Note sur la mise en œuvre








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[Modèle] Première Nation

Politique sur les approvisionnements

Approuvée par le Conseil, le ___________________.




Énoncé de politique et procédure

Politique no :




Direction de :




Date d’émission ou d’entrée en vigueur :





Note sur la mise en œuvre :

Visitez notre site Web au http://www.fnfmb.com pour vous assurer que la date d'émission de l’ÉPP ci-dessus représente la version la plus récente.



Modèle de politique : no 17

Date d'émission : 1er avril 2015 1er avril 2015


AVIS AUX UTILISATEURS

Le présent document est destiné à être utilisé par les Premières Nations du Canada. Il présente un modèle d'énoncé de politique et de procédures (« ÉPP ») qui est conforme aux exigences contenues dans les Normes relatives aux systèmes de gestion financière et dans les Normes relatives à la loi sur l’administration financière établies par le Conseil de gestion financière des Premières Nations (« le CGFPN ») conformément à la Loi sur la gestion financière des Premières nations (« la Loi »). La politique et les procédures sont également conformes aux dispositions du Modèle de loi sur l'administration financière (« Modèle de LAF ») publié par le CGFPN. Il devrait être adapté aux circonstances particulières de votre Première Nation afin d'avoir la portée et la flexibilité nécessaires à sa mise en œuvre. Pour cette raison, nous vous recommandons d'obtenir les conseils ou l'aide de professionnels afin de vous conformer à la loi sur l'administration financière, à la culture et à l'environnement opérationnel de votre Première Nation.

Le présent ÉPP fait partie d'une série de modèles de politiques élaborés par le CGFPN afin d'aider les Premières Nations à se conformer à la loi sur l'administration financière. Le présent modèle et d'autres peuvent être téléchargés sans frais à partir du site Web du CGFPN. Pour y avoir accès et recevoir de plus amples renseignements, visitez la page « Documents de base » à l'adresse http://www.fnfmb.com/fr/core-documents/.

FORMAT ET STRUCTURE

Les modèles de politiques et procédures élaborés par le CGFPN sont basés sur un format normalisé. Les utilisateurs doivent personnaliser ce contenu en utilisant un libellé et des procédures qui conviennent aux besoins de leur Première Nation et soient conformes à sa Loi sur l’administration financière.

  1. Politique – Un énoncé clair indiquant un protocole ou une règle de la Première Nation qui touche un domaine précis.

  2. Objectif – La raison ou la justification sous-tendant la politique et les procédures.

  3. Portée – Les domaines, fonctions, personnes ou secteurs touchés par la politique.

  4. Définitions – Tous les termes spécialisés qui ne sont pas définis autrement.

  5. Responsabilités – À l'aide de titres ou positions génériques utilisés dans les Normes du CGFPN, décrivent qui est responsable de la mise en œuvre ou de la mise à jour de la politique et des procédures.

  6. Procédures – Décrivent les étapes, les détails ou les méthodes qui doivent être utilisés pour mettre en œuvre et mettre à jour la politique et les procédures.

  7. Références – Liste des documents, politiques, lois, règlements, etc., utilisés pour élaborer la politique ou qui ont une influence sur elle.

  8. Pièces jointes – Les formulaires, rapports ou dossiers créés à partir de la politique.

AVIS DE NON-RESPONSABILITÉ

Le CGFPN s'est efforcé d'élaborer un modèle de politique susceptible d'être utilisé par une gamme étendue de Premières Nations. Néanmoins, le CGFPN ne fait aucune représentation et n'offre aucune garantie expresse ou implicite en ce qui concerne l'exactitude ou le caractère complet du contenu de modèle de politique, ni de son caractère approprié pour une Première Nation en particulier. Le présent ÉPP a été élaboré de manière à être conforme aux Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN et aux Normes relatives à la loi sur l'administration financière, à la date de publication indiquée sur la page titre de la présente politique. Les utilisateurs reconnaissent que les Normes du CGFPN et la Loi sur laquelle lesdites Normes s'appuient peuvent être révisées périodiquement. Conséquemment, nous conseillons aux utilisateurs de consulter régulièrement le site Web du CGFPN pour consulter la version la plus récemment mise à jour, lorsqu'ils considèrent l'adoption du présent modèle d'ÉPP.

Le présent ÉPP n'est qu'un modèle. Le CGFPN se dégage de toute responsabilité que ce soit à l'égard de quelque dommage causé par ou découlant de l'utilisation, de l'adaptation ou de la mise en œuvre du présent ÉPP. Les Premières Nations qui utilisent le présent ÉPP demeurent entièrement responsables de s'assurer que leurs propres politiques et procédures conviennent aux besoins de la Première Nation concernée et sont conformes à ses exigences.


  1. Politique

La Première Nation doit s’approvisionner en biens, de services et d’actifs de manière diligente afin de faire preuve de transparence, d’équité, de qualité et du meilleur rapport qualité-prix pour satisfaire à ses besoins.

  1. Objectif

L’objectif de la présente politique est de fournir une orientation au Conseil sur la façon de planifier, de gérer, d’approuver et de payer les approvisionnements.

  1. Portée

La présente politique s’applique au Conseil, au directeur principal et à tout autre employé de la Première Nation mandaté pour faire, au nom de cette dernière, l’acquisition de biens, de services et d’actifs.

  1. Définitions

« Actifs » comprend les immobilisations corporelles comme l’équipement, les terres et les bâtiments achetés ou construits par la Première Nation.

« Appel d’offres ouvert ou public » signifie le processus consistant à annoncer publiquement les offres. Les appels d’offres ouverts doivent accorder aux éventuels soumissionnaires qualifiés la possibilité de soumissionner sur un projet.

« Comptabilité d’engagement » signifie le processus consistant à mettre de l’argent de côté (conserver les actifs) à des fins déterminées. Les fonds sont par conséquent réservés à des fins ultérieures et ne peuvent être réaffectés à d’autres fins que celles mentionnées.

« Bon » signifie un bon de commande utilisé par une Première Nation pour documenter des dépenses.

« DP » signifie « Demande de proposition », c’est-à-dire le processus généralement suivi avant d’attribuer un important contrat de service. La DP détermine le besoin et laisse le soin aux entrepreneurs potentiels de soumettre une proposition appropriée.

« Équité » signifie qu’il faut accorder aux entreprises et aux personnes qualifiées une chance égale d’obtenir un contrat, et qu’il faut évaluer les soumissions et les propositions conformément aux pratiques généralement reconnues.

« Fournisseur unique » signifie une personne ou une entreprise pouvant vendre des biens ou des services à la Première Nation.

« Meilleur rapport qualité-prix » signifie la combinaison optimale de l’expérience, des connaissances, de l’expertise, de l’emplacement géographique, du rendement, de la qualité, du temps, du service, des caractéristiques de rendement, de la disponibilité des pièces de rechange, des garanties, des coûts initiaux, ainsi que ceux liés au fonctionnement, à l’entretien et au cycle de vie, etc.

« Processus d’appel d’offres » signifie le processus consistant à mettre à la disposition d’éventuels entrepreneurs ou fournisseurs souhaitant présenter des soumissions, les documents décrivant les exigences et les spécifications d’un projet.

« Soumission obtenue sous invitation » signifie un appel d’offres adressé à un certain nombre d’entrepreneurs invités à soumissionner sur un projet spécifique. Afin que le processus soit équitable et qu’il y ait suffisamment de concurrence, les normes de l’industrie précisent qu’au moins trois entrepreneurs devraient être invités.

  1. Responsabilités

  1. Le Conseil est responsable de qui suit :

      1. Assurer, à l’aide de politiques et de procédures documentées, un contrôle efficace sur l’acquisition des biens, des services et des actifs.

  1. Le directeur principal est responsable de ce qui suit :

      1. Faire en sorte que le processus d’approvisionnement soit équitable, ouvert, et qu’il démontre la responsabilité à obtenir le meilleur rapport qualité-prix en fonction du temps et de l’argent;

      2. Communiquer les politiques et les procédures à toutes les parties intéressées.

  1. Le directeur principal des finances est responsable de ce qui suit :

      1. Élaborer, documenter et mettre à jour les politiques et les procédures relatives à l’acquisition de biens, de services et d’actifs;

      2. Participer au processus de sélection, d’évaluation et de surveillance des entrepreneurs et des fournisseurs;

      3. Gérer et effectuer la surveillance des dépenses, ainsi que noter et faire rapport des écarts budgétaires;

      4. Faire en sorte que le personnel de l’approvisionnement reçoive la supervision et l’aide nécessaires à l’exercice de leurs fonctions.

  1. Procédures

Acquisition de biens et de services de faible valeur

  1. Les biens et les services assujettis à la catégorie « faible valeur » peuvent être achetés par les personnes mentionnées à l’Annexe A en fonction de chaque limite de valeur.

  2. L’employé responsable mentionné à l’Annexe A fera en sorte que les biens ou les services choisis offrent le meilleur rapport qualité-prix à la Première Nation.

  3. L’employé responsable mentionné à l’Annexe A signera la facture indiquant que les biens ou services ont été reçus conformément aux modalités de l’entente entre la Première Nation et le fournisseur.

Acquisition de biens et de services de valeur moyenne

  1. L’employé responsable mentionné à l’Annexe A effectuera une analyse documentée des coûts et des avantages d’au moins trois options différentes relatives à l’acquisition du bien ou du service.

  2. Lorsque cela est possible, des devis sans engagement seront obtenus au moyen de publicités, de sollicitations directes aux entrepreneurs ou aux fournisseurs et par d’autres méthodes afin de comparer les prix et de choisir la meilleure option offerte à la Première Nation.

  3. Lorsque cela sera approprié, la Première Nation favorisera l’acquisition de biens et services locaux conformément à l’Annexe C.

Acquisition de biens et de services de grande valeur

  1. Les biens et les services sous la catégorie « grande valeur » à l’Annexe A seront achetés au moyen d’un processus d’appel d’offres.

  2. Lorsque cela sera approprié, la Première Nation favorisera l’acquisition de biens et services locaux conformément à l’Annexe C.

  3. Aux termes d’un processus d’appel d’offres concurrentiel, la Première Nation doit faire appel à un processus d’appel d’offres ouvert ou à des soumissions obtenues sous invitation afin d’accorder un contrat.

  4. Pour chaque processus d’appel d’offres, une DP sera émise et elle comportera les éléments suivants :

      1. La date limite pour la présentation des demandes;

      2. Le contexte lié aux exigences (ex. la situation, les défis);

      3. Les exigences précises de la proposition incluant toutes celles définies dans la Politique du Conseil sur la gestion des projets d’immobilisation (ex. une assurance sur les ouvrages en construction, un cautionnement d’exécution et une garantie d’achèvement);

      4. Les qualités du fournisseur idéal (ex. sa feuille de route, son expérience, ses services intégrés);

      5. Les critères (s’il y a lieu) d’évaluation et de pondération des propositions;

      6. La date envisagée pour l’octroi du contrat;

      7. Le processus de réponse aux questions relatives à la DP et celui du partage des réponses avec d’autres fournisseurs éventuels;

      8. Un avertissement énonçant le droit de la Première Nation de choisir n’importe quelle proposition ou de n’en retenir aucune;

      9. Une liste de toutes les modalités particulières et cruciales (ex. les coûts maximums prévus, les dates de livraison ou les contraintes) qu’une organisation devrait inclure dans sa proposition afin de satisfaire aux besoins de la Première Nation.

  1. Le directeur principal, [●] représentants du Conseil, ainsi que tout le personnel requis détenant l’expertise pertinente formeront un comité d’examen qui évaluera les propositions reçues en fonction des critères de sélection prédéterminés de la DP. Le comité d’examen recommandera un plan d’action au Conseil.

  2. Dans le but d’uniformiser le processus d’approvisionnement, une méthodologie normalisée sera employée pour évaluer chaque entrepreneur ou fournisseur (Annexe B). À tout le moins, cette méthodologie évaluera les éléments suivants :

      1. La manière dont les entrepreneurs ou les fournisseurs ont satisfait aux exigences et aux spécifications de la DP ou de l’appel d’offres;

      2. Les compétences de l’entrepreneur ou du fournisseur;

      3. Le prix fixé;

      4. La qualité et les résultats de tous les travaux effectués antérieurement par l’entrepreneur ou le fournisseur pour la Première Nation.

  1. D’autres exigences seront ajoutées à la méthodologie si le directeur principal le juge nécessaire.

  2. Normalement, le processus de DP décrit ci-dessus sera observé pour l’acquisition de biens et services. Les exceptions à ce processus (ex. l’attribution d’un contrat à un fournisseur unique ou un appel d’offres non concurrentiel) seront rares et seront limitées aux situations suivantes :

      1. Si aucune soumission n’est reçue au cours du processus d’appel d’offres ou de DP;

      2. Si le bien ou le service n’est offert que par un fournisseur unique;

      3. Si une situation urgente imposant un délai pour faire l’acquisition du bien ou du service entraîne de graves pertes ou dommages à la Première Nation.

  1. Toute exception au processus d’approvisionnement sera documentée afin de démontrer les motifs justifiant l’approbation d’un processus d’approvisionnement non conforme à la méthodologie.

Approbation et surveillance

  1. L’approbation des décisions sur les approvisionnements devrait être inscrite sur le document d’achat concerné (ex. un bon, un bon de commande ou un contrat, selon la nature de l’activité d’approvisionnement).

  2. Une fois la décision approuvée, le directeur principal des finances fera en sorte qu’un système de comptabilité d’engagement soit mis en place pour chaque activité d’approvisionnement de plus de [●] $ et pour chaque achat sous contrat afin que les fonds soient mis de côté et utilisés spécifiquement pour ces biens ou services.

  3. Tous les mois, le directeur principal des finances examinera l’état des engagements liés aux approvisionnements, en notant et en analysant les engagements excédant le budget. Les activités d'approvisionnement excédant le budget par [●]  $ seront signalées au directeur principal.

  4. À chaque séance du Comité des finances et d’audit, le directeur principal présentera un rapport sur l’état d’un projet d’immobilisation, en comparant les dépenses à cette date avec celles que prévoyait le budget du projet, et en fournissant une description détaillée des problèmes d’ordre juridique, financier, technique, d’ordonnance ou autre, ainsi que la manière dont ils ont été, ou seront, réglés.

Exigences en matière de documentation

  1. Toute la documentation relative à l’approvisionnement (incluant, mais sans s’y limiter, les bons, les factures, les bons de commande, les demandes de propositions ou les appels d’offres) permettra d’indiquer clairement les détails concernant les biens et services demandés.

  2. La documentation interne relative aux approvisionnements documentera les autorisations, les crédits budgétaires et les comptes à débiter pour l’acquisition de certains biens ou services.

  3. Pour chaque processus d’appel d’offres et de DP, un dossier contenant l’évaluation de chaque fournisseur sera créé.

Surveillance des entrepreneurs ou des fournisseurs

  1. De façon régulière, le directeur principal vérifiera la qualité du travail et des relations de travail avec l’entrepreneur ou le fournisseur. Toute problématique sera prise en note et inscrite au dossier de l’entrepreneur ou du fournisseur, en plus d’être traitée par le directeur principal.

  2. L’évaluation du rendement devrait être adaptée à l’ampleur et à la complexité des travaux. La qualité du projet et des services devrait être évaluée à l’aide d’un ensemble de critères normalisés et en appliquant des facteurs de pondération établis au moment de l’attribution du contrat. Aucun changement aux critères d’évaluation ne devrait être fait sans le consentement de [l’entrepreneur ou le fournisseur].

Recours à de nouveaux entrepreneurs ou fournisseurs

  1. Les contrats seront examinés chaque année (ou selon d’autres échéances convenues par le directeur principal en fonction de la nature et de la complexité desdits biens ou services) et une demande pour d’autres entrepreneurs ou fournisseurs sera soumise.

  1. Références et autorités connexes

  1. Normes relatives au système de gestion financière du CGFPN

      1. Norme 18.6 - Approvisionnement

      2. Norme 18.7 - Approvisionnement en fournisseurs

      3. Norme 24.5 - Exigences liées aux contrats et aux appels d’offres

  1. Normes relatives à la Loi sur l’administration financière du CGFPN

      1. Norme 8.3 - Politiques, aux procédures et aux directives

      2. Norme 16.2.1 -Mesures de contrôle des dépenses

      3. Norme 22.5 - Dispositions relatives aux contrats et aux soumissions

  1. Pièces jointes

Annexe A – Limites du pouvoir d’approbation des achats

Annexe B  Modèle de fiche d’évaluation des entrepreneurs et des fournisseurs

Annexe C – Ressources locales

Annexe A – Limites du pouvoir d’approbation des achats

Valeur des achats

(Les montants sont utilisés uniquement aux fins d’illustration. Ils varieront selon la situation de la Première Nation.)

Processus à suivre :

Personne(s) responsable(s) :

Inférieure à 100 $

Petite caisse

Commis à la petite caisse

Supérieure à 100 $

Inférieure ou égale à 1 000 $

Faible valeur2

Chef du service1

Supérieure à 1 000 $

Inférieure ou égale à 5 000 $

Faible valeur2

Chef du service

Supérieure à 5 000 $

Inférieure ou égale à 25 000 $

Valeur moyenne : Devis sans engagement3

Directeur principal

Directeur principal des finances

Supérieure à 25 000 $

Grande valeur :

Appel d’offres ou Demande de proposition

Conseil, Directeur principal et directeur principal des finances

1. « Chef du service » signifie l’administrateur du département ou l’équivalent.

2. « Faible valeur » signifie un arrangement contractuel pour le processus d’approvisionnent de faible valeur : à cet égard, les employés mandatés conformément à la présente politique peuvent signer une facture indiquant que les biens ou services ont été reçus et que l’entrepreneur ou le fournisseur peut être payé.

3. « Devis sans engagement » signifie obtenir des devis sans engagement, lorsque cela est possible, au moyen de publicités, de sollicitations directes aux entrepreneurs ou aux fournisseurs et par d’autres méthodes afin de comparer les prix.

Annexe B – Modèle de fiche d’évaluation des entrepreneurs et des fournisseurs

Évaluation du fournisseur

Nom de l’organisation :




Service ou biens devant être fournis :




DP / no d’appel d’offres :




Valeur du contrat :







Critère

Détails ou commentaires

Valeur

Pointage

1.

DP ou autre exigence

(Énumérez ci-dessous.)

    1. xxx

    2. xxx

    3. xxx

Décrire les domaines de préoccupation où les exigences n’ont pas été satisfaites.

##

##

2.

Compétences et expérience

Le fournisseur a-t-il les compétences et l’expérience voulues pour effectuer le travail?

##

##

3.

Modalités

Les modalités sont-elles acceptables pour la Première Nation?

##

##

4.

L’organisation a-t-elle déjà travaillé avec la Première Nation? Donnez des détails et une évaluation du travail.

Évaluez l’expérience de la Première Nation avec ce fournisseur.







5.

xxxx










6.

xxxx










7.

xxxx










8.

xxxx










9.

xxxx










10.

xxxx










11.

Prix

Évaluation du prix, résultats des critères précédents.







12.

Autres considérations?

Tout ce qui n’est pas couvert ci-dessus et qui devrait être inclus dans l’évaluation du fournisseur, c’est-à-dire les ressources locales.







Évaluation

Pointage :

## / ##.

Commentaires généraux / recommandation :


%

Pièces jointes :

          • La réponse de l’entrepreneur ou du fournisseur à l’appel d’offres ou à la demande de proposition.

          • Les résultats de l’entrepreneur ou du fournisseur à toute évaluation antérieure.

          • Autre documentation à l’appui si nécessaire.

Annexe C – Ressources locales

Lorsque cela sera approprié, la Première Nation favorisera l’acquisition de biens et services locaux. Pour les contrats de construction sur les terres de réserve, la Première Nation peut inclure une clause qui requiert que l’entrepreneur emploie de la main-d’œuvre et des ressources locales. Une autre option consiste à ajouter au contrat un volet de formation qui impose à l’entrepreneur de former des travailleurs locaux. S’il y a lieu, le dossier d’appel d'offres devrait également exiger que les soumissionnaires précisent dans quelle mesure ils comptent recourir à de l’équipement et des matériaux locaux, et de quelle manière ils fourniront un programme officiel de formation à la main-d'œuvre locale.

Considérations précédant l’appel d’offres - ressources locales

Avant d’élaborer la documentation relative à l’appel d’offres, la Première Nation devrait établir ce qui suit :

  • l’ampleur de la main-d’œuvre et le nombre d’ouvriers disponibles localement;

  • les quantités et le prix ferme des matériaux offerts localement;

  • l’équipement local libre et le coût de location ferme;

  • les besoins en matière de formation et d’apprentissage des ouvriers.

Une fois le contrat attribué au fournisseur retenu, des clauses spéciales reflétant l’entente sur les exigences en matière d’éléments de ressources locales y seront intégrées.


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