Convention portant sur l’évaluation des besoins des retraités, l’élaboration, la valorisation et le suivi du plan d'actions personnalisé








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Convention portant sur l’évaluation des besoins des retraités, l’élaboration, la valorisation et le suivi du plan d'actions personnalisé
ENTRE LES SOUSSIGNES :
La Caisse nationale d'assurance vieillesse des travailleurs salariés 110, avenue de Flandre - 75951 PARIS CEDEX 19, établissement public national à caractère administratif (article L.222-4 du code de la sécurité sociale)

représentée par Madame Christiane FLOUQUET - Directeur de l'action sociale d'Ile de France

agissant conformément à l'article R.224-7 du code de la sécurité sociale, sur délégation de Monsieur Pierre MAYEUR, Directeur (article L.224-3 du code de la sécurité sociale et décret du 15 juillet 2009)

désignée ci-après la Caisse

d'une part,

et

«service» «service1»

ci-dessous dénommé(e) la structure

dont le siège est actuellement situé : «adresse»
«adresse1»
«adresse2»
«Adresse_3»



représenté(e) par «nom», «TITRE»
dûment accrédité(e) à l’effet de passer la présente convention,

d’autre part,


Préambule
L'Assurance Retraite propose aux retraités fragilisés (GIR 5 et 6) un accompagnement destiné à favoriser le maintien à domicile et en autonomie des personnes âgées retraitées du régime général à titre principal.
A cette fin, elle propose une évaluation globale des besoins qui doit servir à diffuser des messages de prévention sur les comportements adéquats pour favoriser le "Bien Vieillir" et à définir avec la personne les contours d'un plan d'actions personnalisé(PAP) visant à répondre à ses besoins, en prenant en compte les différentes composantes du maintien en autonomie (besoins d'aides et services à domicile, assistance et sécurité, accompagnement dans le maintien du lien social, prise en compte des besoins d'adaptation de l'habitat, informations et conseils en prévention, ...).


ll est convenu ce qui suit :
Article 1 - Objet de la convention
La présente convention a pour objet de fixer les conditions dans lesquelles la Caisse confie la mission d’évaluer à leur domicile les besoins de retraités relevant, à titre principal, du régime général de la branche retraite, d’élaborer, le cas échéant, un plan d’actions personnalisé (PAP), de le valoriser en euros et de contribuer au suivi de l’effectivité de la mise en œuvre du plan.
A cette convention est joint un guide de l’évaluateur qui précise les conditions de réalisation de l’évaluation des besoins des retraités, de l’élaboration, de la valorisation et du suivi des plans d’actions personnalisés.

Article 2 - Engagements réciproques
2.1 Engagements de la Structure signataire

LA REALISATION DUNE PRESTATION POUR LE COMPTE DE LA CAISSE
La prestation réalisée par la Structure porte sur plusieurs éléments définis ci-après, et se conforme au contenu du guide de l’évaluateur joint.
A la demande de la Caisse et dans les conditions définies par celle-ci, la Structure :
 réalise une évaluation des besoins des retraités, à leur domicile, puis la transmet à la Caisse de façon dématérialisée via le Portail Partenaires Action Sociale (PPAS) dans les délais précisés en annexe 1 de la convention.

 favorise la qualité de complétude du dossier d’évaluation (objectif précisé en annexe 1 de la convention).

 favorise la diversification des plans d’actions personnalisés (objectif précisé en annexe 1 de la convention).

 s’assure, dans le cas de réexamen de prise en charge, que la situation administrative du demandeur n’a pas évolué et recueille les éléments nécessaires à l’examen de ses
ressources en cas de changement de la situation ;

 élabore, si le retraité répond aux critères de fragilité Cnav, le plan d’actions personnalisé ;

 effectue la valorisation indicative du plan d’actions personnalisé au domicile du retraité ;

 transmet l’évaluation en mode dématérialisé via PPAS (par fichier ou formulaire) ;

 contribue au suivi de l’effectivité de la mise en œuvre du PAP. A ce titre, la structure s’engage à :

- mettre en œuvre ses compétences en matière de travail en réseau afin de faciliter
la mise en œuvre effective auprès du retraité de son plan d’actions personnalisé tel qu’il aura été validé par la Caisse ;

- signaler à la Caisse toute information concernant la situation du retraité susceptible d’entraîner la révision du plan d’actions personnalisé ou un réexamen de ses
besoins ;

 s’engage à assurer une veille documentaire des informations régulièrement mises à disposition par la Caisse dans le cadre de la mission d’évaluation, notamment au travers du Portail Partenaires Action Sociale.
La zone géographique sur laquelle la Structure exerce ces missions est définie en annexe. Celle-ci peut être modifiée par voie d’avenant.

LES COMPETENCES ET PROFESSIONNALISME DES EVALUATEURS
Recrutement et Formation des évaluateurs
La Structure s’assure des aptitudes des candidats à exercer les emplois d’évaluateurs proposés, et elle organise à cette fin son processus de recrutement.
Les professionnels de l’évaluation doivent ainsi :
- être titulaires d’un diplôme, certificat ou titre délivré par l’Etat, ou homologué, ou inscrit au répertoire national des certifications professionnelles, attestant de leurs compétences dans le secteur concerné et au niveau d’intervention souhaité ;
- à défaut, ils doivent disposer d’une expérience professionnelle significative dans le secteur concerné et au niveau souhaité.
La Structure s’engage à soutenir et accompagner les professionnels de l’évaluation dans leur pratique professionnelle par différents moyens tels que la formation, les réunions d’échange de pratiques, les entretiens individuels.
La Structure veille en outre à respecter les exigences de la Caisse en termes de participation aux formations, réunions, entretiens de bilan, etc.
Elle signale à la Caisse tout changement dans la composition de l'équipe d'évaluateurs1. Elle s’assure que les nouveaux évaluateurs assistent aux formations ad hoc proposées par la Caisse.
Le personnel d’encadrement de la Structure justifie pour sa part de compétences managériales, qui lui permettent d’assurer le fonctionnement de la Structure dans le respect du guide de l’évaluateur, de coordonner les interventions et de développer le travail en réseau.
Règles de professionnalisme à respecter par les évaluateurs
L’évaluateur :
 représente la Caisse vis-à-vis des retraités et des partenaires engagés dans le dispositif d’évaluation globale ;
 établit une relation de confiance et de dialogue avec le retraité et son entourage familial et social ;
 respecte l’intimité des personnes et des familles, leur culture, leur choix de vie, leur espace privé, et leurs biens, ainsi que la confidentialité de toutes les informations reçues2;
 ne peut recevoir des bénéficiaires auprès desquels il intervient toute délégation de pouvoir sur les avoirs, biens ou droits, toute donation, tout dépôt de fonds, de bijoux ou valeurs ;
 respecte les droits et libertés individuels, conformément à l’article L. 311-3 du code de l’action sociale et des familles tel qu’il est susceptible de s’appliquer à l’intervention d’évaluation.

AUTRES OBLIGATIONS A RESPECTER PAR LA STRUCTURE
Confidentialité des données
La Structure considère comme « confidentielles », et entrant dans le champs d’application du secret professionnel auquel elle sera tenue, les informations de toute nature, écrites ou orales, qu’elle serait amenée à connaître durant l’exécution de la conventions. L’obligation de confidentialité de la Structure continuera après expiration des présentes, aussi longtemps que lesdites informations n’auront pas été rendues publiques par la Caisse.
Les Parties conviennent, dès l’achèvement de la convention, pour quelque cause que ce soit, que la Structure procède à la restitution à la Caisse, et à la convenance de celle-ci, de l’ensemble des informations qui lui auraient été transmises ou dont elle aurait eu connaissance dans le cadre de l’exécution de la présente convention, ainsi que de leurs copies éventuelles, soit à leur destruction ou leur anonymisation tout en apportant la preuve de celle-ci à la Caisse, à moins qu’une disposition légale ou réglementaire ne l’empêche.
LE RESPECT DES REGLEMENTATIONS EN VIGUEUR
La Structure respecte les réglementations en vigueur, en particulier eu égard à ses obligations fiscales et sociales, aux autorisations et attestations délivrées par les pouvoirs publics dont elle a besoin pour exercer.
La loi informatique et libertés
La Structure assure, pour le compte de la caisse, le traitement à distance de données à caractère personnel, afin de proposer aux retraités fragilisés un accompagnement adéquat.
La Caisse déclare être en conformité avec les dispositons de la loi N°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dite « Informatique et Libertés », sans que cela dispense la Structure de ses propres obligations, notamment déclarative et de réponse aux demandes de droit d’accès ; La responsabilité de la Caisse ne saurait être engagée du fait du non-respect par la Structure de ses obligations ou de déclaration incomplète auprès de la CNIL pour leurs propres traitements.
La Structure accepte et impose à son personnel ce qui suit :


  1. Ne pas utiliser les informations, par quelque moyen ou finalité que ce soit, pour son propre compte ou pour le compte d’un tiers, à des fins professionnelles, personnelles ou privées autres que celles définies à la présente convention ;

  2. n’assurer la collecte, la conservation et la transmission de données de santé, strictement nécessaires à l’exécution de la présente prestation, au Client, qu’après accord préalable et sur demande de ce dernier, ce dans le respect du secret médical ;

  3. ne pas prendre copie de ces informations ni les stocker, ce qu’elles qu’en soient la forme, pour une autre finalité que l’exécution de la présente convention ;

  4. traiter ou faire traiter les données à caractère personnel conformément aux instructions de la Caisse, et l’informe le cas échéant, dans les plus brefs délais, de l’impossibilité de se conformer aux instructions données. Auquel cas, la Caisse se réserve le droit de suspendre le transfert de données ou de résilier la convention ;

  5. ne pas transférer ou utiliser les données personnelles sans autorisation préalable et écrite de la Caisse ;

  • toute demande contraignante de divulgation des données à caractère personnel ;

  • toute demande reçue directement des personnes concernes sans répondre à cette demande, à moins que la Structure ait été expressément autorisée à le faire ;

  • tout accès fortuit ou non autorisé, faille de sécurité dont la structure auait connaissance au cours de l’exécution de la convention.


Conformément aux articles 34 et 35 de la loi N°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, la Structure met en oeuvre tous les moyens nécessaires, eut égard les risques liés au traitement, à la nature des données à protéger et le coût de mise en oeuvre , afin de protéger les données à caractère personnel contre toute perte fortuite, altération, divulgation à des tiers non autorisés et reconnait que tout manquement à ses obligations de sécurité et de confidentialité est de nature à entrainer la fin immédiate de sa collaboration avec la Caisse, sans indemnité.
LE RESPECT DU PRINCIPE DE LEVALUATION PAR UN TIERS

La Structure prend des mesures organisationnelles, juridiques, financières ou déontologiques propres à assurer l’indépendance de ses activités d’évaluation des besoins des retraités, par rapport aux activités qu’elle est susceptible d’exercer par ailleurs.
LA COORDINATION AVEC LES AUTRES INTERVENANTS OU DISPOSITIFS
La Structure veille à situer les interventions en complémentarité et coordination avec les autres intervenants et dispositifs. A cette fin, elle :
fait preuve d’une bonne connaissance du contexte local social et médico-social ;
développe des contacts réguliers avec les partenaires du réseau gérontologique.

2.2 Engagements de la Caisse
LE PAIEMENT DE LA PRESTATION A LA STRUCTURE

La Caisse assure le paiement dans des conditions tarifaires fixées annuellement par la CNAV par voie de circulaire.
L’ANIMATION ET LE SUIVI DE LA MISE EN OEUVRE DE LA MISSION DEVALUATION DANS LE CADRE DES PAP
La Caisse s’engage à mettre à disposition les documents méthodologiques et de formation nécessaires à la mission confiée à la Structure, et à assurer, à l’égard du signataire, les conditions du bon déroulement de la mise en œuvre des dispositifs d’évaluation et de formulation des plans d’actions personnalisés.
La Caisse s’engage à transmettre toutes les informations dont elle dispose afin d’organiser au mieux l’activité de la structure.
Article 3 - Conditions de paiement des évaluations dans le cadre des PAP

3.1 Demande de paiement par la structure
La demande de paiement est adressée via le Portail Partenaires Action Sociale à la Caisse dans les 3 mois suivant la réalisation de l’évaluation. Toute demande portant sur des évaluations réalisées depuis plus de 3 mois ne sera pas prise en compte par la caisse.

3.2 Conditions de versement des paiements par la Caisse
La Caisse s’engage à effectuer le versement dans un délai de 30 jours calendaires à compter de la réception de la facture dématérialisée.

Article 4 - Situations administrative, comptable, fiscale et parafiscale

4.1 Situation administrative
La Structure doit informer la Caisse de toutes modifications concernant les statuts, les membres du bureau, les délégations de signature, le règlement intérieur, et le personnel dédié aux missions d’évaluation.
Par ailleurs, la Structure devra informer la Caisse de la probabilité de la mise en situation de redressement ou de liquidation judiciaire, au plus tard dès le prononcé de la décision ouvrant la période d’observation.
4.2 Situation comptable, fiscale et parafiscale
L’évaluation des besoins participe à une mission de service public, dont la continuité est un principe structurant.
La Structure est tenue :
 d’utiliser un plan comptable permettant de suivre les opérations financières et comptables relatives à sa mission telle que définie aux articles 1 et 2 de la présente convention ;
 de fournir annuellement à la Caisse le rapport d’activité3, comportant notamment le compte de résultat et le bilan consolidé de son activité générale.
Ces éléments permettent à la Caisse d’exercer si nécessaire un contrôle comptable et un contrôle qualité de chaque Structure pour son activité d’évaluation.

Article 5 - Opérations d’information et de contrôle de la Caisse

La Caisse peut organiser des actions d’information et d’accompagnement technique liées à la mission confiée par la présente convention à la Structure.
Par ailleurs la Caisse se réserve le droit de procéder à tout contrôle découlant de l’objet de cette convention, tant auprès de la Structure que des retraités ayant bénéficié d’une évaluation réalisée par celle-ci.
La Structure s’engage à faciliter ces contrôles et en particulier la vérification par la Caisse de la bonne réalisation des missions qui lui auront été confiées, sur le plan de la qualification des évaluateurs, de la qualité des évaluations et des autres conditions de leur réalisation. A cette fin, un tableau de bord de suivi des évaluations doit être tenu.
Les pièces associées à l'évaluation réalisée par la Structure auprès des retraités du régime général doivent pouvoir être produites par la Structure à la demande de la Caisse pendant les cinq années qui suivent une intervention d’évaluation (attestation de visite).


Article 6 - Date d’effet, durée et conditions de résiliation de la convention

6.1 Date d’effet et durée de la convention
La présente convention prend effet à compter du 1er janvier 2013. Elle est conclue pour la durée de l’année en cours. Elle se renouvelle ensuite, d’année en année, par tacite reconduction.

6.2 Conditions de résiliation de la convention
La présente convention se substitue à la convention d’évaluation précédemment conclue, le cas échéant, avec le signataire, et rend cette dernière convention caduque.
Les parties peuvent mettre fin à la présente convention par lettre recommandée avec accusé de réception sous réserve de respecter un préavis de deux mois.


Fait en deux exemplaires originaux entre les Parties,

A …………., le



«signature»

Pour le Directeur

«signat1»

de la CNAVTS

«signat2»







Le Directeur de l'action sociale
d'Ile de France,






«nom1»

Christiane FLOUQUET


Annexe 1



I – LES INDICATEURS SOCLES

DELAIS DE TRAITEMENT
Premières demandes (hors ARDH) :

  • 20 jours (délai moyen) entre la commande d’évaluation par la Caisse et la transmission de l’évaluation par la Structure, dont 15 jours entre la date de la commande et la date de réalisation de l’évaluation.

Réexamens :

  • La transmission de l’évaluation à la Cnav, via PPAS, doit être réalisée
    deux mois ½ au plus tard avant l’échéance de la prise en charge.

Dossiers spécifiques (toutes les situations d’urgence définies en Ile-de-France, y compris l’ARDH) :

  • 7 jours calendaires maximum entre la commande d’évaluation par la Caisse et la transmission de l’évaluation par la Structure.



DIVERSIFICATION DES PLANS D’ACTIONS PERSONNALISES (PAP)
Premières demandes (hors ARDH) :

La diversification des PAP s’apprécie sur la base du nombre de familles d'aides indiquées sur l'outil de valorisation (2 familles au minimum) et du type de famille sur les prestations accordées au retraité.

L’objectif de diversification est atteint lorsque les prises en charge comprennent des prestations dans les familles d’aide « Habitat et Cadre de Vie » et/ou « Prévention ».

DEMATERIALISATION DES ECHANGES VIA PPAS
Le taux de dématérialisation des échanges entre la Caisse et la structure évaluatrice est atteint lorsque 100 % des dossiers sont transmis via PPAS.

Les dossiers urgents ou spécifiques nécessitant un traitement manuel ne seront pas comptabilisés dans le calcul de cet indicateur.

QUALITE DE COMPLETUDE DU DOSSIER D’EVALUATION
La qualité de complétude des dossiers d’évaluation et des plans d’actions personnalisés est mesurée par la vérification de la cohérence entre les critères de fragilité relevés par l'évaluateur et le PAP proposé, le respect des règles et des consignes quant à la saisie de l'outil de valorisation du PAP.

90 % de dossiers vérifiés doivent être conformes aux consignes transmises par la Caisse.

Annexe 2



Les zones d’intervention «SIGNAT1»
«COMMUNES» «COMMUNE1» «COMMUNE2» «COMMUNE3» «COMMUNE4» «COMMUNE5» «COMMUNE6» «COMMUNE7» «COMMUNE8» «COMMUNE9» «COMMUNE10» «COMMUNE11» «COMMUNE12» «COMMUNE13» «COMMUNE14» «COMMUNE15» «COMMUNE16» «COMMUNE17» «COMMUNE18» «COMMUNE19» «COMMUNE20» «COMMUNE21» «COMMUNE22» «COMMUNE23» «COMMUNE24» «COMMUNE25» «COMMUNE26» «COMMUNE27»

1 La structure s’engage à informer la DASIF de tout mouvement de personnel générant un dysfonctionnement et du plan de redressement mis en place.


2 L’organisme en charge de l’évaluation assure les conditions de travail optimales pour permettre la bonne réalisation des tâches imparties pour la mission d’évaluation notamment grâce à la mise à disposition des moyens matériels utiles.



3 Sur le modèle fourni par la Caisse Nationale d’Assurance Vieillesse, au plus tard à la fin du premier semestre suivant la fin d’un exercice


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