Siège Social: La mairie 50340 Flamanville Tél.: 02. 33. 04. 46. 08 Fax: 02. 33. 53. 27. 30 Site: rugbyouestcotentin com








titreSiège Social: La mairie 50340 Flamanville Tél.: 02. 33. 04. 46. 08 Fax: 02. 33. 53. 27. 30 Site: rugbyouestcotentin com
date de publication06.06.2017
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Association Loi 1901 – Fondée le 16 octobre 1995

Siège Social: La mairie 50340 Flamanville Tél.: 02.33.04.46.08 Fax: 02.33.53.27.30 Site: rugbyouestcotentin.com
Etaient présents : Emilie Lemaître, Lydie Cochard, Nelly et Jean Paul Desportes, Nathalie Léonard, Dominique Hamel, Pascal Lebailly, Dominique et Mickael Guinard, Karine et Frédéric Ponsard, Jean Yves Leguennec, Gilberte Lemaître, Didier Ruel, Fabien Hurel, Xavier Haure
Sont excusés: Yves Combes, Daniel Ruel
Objet: compte-rendu de la 1ère Commission Club House du 10 novembre 2010



A quoi sert le club House ? : C’est un lieu de convivialité qui facilite les échanges, la solidarité et qui renforce l’esprit de groupe. Le club house est donc un lieu indispensable dans la cohésion sociale et pour fédérer un club, en l’occurrence le ROC. Evidemment, il va sans dire que certaines règles sont à respecter et une multitude de petites tâches sont nécessaire à son bon fonctionnement
But de la commission :
Trouver un mode de fonctionnement du « club house » et définir les tâches qui lui sont associées.

Définir les règles de fonctionnement

Avoir plus de lisibilité et savoir, qui fait quoi !

Elargir le nombre de bénévoles associés à cette commission
Compte-rendu:

1. Ouverture du Club House régulière
- Mercredi après midi  : Pour l’école de rugby (14h00/18h00)

-Jeudi soir : Pour les Féminines (20h00/23h00)

- Vendredi soir : Pour les seniors (20h00/23h00)

- Samedi matin : pour l’école de rugby (9h00/13h00)

- Samedi après midi : Pour cadets et juniors ou tournois (14h00/18h00)

- Dimanche après midi : matches seniors ou féminines (13h00/20h00)

Nota : gestion de la buvette au bord du terrain et la réception d’après matchs dans une salle de réception du château
Les horaires d’ouverture/fermeture restent inchangés.

D’autres créneaux pourraient être envisagés avec l’accord du coordinateur de la commission
2. Coordinateur et animateur de la commission club house
Afin d’avoir plus de lisibilité et de mieux répartir les tâches à faire, il était nécessaire qu’un bénévole prenne en charge le poste de « Coordinateur/Animateur » de la commission club house. Il est évident que ce n’est pas la personne qui devra tout faire, mais plutôt le contraire ! Elle veillera au bon fonctionnement du club house avec l’appui d’au moins un membre du bureau.

Merci à Jean Yves Leguennec de se porter volontaire pour cette fonction.

3. Fonctionnement pôles
Il est nécessaire d’établir une liste de personne habilité à ouvrir le club house, cette personne pourra désigner quelqu’un d’autre pour effectuer cette tâche.
Ecole de rugby : Nathalie Léonard en est la référente et l’ensemble est défini en « Staff école de rugby ». Mme Karine Ponsard ainsi que Mme Dominique Guinard se propose de l’épauler dans cette tâche.
Féminines : Lydie Cochard en est la référente.
Cadets/Juniors : Pascal Lebailly en est le référent
Séniors : Didier Ruel en est le référent, il est épaulé par Fabien Hurel et Mickael Guinard, et il associe les seniors aux diverses tâches « en staff séniors »
4. Approvisionnement du club house
Un stock mini en sodas, café, sucre, bière, vin et gobelets sera défini et tenu à jour.

Les demandes particulières devront être effectuées par les référents de pôle sus citées auprès des personnes chargées de l’approvisionnement.

Jean Yves Leguennec, Xavier Haure, Jean Paul Desportes sont chargés d’approvisionnement. Daniel Ruel pourra également participer à cette tâche, dès que sa santé le permettra !

Ces personnes passeront des commandes spéciales pour les diverses manifestations (tarot, repas, loto, tournoi, vide grenier,…). Ce système permettant de gérer au mieux le côté financier.
Nota : Les commandes de nourriture d’après matchs sont passées par David Poulain.
5. Personnes susceptibles ou ayant déjà tenu le club house ou la buvette

Gilberte Lemaitre, Lydie Cochard, Lydie Gourhan, Mme Hébert, Pierre Bodros, Frédéric Ponsard, Mickael Guinard, Pascal Lebailly, Béatrice Choubrac, Corinne Castel, Catherine Ruel, Françoise Chartier, Daniel Ruel, Jean Paul Desportes, Jean Yves et Dany Leguennec, Yves Combes, Francine Bourgeois, Sébastien Lhermenier, Frédéric Gaumain, Dominique Hamel,…
Cette liste n’est pas exhaustive, mais permet de recenser dans un premier temps les personnes se proposant à ces tâches. Cela laisse la possibilité à d’autres bonnes volontés la possibilité de s’y associer.

Plus on est nombreux et moins cela paraîtra lourd !
6. Organisation pour les prochains dimanches (jusqu’au 12 décembre 2010)
Préparation et tenus Buvette et après match.


Dimanche 21 novembre2010

Senior contre Elbeuf

Féminine contre valenciennes

Au château :

Jean Yves et Danny Leguennec

Frédéric Ponsard et Didier Ruel
A Les Pieux :

Dominique Guinard et Karine

Ponsard

Réception AM: Orangerie

Dimanche 19 décembre 2010

Senior : repos

Féminine contre Tourcoing ?
A Les Pieux :

Dominique Guinard

+ 1 à 2 seniors

Réception AM : à définir

Dimanche 5 décembre 2010

Sénior contre Bernay

Féminine en déplacement

Au château :

Pascal Lebailly

Dominique Hamel

Didier Ruel



Réception AM : Corps Central

Dimanche 12 décembre 2010

Sénior conte Mont St Aignan

Féminine : repos

Au Château :

Gilberte Lemaitre

Lydie Cochard

Dominique Hamel
Réception AM : Corps central



Nota : Les seniors se partageant les tâches de préparation et de rangement suite à l’après match, comme convenu en réunion de « staff sénior »
7. Fonctionnement du club House :
- Le club house est tenu par les personnes désignées par les référents des 4 pôles.

- Un boitier centralisant les clés qui servent à fermer ou ouvrir la machine à bière, placards à boissons et tiroirs bar est en place dans le couloir d’accès à la cuisine. Un code à 4 chiffres permettra à la personne déléguée au club house de l’ouvrir et ainsi d’avoir accès aux boissons. L’ensemble devant être refermé après utilisation.

- La caisse est mise à disposition par Jean Paul Desportes au château avant les entraînements, cette dernière devant lui être remise dans les meilleurs délais.

- La commission laisse un peu de souplesse par rapport aux ardoises, mais ses dernières n’excèderont pas 30 euros. Il est de la responsabilité de chacun des consommateurs de s’acquitter de ses dettes dans les meilleurs délais.

- Une carte de boisson est en service et permet d’acheter 12 boissons pour 20 euros, la 11ème carte étant offerte. Il n’est pas toléré d’ardoise sur l’achat de carte de boisson.

- Le nettoyage et le rangement du club house doit se faire dans un premier temps par les utilisateurs au fur et à mesure de son utilisation.

- Le matériel mis à disposition doit être laissé en bon état d’usage après utilisation.

- Un panneau de correspondance sera installé dans la cuisine, afin de signaler les éventuels manques ou disfonctionnement.
- D’autres parts, il est nécessaire de respecter les horaires de fermeture du club house.

- La commission de sécurité n’a pas donné son résultat définitif à la mairie et il ne faudrait pas que cela donne un prétexte de limitation du club house.
Important : la personne chargée de fermer le club house aura à sa disposition dans la caisse une clé pour fermer l’accès au bureau et donc à l’ensemble des installations.

Cette personne veillera à ce que les lumières extérieures (cour des communs, accès, ..) soient éteintes en fin de soirée !
8. Divers
Une liste de matériel et une ou deux caisses permettant d’alimenter le chalet (buvette) vont être élaborés prochainement. Action, Lydie Cochard

Une caisse ou sac torchons à laver sera également mis en place. Le lavage devant être organisé ! (relais ou bénévole)
La prochaine réunion de la commission Club House se fera le 15 décembre à 18h00, elle permettra de faire le point et de corriger les choses si nécessaire.
Pour le Commission Club House

Le 14 novembre 2010

Xavier Haure


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