produit

  • Le cachet de la pharmacie

En contre partie le livreur fournira par la suite « un bon de retour » qui servira à mettre à jour le stock.

              1. Rangement des produits :

Chaque produit est placé dans l’endroit qui lui est spécifié tout en respectant la date de péremption : les produits ayant la date de péremption la plus proche sont toujours placés en avant (principe du premier entré premier sorti).

              1. Saisie informatique de la commande :


La saisie informatique de la commande se fait à travers le module « Achat » du logiciel.

On précise le nom du produit, sa date de péremption et la quantité achetée.

En fin, on doit vérifier que le montant qui figure dans le bon de livraison et le même indiqué par le logiciel.

              1. Payement des commandes :

A la fin de chaque mois, on procède au pointage de toutes les factures du mois.

Le payement peut se faire selon différentes modalités : en espèces, par chèque, par traite




Avantages

Inconvénients

En espèces

Facile, rapide, ne peut pas être refusé

Non pratique pour grand montant, risque d’erreur

Par chèque

Simple, rapide et pratique

Traçabilité possible

Risque de vol, de perte, de falsification, d’erreur

Par traite

mettre de l’ordre dans la gestion financière de certains clients irréguliers en termes de paiement

Obligation de payer avant une date butoir fixée par le tireur



  1. Inventaire :

L’inventaire vise à vérifier la conformité de la quantité réelle de médicaments et de tous les articles présents à l’officine, à celle enregistrée dans le système informatique.

Par défaut de temps, cette tache se fait annuellement au mois de décembre.

  1. Gestion des périmés :

Tout produit tombant périmé doit être retiré immédiatement du rayon et rangé dans un carton portant la mention « Périmé ».

Ces produits vont être par la suite brûlés en présence d’un huissier notaire et d’un membre de la direction régionale des impôts ou, pour certains laboratoires, échanger ces produits par d’autres de date de péremption éloignée via les délégués médicaux.

Législation relative aux produits appartenant aux différents tableaux,  stupéfiants et certains psychotropes


  1. Application de la législation relative aux spécialités appartenant aux tableaux A et C :



  1. Régime du tableau A (Produits toxiques = Liste I) : (Articles 22, 23, 24 et 25 de la loi 69-54)



  • Détention :

Hors de la portée de toute personne étrangère à l’établissement dans des locaux ou armoires fermants à clef (exception : spécialité)

  • Conditions de renouvellement des ordonnances :

Renouvellement n’est pas possible sauf si autorisé par le prescripteur et après délai déterminé par le mode d’emploi

  • Inscriptions portés sur l’ordonnance :

Cachet, N° de transcription, date d’exécution, prix, et éventuellement « Renouvellement interdit »

  1. Régime du tableau C (Produits dangereux = Liste II) : (Articles 95, 96, 97 et 98 de la loi 69-54)



  • Détention :

Hors de portée de personnes étrangères à l’établissement à l’exception des spécialités.

Les acides et les bases toxiques sont obligatoirement conservés sous clef (circulaire de septembre 1987)


  • Conditions de renouvellement des ordonnances :

Renouvellement possible sauf avis contraire du prescripteur et après délai déterminé par le mode d’emploi


  • Inscriptions portés sur l’ordonnance :

Cachet, N° de transcription, date d’exécution et prix


  1. Cas particuliers de certains psychotropes :


Compte tenu de certains constatations relatives à un usage abusif des médicaments psychotropes et pour lutter contre l’émergence de tout trafic illicite des mesures sont prises en ce qui concerne les prescriptions de :

  • Trihéxyphénidyle ARTANE ® PARKIZOL ®

  • Clonazépam AKLONIL ® RIVOTRIL ®

  • Diazépam VALIUM ®

  • Lorazépam TEMESTA ® (rajouté par la circulaire de 2013)



  • Approvisionnement :

L’approvisionnement se fait par un bon de commande comportant la date, la quantité, le cachet du pharmacien et sa signature

  • Détention :

Détention dans des armoires fermant à clef

  • Dispensation :

Prescription sur ordonnances en triple exemplaires numérotées de couleur bleue distribuée par le CNOMT

Un seul exemplaire est délivré, et il doit être conservé par le pharmacien après dispensation

Dispensation exclusive par les pharmaciens du gouvernorat du lieu d’exercice du médecin prescripteur et/ou de la résidence du patient

La durée de prescription ne doit pas dépasser 3 mois

Il est interdit d’associer le Clonazépam avec le Trihéxyphénidyle

Les chevauchements (prescriptions répétées) et les posologies excessives sont interdits

Tout renouvellement est interdit sauf avis contraire du prescripteur

On doit vérifier que l’ordonnance est lisible, la date est bien claire, le nom et le prénom du malade, le N° de CIN du malade, le cachet du médecin et sa signature

Exiger la CIN du patient et éventuellement de la personne tierce chargée de se procurer le traitement

Transcription sur l’ordonnancier à l’encre verte

  1. Cas de produits chimiques dangereux :

Liste des produits chimiques dangereux : (la circulaire du 12/07/2006 des ministères de l’intérieur et du développement local du commerce et de l’artisanat, de l’industrie et de l’énergie des petites et moyennes entreprises)

  • Iode

  • Iodure de potassium

  • Eau oxygénée (110 V)

  • Soufre

  • Acétone

  • Glycérine

Le pharmacien présente un bon de commande à la direction régionale de la santé

Il reçoit une attestation pour chaque produit comportant le nom et la quantité demandé.

Cette attestation est considérée comme le bon de commande qui sera présenté au grossiste.

Le pharmacien détient :

  • un cahier des entrées : sur lequel il mentionne la date, la quantité reçue et le nom du fournisseur

  • un cahier des sorties : sur lequel il mentionne la date, la quantité livrée et la destination.

Ces produits sont détenus dans une armoire fermant à clef


  1. Régime tableau B :



  1. Approvisionnement :



  • Le carnet à souche :

Carnet pour l’achat et la circulation des produits stupéfiants comportant deux volets foliotés, délivré par le conseil national de l’ordre des pharmaciens CNOP, côté et paraphé par le pharmacien inspecteur est réservé à ce type de commande.

Le carnet est de couleur rose et comporte 50 bons numérotés.

Le volet souche renferme : nom et prénom du pharmacien, son adresse, noms des produits demandés et quantité en toutes lettres, le nom de fournisseurs, la date en toute lettre, signature et cachet du pharmacien.

Les deux volets restants comportent les mêmes informations avec indications de la quantité commandée et celle livrée.

Le fournisseur signe au niveau des deux volets, il garde l’un d’eux comme éléments de traçabilité et remet le volet restant au pharmacien

La validité du bon de commande est de 84h

La durée de conservation des souches et des volets est de 3 ans

  1. Détention :

Stockage dans une armoire fermée à double clef

Le pharmacien doit détenir une liste minimale :

Skenan®10mg : une boite de 14 gélules

Skenan®30mg : une boite de 14 gélules

Moscantin®10mg : une boite de 14 comprimés

Moscantin®30mg : une boite de 14 comprimés

Morphine injectable (chlorhydrate de morphine à 10 mg/ ml) : 10 ampoules de 1 ml

  1. Dispensation : Loi n° 2009-30 du 9 juin 2009



  • Prescription sur ordonnance extraite d’un carnet à souche imprimé par le conseil de l’ordre des médecins ou des chirurgiens dentistes (à l’exception des liniments et des pommades)

L’ordonnance doit comporter : le numéro d’ordre de l’ordonnance, nom et prénom du médecin, l’adresse du médecin, nom et prénom du malade, l’adresse du malade, la formule de la prescription en toutes lettres, la voie d’administration, le mode d’emploie en toutes lettres, la date en toutes lettres le cachet et la signature du médecin prescripteur.

  • Délai de validité : 48heures, si l’exécution se fait après les 48heures le pharmacien ne délivre que la quantité nécessaire pour le reste de la durée du traitement

  • Limitation géographique : Dispensation exclusive par les pharmaciens du gouvernorat du lieu d’exercice du médecin prescripteur et/ou de la résidence du patient

  • Durée de traitement : Il est strictement interdit d’exécuter des ordonnances prescrivant des substances du tableau B sous forme orale ou transdermique pour une période dépassant 28 jours

Il est aussi interdit d’exécuter des ordonnance prescrivant des substances tableau B sous forme injectable pour une période dépassant 14 jours

Ces dispositions ne s’appliquent pas aux liniments et aux pommades

  • Transcription sur l’ordonnancier : L’ordonnance est obligatoirement transcrite sur l’ordonnancier à l’encre rouge en indiquant les informations suivantes : date, n° d’ordre, nom du médecin prescripteur, désignation, forme, quantité, nom, prénom et adresse du malade ou du tiers avec n° de la CIN

  • Conservation de l’ordonnance : Les ordonnances doivent être obligatoirement conservées chez le pharmacien pendant 3ans à partir du 31 de l’année en cours et il doit garder aussi une copie de la CIN du malade ou bien du tiers

  • Sur l’ordonnance, on dépose le numéro de transcription à l’encre rouge, le cachet et la signature, la date de l’exécution.

  • En cas de manque : Au cas où le pharmacien ne disposerait pas du produit prescrit, il doit apposer sur l’ordonnance son cachet et sa signature avec la mention  « manque » de manière manuscrite et lisible, Ainsi l’ordonnance pourrait être exécutée dans une autre officine qui vérifie les règles de limitations géographiques.

  • Renouvellement : ne sont pas renouvelables à l’exception des liniments et des pommades qui ne peuvent être renouvelés qu’après le délai déterminé par le mode d’emploi indiqué par le prescripteur. Dans ce cas le renouvellement sera transcrit sous un nouveau numéro d’ordre à l’ordonnancier

  • Ne jamais dispenser des produits tableau B en nature



  1. Documents de gestion des stupéfiants :



  1. Registre de sorties journalières :

Il comporte : la date, le numéro d’ordre de transcription à l’ordonnancier, la désignation de la préparation ou de la spécialité et la quantité en toutes lettres (nombre d’unités thérapeutiques délivrées).

Ce registre doit être arrêté à la fin de chaque mois 

  1. Registre d’entrée et de sorties mensuelles :

Il comporte pour chaque spécialité :

  • Les entrées journalières : la date, les quantités reçues en chiffres, non et adresse du fournisseur.

  • Les sorties mensuelles : la date, le relevé mensuel des sorties en lettres et en chiffres, le stock restant en toutes lettres et les observations (concernant les produits périmés ou détruits par l’inspecteur)

Ce registre doit être arrêté le 31 décembre de chaque année

  1. Gestion des stupéfiants :



  • Inventaire annuel des produits tableau B :

Le pharmacien est aussi tenu d’établir un inventaire annuel indiquant pour chaque substance tableau B ou médicament tableau B :

  • Nom de chaque produit et sa forme.

  • Stock existant le 1er janvier.

  • Les entrées et les sorties au cours de l’année.

  • Stock restant au 31 décembre.

  • Etats trimestriels des sorties :

Le pharmacien est tenu d’établir à la fin de chaque trimestre un état de sorties qui regroupe les ordonnances des produits tableau B qu’il a exécuté. Cet état doit indiquer :

  • Le n° d’inscription dans l’ordonnancier.

  • Les noms et prénoms des prescripteurs et leurs adresses.

  • La date de prescription et la date d’exécution.

  • Les noms et prénoms des malades et leurs adresses.

  • Les noms des spécialités et le nombre d’unités thérapeutiques délivrées.

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