Les règles générales de déduction et








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Une question pour faire participer les adhérents



Noter, ci possible, sur un tableau papier, les réponses de l’assistance


Suggérer aussi des réponses en fonction de l’activité de chacun des participants, (activité dont on se sera informé préalablement à la réunion …)


DIAPOSITIVE 6
Entrons maintenant dans le détail des comptes qui composent les autres charges externes, ou frais généraux.

Les comptes 604 et 605 correspondent à de la sous-traitance liée à l’activité à proprement parler.

Ces comptes font l’objet d’un retraitement dans le calcul de la marge c’est à dire qu’ils sont ajoutés aux achats stockés et consommés, pour un commerçant et aux frais de personnel (coût de la main d’œuvre) pour les prestataires et les artisans.
Dans le compte 606, figurent les achats de petites fournitures, petit matériel, (aussi bien des vis que des ramettes de papier pour l’imprimante, produits d’entretien) d’un montant unitaire inférieur à 500 € ainsi que les factures d’eau, d’électricité, de gaz, les notes de carburant.
Tous les frais divers sur achats tels que le transport, les assurances liées à ce transport, les commissions et courtages, la rémunération des transitaires dans la mesure où les montants figurent sur la facture d’achats sont à comptabiliser dans le compte 608.
La dénomination du compte 609 est assez explicite.
Attention : selon les entreprises, le type d’activité, les factures peuvent être enregistrées dans des comptes différents.

Exemple : pour un transporteur, le carburant sera passé en Achats et non en Frais généraux.

Autre remarque : tous les montants relatifs à la législation comptable et fiscale sont susceptibles de varier d’un exercice à l’autre, en fonction de la Loi de finances élaborée chaque année.


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Le compte 611 représente la sous-traitance administrative (travaux de saisie informatique, de secrétariat…).
Crédit-bail sur locations immobilières et mobilières : les loyers versés à une société de crédit-bail sont inscrits dans le compte 612
Dans le compte 613 : les loyers par exemple des locaux, ou montant versé à une société de location de véhicules.
Et le compte 614 pour les charges locatives
Dans le compte 615, on trouve par exemple une facture du plombier pour la réparation d’une fuite.
En 616, on y trouve l’assurance multirisques (incendie, vol, responsabilité civile) du local, des véhicules, dommages -construction, risques d’exploitation, assurance transport et insolvabilité clients.
Les études de marché se retrouvent dans le compte 617.
Le compte 618 regroupe tous les frais de documentation, colloques, séminaires et conférences.

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En 621, personnel intérimaire principalement.
622, les honoraires de l’expert-comptable par exemple, les frais d’actes et de contentieux, rémunérations d’affacturage (recouvrement des créances confié à une société extérieure).
623, annonces, échantillons, cadeaux à la clientèle, catalogues et imprimés, foires et expositions, pourboires, dons courants.
624, frais de transports de biens et de personnes
625, voyages et déplacements, frais de déménagements, nous verrons plus loin des limites quant à leur déductibilité.
626, timbres, factures téléphone, Internet
627, il s’agit des services bancaires au sens de location de coffres, frais sur titres et sur effets, frais de dossier sur emprunts mais en aucun cas ne doivent être portés dans ce compte ni les agios sur découvert bancaire, ni les intérêts d’emprunts.
628, comptabilisation des cotisations (éventuellement la cotisation d’adhésion au C.G.A.), concours divers, frais de recrutement de personnel (petites annonces).


DIAPOSITIVE 9

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Chaque postulat va être développé sur les vues suivantes.
Une précision toutefois  sur Dépenses exposées dans l’intérêt de l’entreprise :

c’est à dire des dépenses qui vont lui permettre de fonctionner, de développer son chiffre d’affaires, de maintenir son matériel en état de marche, etc….

Un exemple : des frais de restaurant importants alors que le chiffre d’affaires diminue

Lors d’un contrôle fiscal, l’inspecteur peut remettre en cause le bien-fondé de ces dépenses.

L’exploitant peut lui rétorquer que justement parce que les recettes diminuent il a fallu prospecter de nouveaux clients et pour cela il les a réuni autour d’un déjeuner d’affaires…..
L’exploitant est juge de l’opportunité de sa gestion et l’Administration ne peut se substituer à lui pour apprécier ce qui aurait le mieux convenu à son entreprise.


DIAPOSITIVE 10
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Un exemple pour caractériser les dépenses d’ordre personnel :
il n’est pas possible pour une entreprise de nettoyage d’affecter un de ses salariés au nettoyage de sa demeure personnelle et de comptabiliser le salaire versé pour ces heures dans les charges de l’entreprise.

De même, un commerçant qui fait appel à une entreprise pour le nettoyage de son local commercial, et profite de ce service pour son domicile également, ne peut déduire la totalité de la facture : seule la part afférente au local professionnel est admise en déduction.
Autre exemple :

Participation à un congrès, l’épouse accompagne l’exploitant : ses frais à elle ne sont pas déductibles, à moins qu’elle soit conjoint collaborateur et que son déplacement soit réalisé dans l’intérêt de l’entreprise.
Charges mixtes : une pièce du domicile personnel de l’exploitant est utilisée comme bureau.

Il est possible de déduire des charges de l’entreprise une partie de la facture d’électricité, de téléphone, du montant du loyer.

Attention, si un pourcentage est affecté pour le calcul de la part d’utilisation personnelle il doit résulter d’un calcul réel basé sur un volume, une surface, un temps, un nombre de kilomètres (cas du véhicule qui est utilisé aussi bien pour l’entreprise que dans la vie privée).
Un conseil de bon sens : pour le téléphone il est préférable d’avoir 2 lignes, une personnelle et une professionnelle.
Lors d’un contrôle fiscal, ce sont ces postes de dépenses qui sont le plus souvent remis en cause donc y porter une vigilance accrue.
DIAPOSITIVE 11

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Libéralité, au sens de largesse, générosité : procurer un avantage à autrui sans contrepartie.
D’une manière générale, l’acte anormal de gestion est celui qui met une dépense ou une perte à la charge de l’entreprise ou qui prive cette dernière d’une recette sans être justifié par les intérêts de l’exploitation commerciale
Toutefois, est considéré comme un acte de gestion normal un abandon de créances à une société cliente, en difficulté, dont la mise en liquidation compromettrait la poursuite de l’activité de l’entreprise créancière.

De plus, les abandons de créances à caractère commercial consentis ou supportés depuis le 1er janvier 2006, dans le cadre d’un plan de sauvegarde ou de redressement, sont déductibles.


Mais garder à l’esprit l’idée que l’entreprise est censée faire du chiffre d’affaires, dégager du bénéfice.

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1) Conséquence d’une immobilisation déduite à tort dans les frais généraux : perte des amortissements non pratiqués depuis l’acquisition.
ex : nouveau moteur pour une voiture, changement de l’installation électrique dans le local commercial.
2) La justification par des pièces permet le contrôle de la réalité des frais portés en déduction.

L’administration admet que les « facturettes » remises au moment du paiement par carte bleue soient un justificatif valable pour les petites dépenses (stationnement, essence et autoroute).

Toutefois, dans ces conditions la T.V.A. reste non déductible à moins que le montant de celle-ci y figure.
Un conseil : penser à faire des copies de ces petites facturettes car avec le temps, l’encre disparaît.
Règle générale : un paiement = une facture (sauf tolérance pour les

« facturettes »).
Rappel : les transactions commerciales de commerçant à commerçant doivent obligatoirement faire l’objet d’une facture.

De plus le montant maximum payable en espèces par un commerçant, dans son activité de commerçant est de 750 €.

Pour un particulier, ce montant est limité à 3 000 €.
Précisions pour les notes de restaurant :

doit figurer, même de manière manuscrite, le ou les noms des personnes ayant mangé.

En outre doit être spécifié au moins le nombre de menus avec le prix et le montant de la TVA acquittée pour que celle-ci soit récupérable.


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1) Certaines charges, par exemple, les primes d’assurances couvrent des périodes à cheval sur 2 exercices (ex : cotisation du 1er octobre au 31 mars). L’exercice fiscal s’arrêtant au 31 Décembre, il convient de constater une charge payée d’avance (cotisation du 1 janvier au 31 mars) puisqu’en partie elle ne se rattache pas à l’exercice.

De même, lorsqu’une charge est définitivement engagée et n’a pas été acquittée à la fin de l’exercice, elle vient en diminution des résultats et constitue une « charge à payer ».

Exemple : salaires de décembre du personnel payés en janvier, les congés payés, certaines cotisations sociales personnelles de l’exploitant…)
2) Il s’agit de dépenses relatives à la plaisance, l’exercice de la chasse et de la pêche.

L’amortissement des voitures particulières, pour la fraction de leur prix d’acquisition excédant 18 300 €, n’est pas déductible.

Pour les véhicules acquis depuis le 1er janvier 2006, une nouvelle condition doit être respectée qui tient compte du taux de CO² émis par km. Mention portée sur la carte grise du véhicule.
Nous sommes en octobre 2006, j’achète un véhicule neuf :

si le taux de CO² est < à 200 mg, plafond de déductibilité : 18 300 €

> à 200 mg, plafond de déductibilité : 9 900 €

J’achète un véhicule mis en circulation

avant le 1er juin 2004, plafond : 18 300 € quel que soit le tx de pollution

après le 1er juin 2004, mêmes règles que pour un véhicule neuf.

Le dispositif global de limitation ne s’applique pas aux taxis, ambulanciers, auto-écoles….
Pénalités fiscales de toute nature sanctionnant des infractions relatives à l’assiette des différents impôts et taxes.

Pénalités de recouvrement = intérêts de retard.

Lorsque du fait de prélèvements excessifs par rapport aux bénéfices de l’entreprise, cela génère des frais financiers qui entament le résultat, ces frais financiers ne sont pas déductibles.

DIAPOSITIVE 14

Achats consommés = achats de l’exercice + ou – la variation de stock
Taux de marge commerciale =

(Marge commerciale x 100) / Ventes H.T.
Valeur ajoutée = valeur produite par l’entreprise distribuée à l’ensemble des intervenants de la production, à savoir : les salariés, l’entreprise, l’Etat et la Banque.
Les charges de l’exploitant sont incluses dans le calcul de l’E.B.E.
L’excédent d’exploitation, c’est l’argent dont l’entreprise dispose.

Ce S.I.G. mesure les liquidités dégagées par l’exploitation (avant les frais financiers).

C’est le ratio qui permet de mieux comparer les entreprises entre elles indépendamment des emprunts, du mode de financement (ex : une pharmacie qui démarre).
Rappel : les dotations aux amortissements et provisions ne sont pas une dépense financière.

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Pas de commentaires particuliers

DIAPOSITIVE 16

Distinction entre charges fixes et charges variables

Pour les frais de personnel, on peut bien entendu faire une distinction entre le personnel administratif et le personnel de production.

Pour certaines factures, exemple téléphone, E.D.F., on peut pousser ce raisonnement en séparant l’abonnement, qui est une charge fixe, de la consommation, qui est du variable.

Pour les commerces situés dans des centres commerciaux, le loyer est souvent fonction du chiffre d’affaires réalisé et devient de ce fait une charge variable.
Dans la pratique, il est quelquefois difficile, selon l’activité, de bien faire la distinction entre charges fixes et charges variables.
Quoi qu’il en soit, il est important de souligner que :

plus le chiffre d’affaires augmente

plus les charges variables vont s’accroître.
D’où l’importance d’une bonne maîtrise de ces différents frais…


DIAPOSITIVE 17

Ici les charges variables sont égales aux achats consommés, par mesure de simplification, et il s’agit des données chiffrées d’un commerçant

DIAPOSITIVE 18


On voit dans le dernier exemple l’impact du taux de marge sur le montant du chiffre d’affaires à réaliser pour la réalisation d’un bénéfice identique.

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On note sur le tableau papier les suggestions émises par les participants.
Proposer ensuite de reprendre les différents postes dans l’ordre du plan comptable (diapos 6, 7 et 8)
Reprendre et organiser les réponses données par les adhérents chaque fois que cela est possible.
DIAPOSITIVE 20
En cas de chantiers importants, d’un afflux de commandes, etc, le chef d’entreprise, pour y faire face, a le choix entre embaucher un ouvrier supplémentaire (éventuellement en CDD), recourir à l’intérim ou encore à la sous traitance.
Les raisons du recours à la sous traitance sont diverses : manque de personnel, personnel non qualifié, manque de matériel, tâche très technique, surcroît de travail sur une période courte.
S’assurer que l’entreprise à laquelle on fait appel assume bien ses obligations en matière sociale (lutte contre le travail dissimulé) en se faisant remettre une attestation datant de moins d’un an concernant le dépôt des déclarations sociales ainsi que d’autres documents (voir le détail avec l’expert-comptable).
Vérifier également que le sous traitant est fiable, qu’il a la capacité d’effectuer le travail qui lui est confié, qu’il est assuré pour son entreprise et ses salariés (problèmes de malfaçons, de délai, de secret professionnel …) car en définitive c’est votre responsabilité, votre image de marque qui sont en jeu !!!!
Nécessité de faire une comparaison chiffrée entre les différents choix possibles afin de mesurer l’impact sur les charges de l’entreprise.
Bien évaluer le montant à « refacturer » au client pour éviter les surprises au niveau de la rentabilité du chantier.
Envisager les sanctions en cas de non-respect des obligations des entreprises dans le cas de sous traitance.
Suggestion : pour limiter le recours à la sous traitance, une solution consiste à former ses salariés (cf Le D.I.F.)

Préférer louer le matériel s’il s’agit d’un chantier ponctuel, a contrario investir si l’utilisation est plus fréquente.

Module de formation à suivre : les risques d’une sous - traitance mal préparée…

DIAPOSITIVE 21
Mettre en place des Procédures. Impliquer les salariés

Par exemple :

-veiller à faire le tour du chantier ou de la boutique chaque fin de journée pour ranger tout le matériel,

-établir des fiches d’entretien pour certains matériels afin d’éviter une usure prématurée ou un renouvellement anticipé,

-installer des cadenas,

-être vigilant aux petites fuites d’eau, aux locaux surchauffés
611 : sous traitance générale (travaux administratifs, informatique…)

Évaluer l’intérêt financier de réaliser en interne tout ce qui est factures, relances (ex : élaboration de l’inventaire dans une pharmacie) ou de le confier à une société externe

Cas des grandes entreprises qui ont recours à des « petites mains », la nuit, pour réaliser les inventaires (ex: Leroy merlin, Décathlon). Economie certaine car s’il avait fallu confier ce travail aux salariés, le coût horaire aurait été majoré (heures sup, …). De plus en faisant exécuter ce travail de nuit, il n’y a pas de journée de recettes perdues.

A contrario MONOPRIX fait faire l’inventaire, de jour, par ses salariés, en fermant le magasin pendant une demi-journée.
En ce qui concerne l’énergie :

-limiter le gaspillage,

-valoriser ses propres ressources (utilisation du bois, des déchets sous forme de combustibles permet de réduire la facture de chauffage).

-identifier clairement ses besoins,

-chercher des pistes d’amélioration, d’économie (ampoules, etc)

-réfléchir à l’utilisation d’énergies renouvelables.

Exemples :

-une entreprise de transport a réalisé d’importantes économies en passant au biocarburant,

-une entreprise de plantes et d’articles de jardin a opté pour le chauffage au sol et un système de chauffage radiant (réduction de 30 % de la consommation électrique).
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