Note sur la mise en œuvre








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[Modèle] Première Nation

Politique sur l’évaluation des employés et la planification

Approuvée par le Conseil le ___________________




Énoncé de politique et de procédure

Politique no :




Direction de :




Date d'émission ou d'entrée en vigueur





Note sur la mise en œuvre :

Visitez notre site Web au http://www.fnfmb.com pour vous assurer que la date d'émission de l’ÉPP ci-dessus représente la plus récente version.

Politique provisoire : no 11

Date de publication : 1er avril 2015


AVIS AUX UTILISATEURS

Le présent document est destiné à être utilisé par les Premières Nations du Canada. Il présente un modèle d'énoncé de politique et de procédures (« ÉPP ») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le Conseil de gestion financière des Premières Nations (« le CGFPN ») conformément à la Loi sur la gestion financière des Premières nations (« la Loi »). La politique et les procédures sont également conformes aux dispositions du Modèle de loi sur l'administration financière (« Modèle de LAF ») publié par le CGFPN. Il devrait être adapté aux circonstances particulières de votre Première Nation afin d'avoir la portée et la flexibilité nécessaires à sa mise en œuvre. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir les conseils ou l'aide de professionnels afin de vous conformer à la loi sur l'administration financière, à la culture et à l'environnement opérationnel de votre Première Nation.

Le présent ÉPP fait partie d'une série de modèles de politiques élaborés par le CGFPN afin d'aider les Premières Nations à se conformer à la loi sur l'administration financière. Le présent modèle et d'autres peuvent être téléchargés sans frais à partir du site Web du CGFPN. Pour y avoir accès et recevoir de plus amples renseignements, visitez la page « Documents de base » à l'adresse http://www.fnfmb.com/fr/core-documents/.

FORMAT ET STRUCTURE

Les modèles de politiques et procédures élaborés par le CGFPN sont basés sur un format normalisé. Les utilisateurs doivent personnaliser ce contenu en utilisant un libellé et des procédures qui conviennent aux besoins de leur Première Nation et soient conformes à sa Loi sur l’administration financière.

  1. Politique – Un énoncé clair indiquant un protocole ou une règle de la Première Nation qui touche un domaine précis.

  2. Objectif – La raison ou la justification sous-tendant la politique et les procédures.

  3. Portée – Les domaines, fonctions, personnes ou secteurs touchés par la politique.

  4. Définitions – Tous les termes spécialisés qui ne sont pas définis autrement.

  5. Responsabilités – À l'aide de titres ou positions génériques utilisés dans les Normes du CGFPN, décrivent qui est responsable de la mise en œuvre ou de la mise à jour de la politique et des procédures.

  6. Procédures – Décrivent les étapes, les détails ou les méthodes qui doivent être utilisés pour mettre en œuvre et mettre à jour la politique et les procédures.

  7. Références – Liste des documents, politiques, lois, règlements, etc., utilisés pour élaborer la politique ou qui ont une influence sur elle.

  8. Pièces jointes – Les formulaires, rapports ou dossiers créés à partir de la politique.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le CGFPN s'est efforcé d'élaborer un modèle de politique susceptible d'être utilisé par une gamme étendue de Premières Nations. Néanmoins, le CGFPN ne fait aucune représentation et n'offre aucune garantie expresse ou implicite en ce qui concerne l'exactitude ou le caractère complet du contenu de modèle de politique, ni de son caractère approprié pour une Première Nation en particulier. Le présent ÉPP a été élaboré de manière à être conforme aux Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN et aux Normes relatives à la loi sur l'administration financière, à la date de publication indiquée sur la page titre de la présente politique. Les utilisateurs reconnaissent que les Normes du CGFPN et la Loi sur laquelle lesdites Normes s'appuient peuvent être révisées périodiquement. Conséquemment, nous conseillons aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Web du CGFPN pour consulter la version la plus récemment mise à jour, lorsqu'ils considèrent l'adoption du présent modèle d'ÉPP.

Le présent ÉPP n'est qu'un modèle. Le CGFPN se dégage de toute responsabilité que ce soit à l'égard de quelque dommage causé par ou découlant de l'utilisation, de l'adaptation ou de la mise en œuvre du présent ÉPP. Les Premières Nations qui utilisent le présent ÉPP demeurent entièrement responsables de s'assurer que leurs propres politiques et procédures conviennent aux besoins de la Première Nation concernée et sont conformes à ses exigences.


  1. 1. Politique

Le Conseil a comme politique de mettre sur pied un système officiel d’évaluation du rendement des employés qui aidera la direction à reconnaître les contributions individuelles à la Première Nation et à cerner les secteurs à développer.

  1. Objectif

La présente politique a pour objectif d’établir un processus d’examen du rendement des employés et de perfectionnement efficace qui lie le rendement et le perfectionnement des membres du personnel aux buts et aux objectifs de la Première Nation.

  1. Portée

La présente politique s’applique à tous les membres du personnel de la Première Nation.

  1. Définitions

« formulaire d’évaluation des employés » réfère au formulaire documenté et aux ressources connexes adoptés par la Première Nation aux fins de l’évaluation du rendement des employés.

« superviseur immédiat » signifie un employé désigné comme responsable de la gestion et de la supervision du travail et du perfectionnement d’autres membres du personnel.

« plan d’amélioration du rendement » est un plan établi par le superviseur immédiat d’un employé, à la suite de consultations auprès de cet employé, en vue de mettre l’accent sur les secteurs à améliorer et à développer, cernés lors du processus d’examen du rendement.

  1. Responsabilités

    1. Le Conseil est chargé :

      1. d’évaluer le rendement du directeur principal [, du directeur principal des finances et de l’administrateur fiscal] ou d’établir le processus à l’aide duquel [son /leur] rendement sera évalué;

      2. d’établir et de mettre en œuvre un plan pour toute formation des dirigeants ou des employés de la Première Nation qui sera nécessaire pour répondre aux besoins et aux exigences futurs de la Première Nation, après avoir tenu compte de la relève et de tout changement prévu dans les activités de la Première Nation;

      3. d’établir et de mettre en œuvre un processus documenté :

        1. pour mesurer les aptitudes et les compétences des employés de la Première Nation par rapport aux responsabilités qu’ils doivent assumer dans le cadre de leur emploi;

        2. pour déterminer les exigences en matière de formation de ces employés;

        3. pour ajuster, au besoin, leurs tâches et leurs responsabilités de sorte qu’elles reflètent leurs aptitudes et leurs compétences respectives.

    1. Le directeur principal est chargé :

      1. d’effectuer le suivi et l’examen de la mise en œuvre du processus d’évaluation et de s’assurer que l’on respecte la présente politique et ses procédures dans le cadre du processus d’évaluation du rendement;

      2. d’évaluer tous les dirigeants de la Première Nation, à l’exception de ceux qui relèvent directement du Conseil.

    1. Le dirigeant ou superviseur des RH est chargé :

      1. de fournir quotidiennement du soutien et des conseils aux membres du personnel et aux superviseurs au sujet de la présente politique et de sa mise en œuvre;

      2. d’offrir aux superviseurs et aux membres du personnel une formation générale afin d’optimiser le rendement des employés et leur évaluation.

  1. Procédures

Planification du rendement

    1. Les superviseurs immédiats veillent à ce que la description de tâches de chaque membre du personnel dont ils assurent la supervision soit exacte et à jour.

    2. Les superviseurs immédiats fixent avec chaque membre du personnel la tenue d’une séance individuelle de planification du rendement pour convenir d’un minimum de [●] objectifs en matière de rendement à atteindre au cours du prochain exercice.

    3. Une fois que l’employé et le superviseur immédiat ont convenu des buts, ils déterminent les indicateurs clés de rendement et la période d’atteinte des buts. Cela constitue le plan de rendement.

    4. Le plan de rendement (buts, indicateurs et période d’atteinte des buts) est documenté en double et signé par le superviseur immédiat ainsi que le membre du personnel. Une copie du plan est envoyée au service des RH, puis conservée dans le dossier personnel de l’employé. L’autre copie est remise à l’employé, qui la conservera.

    5. Tout en tenant compte des ressources nécessaires, le superviseur immédiat et l’employé cernent les besoins de l’employé en matière de formation et de perfectionnement, qui lui permettront d’atteindre les objectifs de rendement. Le superviseur immédiat présente le plan de formation au directeur principal à des fins d’approbation. Le plan de rendement comprend le plan de formation et de perfectionnement approuvé.

(6) Le directeur principal examine et approuve tous les plans de formation pour s’assurer de leur harmonisation avec les besoins et les exigences futurs en matière de formation concernant le système de gestion financière de la Première Nation.

Évaluation du rendement

    1. Pendant l’année (à la moitié du cycle de gestion du rendement), le superviseur immédiat et le membre du personnel se réunissent au moins une fois avant la dernière évaluation pour passer en revue le progrès des buts et pour cerner tout problème, obstacle ou but nouveau/modifié qui est peut-être évident et qui risque d’entraîner des répercussions sur l’atteinte des buts établis et le plan de formation et de perfectionnement.

    2. À la fin du cycle de gestion du rendement (c.-à-d. à la fin ou près de la fin de l’exercice), les superviseurs immédiats fixent avec chaque membre du personnel une réunion de fin d’exercice pour discuter de l’évaluation du rendement.

    3. En préparation de la réunion de fin d’exercice sur l’évaluation du rendement, les membres du personnel procèdent à une autoévaluation en tenant compte des accomplissements et de toute circonstance atténuante, qui ont possiblement entraîné des répercussions sur la progression du rendement et de la formation. L’autoévaluation est présentée avant la réunion de fin d’exercice concernant l’évaluation du rendement.

    4. Le superviseur immédiat examine l’autoévaluation et fournit une évaluation objective de la réalisation ou de la non-réalisation des buts en prenant en considération les commentaires faits par l’employé dans l’autoévaluation.

    5. Le superviseur immédiat prépare une évaluation d’employé qui tient compte de chaque but dont ils avaient convenu ensemble au début du cycle de gestion du rendement.

    6. L’évaluation annuelle du rendement sert à obtenir un consensus quant au rendement de l’employé.

    7. Le superviseur immédiat et l’employé signent deux copies de l’évaluation; le document original est envoyé au service des RH, qui le conservera dans le dossier personnel de l’employé.

    8. Si le membre du personnel n’est pas d’accord avec les résultats de l’évaluation du rendement, il peut demander la tenue d’une réunion officielle avec son superviseur immédiat et le directeur principal ou le dirigeant des RH pour en arriver à une entente. S’ils n’en viennent pas à une entente, le membre du personnel peut choisir de ne pas signer l’évaluation du rendement, et ce choix sera noté à son dossier personnel d’employé, tout comme les notes prises pendant sa réunion avec le directeur principal ou le dirigeant des RH.

Gestion du rendement

  1. En cas de rendement insatisfaisant, le superviseur immédiat dresse un Plan d’amélioration du rendement. Ce plan présente les attentes en matière de rendement, les ressources auxquelles l’employé a accès et un échéancier prévoyant les dates d’achèvement et de réévaluation.

  2. Les superviseurs immédiats suivent de près le progrès des employés en ce qui concerne le respect du Plan d’amélioration du rendement et mènent une évaluation officielle du rendement à intervalles réguliers et prévus jusqu’à la fin de l’échéancier d’amélioration du rendement.

  3. Les superviseurs immédiats déterminent si l’employé s’est suffisamment amélioré et répond maintenant aux attentes en matière de rendement énoncées dans l’échéancier d’amélioration du rendement.

  4. Si, après l’application d’un plan de mesures correctives, le superviseur immédiat détermine que le rendement de l’employé ne répond toujours pas aux attentes en matière de rendement, le superviseur immédiat peut, conformément à la politique et aux procédures de la Première Nation, prendre d’autres mesures correctives.



  1. Références et autorités connexes

    1. Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN

      1. Norme 12.7.3 – Dirigeants et employés de la Première Nation - Évaluation des employés

    1. Normes relatives à la Loi sur l’administration financière (LAF) du CGFPN

      1. Norme 11.4.4 – Employés - Politiques et pratiques liées aux RH

      2. Norme 11.4.5 – Compétence du personnel



  1. Pièces jointes

Aucune


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