Instructions aux Soumissionnaires








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Voir aussi : MSSS, Circulaire 2013-023 : Modèle d’appel d’offres prescrit pour l’achat de services d’hébergement et de soins de longue durée http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/fr/document/d26ngest.nsf/dfeaec2f73c3d1c68525656b00163b18/7172be3b8e77100985257b580063aaf0?OpenDocument

PRENDRE NOTE QUE LE CADRE DE RÉFÉRENCE RI-RTF EST DISPONIBLE SEULEMENT DEPUIS AVRIL 2014. PAR CONSÉQUENT, IL SE PEUT QU’IL Y AIT EU DES MODIFICATIONS OU EXIGENCES QUI N’ONT PAS ÉTÉ CONSIDÉRÉES DANS CET EXEMPLE D’APPEL D’OFFRE.

APPEL D’OFFRES PUBLIC et SANS PRIX

ET

LISTE DE DOCUMENTS

Établissement :

No


Appel d’offres public pour le choix d’une ressource intermédiaire pour personnes ayant une déficience physique.
Avril 2013

TABLE DES MATIÈRES

Avis ............…………………………………………………………………………………………………………………. 3

Présentation des soumissions......……………………………………………………………………………… 4

Documents à déposer dans le cadre de cet appel d’offres ………………………………… 5

Instructions aux Soumissionnaires …………………………………………………………………. 6

Cahier des charges et devis ……………………………………………………………………………… 17

Annexe A Guide des normes attendues à l’égard des ressources non-institutionnelles

en lien contractuel avec l’établissement, octobre 2010. ...... 29

Annexe B Formulaire de soumission ………………………………………………………………….. 34

Annexe C Absence d’établissement au Québec …………………………………………………… 50

Annexe D Attestation relative à l’absence de collusion ………………………………………… 52

Annexe E Autorisation de signature …………………………………………………………………. 55

Annexe F Analyse des critères de conformité ……………………………………………………… 57

Annexe G Grille d’évaluation de la qualité ………………………………………………………….. 59
AVIS

Appel d’offres public pour le choix d’une ressource intermédiaire
pour personnes ayant une déficience physique


L’établissement xxx désire développer un projet de ressource intermédiaire (RI) de X places, s’adressant à une clientèle présentant une déficience physique, âgée de moins de 65 ans.

La ressource d’hébergement devra offrir le gîte et le couvert et elle devra mettre en place une organisation du travail permettant de répondre aux besoins de soutien et d’assistance de la clientèle visée. Les services de soins infirmiers seront offerts par le XXX alors que les autres services professionnels seront fournis par XXX, en fonction des besoins des usagers.

Le milieu de vie devra être dédié exclusivement à la clientèle du projet et être situé sur le territoire de XXX. Il peut s’agir d’un bâtiment consacré uniquement au projet, ou encore, d’une unité délimitée à l’intérieur d’un établissement desservant d’autres clientèles. La RI devra être prête à recevoir les usagers au plus tard le XXX. Les personnes intéressées peuvent se procurer les documents d’appel d’offres sur le site du Système électronique d’appel d’offres (SEAO) au www.seao.ca à compter du XXX.

Le Soumissionnaire choisi se verra mandaté pour développer une ressource intermédiaire selon les spécifications décrites dans le cahier des charges et devis. La durée de l’entente particulière sera de 5 ans, renouvelable pour 5 ans. Ne sont admis à présenter une offre de services que les Soumissionnaires ayant un bureau d’affaires au Canada. Le choix de l’adjudicataire sera fait suite aux recommandations d’un comité de sélection, selon les critères d’évaluation préétablis.

Les soumissions dûment complétées devront être déposées avant le XXX à 10h00, à l’attention de XXX, adresse de l’établissement.

L’établissement XXX ne s’engage à accepter aucune des soumissions reçues.

Personnes ressources pour questions relatives au projet :

Instructions au Soumissionnaire : Cahier des charges et devis :

Nom : Nom :

Téléphone : Téléphone :

Courriel : Courriel :

PRÉSENTATION DES SOUMISSIONS

Les soumissions devront être présentées sous enveloppe scellée

Le :
Avant :
Adressée à :

Endroit :

Avec mention : Offre de services

Appel d’offres - No.

Projet de ressource intermédiaire pour personnes ayant une déficience physique

Note : Nombre d’exemplaires de l’offre de services :

1 original

3 copies

Ouverture des soumissions :

Date d’ouverture :

Heure d’ouverture :

Lieu :

DOCUMENTS À DÉPOSER DANS LE CADRE DE CET APPEL D’OFFRES



    • Formulaire de soumission (annexe B) 

    • Curriculum vitae de chacun des Soumissionnaires 

    • Copie du dernier diplôme d’étude obtenu pour chacun des

Soumissionnaires 

    • Certificat de bonne conduite pour chacun des Soumissionnaires 

    • Budget de fonctionnement annuel de la ressource 

    • Estimé des coûts de mise en œuvre 

    • États financiers (si entreprise existante) 

    • Acceptation de financement par une institution financière reconnue

en prévision des coûts estimés pour la mise sur pied du projet 

    • Plan à l’échelle des lieux physiques 

    • Menu sur une semaine 

    • Attestation de Revenu Québec 

    • Absence d’établissement au Québec, s’il y a lieu (annexe C) 

    • Attestation relative à l’absence de collusion dans l’établissement
      d’une soumission et à l’absence de condamnation en vertu de la
      loi fédérale sur la concurrence (annexe D) 

    • Autorisation de signature, si applicable (annexe E) 

    • Cautionnement de soumission 



INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES

  1. DÉFINITIONS

Dans le présent document, à moins que le contexte n'indique un sens différent, on entend par :

« Addenda » : tout écrit expédié par le Donneur d’ouvrage, avant l’ouverture des Soumissions, portant la mention addenda et servant à clarifier ou à modifier les documents d’appel d’offres suite à leur publication;

« Adjudicataire » : le Soumissionnaire auquel un contrat est accordé.

« Attestation de Revenu Québec » : document qui confirme qu’un Soumissionnaire a produit les déclarations exigées en vertu des lois fiscales québécoises et qu’il n’a pas de compte en souffrance à l’égard de Revenu Québec. S’il a un compte en souffrance, le recouvrement de ses dettes a été légalement suspendu ou il a conclu une entente de paiement qu’il respecte. Le Soumissionnaire doit obtenir cette attestation en utilisant les services en ligne Clic Revenu – Entreprises sur le site Internet de Revenu Québec à l’adresse suivante : http://www.revenuquebec.ca/fr/entreprise/amr.

« Bureau d’affaires » : un endroit où le Soumissionnaire exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

« Comité de sélection » : un groupe de personnes désignées pour évaluer les offres de services soumises par les Soumissionnaires;

« Documents d’appel d’offres » : l’ensemble des documents émis par le Donneur d’ouvrage servant à la préparation et à la présentation de l’offre de services, de même qu’à l’adjudication et à l’exécution du contrat, lesquels se complètent mutuellement;

« Donneur d’ouvrage » : Nom de l’établissement

« Offre de services » : une soumission sans prix déposée par un Soumissionnaire;

« SEAO » : le système électronique d’appel d’offres;

« Soumissionnaire » : une personne physique qui exploite une entreprise individuelle, une personne morale, une société ou un consortium qui présente une offre de services.

  1. SÉANCE D’INFORMATION

2.1 Date et lieu

Une séance d’information est prévue le date et lieu.

2.2 But

La séance d’information a pour but de répondre aux questions des fournisseurs/prestataires de services sur tout aspect de l’appel d’offres. En cas de divergence entre les informations verbales données au cours de cette séance et les documents d’appel d’offres, ces derniers ont préséance.

2.3 Participation

Le Donneur d’ouvrage invite les Soumissionnaires à participer à cette rencontre. Le fait de ne pas y participer ne pourra servir d’excuse ou de prétexte à des erreurs, omissions ou imperfections de la part d’un Soumissionnaire ou du Soumissionnaire retenu. Chaque Soumissionnaire est responsable de déléguer un représentant à cette rencontre. De plus, le Donneur d’ouvrage n’assume aucune responsabilité vis-à-vis les Soumissionnaires qui ne se seraient pas présentés à la rencontre relativement aux informations qui peuvent avoir été données lors de celle-ci.

  1. EXAMEN DES DOCUMENTS

3.1 Le Soumissionnaire est responsable de se procurer et d’obtenir tous les documents d’appel d’offres de services et à cet effet, il doit s’assurer que tous les documents lui sont bien parvenus. À moins d’avis contraire, avant la date et l’heure limites de réception des offres de services, le Soumissionnaire est réputé détenir tous les documents.

3.2 Le Soumissionnaire doit examiner attentivement les documents d'appel d’offres et il est de sa responsabilité de se renseigner sur l'objet et les exigences du contrat, notamment la portée du mandat. Toute question concernant le présent appel d’offres doit être soumise au Donneur d’ouvrage.

3.3 Si le Soumissionnaire trouve des ambiguïtés, oublis, contradictions ou doutes sur la signification du contenu des documents d'appel d’offres, il doit soumettre ses questions par écrit à l’une des personnes ressources du projet.

3.4 Le soumissionnaire doit prendre connaissance des addenda émis relatifs au projet puisqu'ils font partie intégrante des documents d’appel d’offres.

  1. MODIFICATION AUX DOCUMENTS D'APPEL D'OFFRES


Toute correction ou modification des documents d’appel d’offres doit faire l’objet d’un addenda.

Tout addenda transmis en conformité avec les présentes devient partie intégrante du document d’appel d’offres. Tout addenda est publié sur SEAO. Tout addenda ainsi publié est réputé avoir été reçu par le fournisseur.

  1. DOCUMENT REQUIS

Le Soumissionnaire doit joindre dans sa soumission les documents suivants :

  1. Formulaire de soumission dûment complété et signé;

  2. Curriculum vitae de chacun des Soumissionnaires;

  3. Copie du dernier diplôme d’étude obtenu pour chacun des Soumissionnaires;

  4. Certificat de bonne conduite pour chacun des Soumissionnaires;

  5. Budget de fonctionnement annuel de la ressource;

  6. Estimé des coûts de mise en œuvre;

  7. États financiers (si entreprise existante);

  8. Acceptation de financement par une institution financière reconnue en prévision des coûts estimés pour la mise sur pied du projet;

  9. Plan à l’échelle des lieux physiques;

  10. Menu sur une semaine;

  11. Attestation de Revenu Québec, s’il y a un établissement au Québec;

  12. Formulaire « Absence d’établissement au Québec », s’il y a lieu (annexe C);

  13. Formulaire « Attestation relative à l’absence de collusion dans l’établissement d’une soumission et à l’absence de condamnation en vertu de la loi fédérale sur la concurrence» (annexe D);

  14. Formulaire « Autorisation de signature », si applicable (annexe E);

  15. Cautionnement de soumission.

  1. PRÉPARATION DE L’OFFRE DE SERVICES

Le Soumissionnaire doit assumer la totalité des coûts et dépenses liés à la préparation de son offre de services, incluant l’entrevue, lesquels demeurent en tout temps son entière responsabilité.

  1. DÉPÔT DES OFFRES DE SERVICES

7.1 La soumission, incluant toutes les informations et tous les documents requis, devra être déposée en quatre (4) exemplaires (un (1) original et trois (3) copies).

7.2 La soumission doit être présentée sur support papier et l’ensemble des documents doit être relié.

7.3 Le Soumissionnaire doit faire parvenir son offre de services au plus tard à la date, l'heure et l'endroit indiqués dans l'avis d’appel d’offres portant les mentions suivantes :

  • son nom et son adresse;

  • le numéro et titre du projet;

  • la mention « OFFRE DE SERVICES »;

  • adressée à l’attention du « SECRÉTAIRE DU COMITÉ DE SÉLECTION ».

  1. DURÉE DE VALIDITÉ DE L’OFFRE DE SERVICES

L’offre de services présentée doit demeurer valide pour une période de soixante (60) jours suivant l’heure et la date limites fixées pour la réception des offres de services.

  1. RETRAIT DE L’OFFRE DE SERVICES

Le Soumissionnaire peut retirer son offre de services en personne ou par une demande écrite et signée transmise par tout mode permettant une preuve de réception (courriel, messager ou télécopieur), en tout temps, avant l’heure et la date limites fixées pour la réception des offres de services. Et ce, sans pour cela restreindre son droit d'en présenter une nouvelle dans le délai prescrit.

  1. ACCEPTATION DES SOUMISSIONS

10.1 Le Soumissionnaire doit soumissionner pour la totalité des services requis dans un seul et même endroit.

10.2 L'Établissement ne s'engage pas à accepter une soumission reçue ou à réaliser le présent projet en tout ou en partie.

  1. OBLIGATIONS DU SOUMISSIONNAIRE

Le Soumissionnaire doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires.

  1. CONDITIONS D’ADMISSIBILITÉ

Tout Soumissionnaire qui ne répond pas aux conditions d’admissibilité sous-mentionnées est déclaré inadmissible et sa soumission est immédiatement rejetée.

12.1 Avoir au Canada un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

12.2 Doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation de Revenu Québec ». Tout Soumissionnaire ayant un établissement au Québec doit, pour se voir octroyer un contrat de 25 000 $ ou plus, transmettre à l’Établissement, avec sa soumission, une attestation délivrée par Revenu Québec au cours des quatre-vingt-dix (90) jours précédant la date limite de réception des soumissions. Cette attestation indique que, à sa date de délivrance, le Soumissionnaire a produit les déclarations et les rapports qu’il devrait produire en vertu des Lois fiscales et qu’il n’a pas de compte payable en souffrance à l’endroit de Revenu Québec, notamment lorsque son recouvrement a été légalement suspendu ou lorsque des dispositions ont été convenues avec lui pour en assurer le paiement et qu’il n’est pas en défaut à cet égard. Tout Soumissionnaire n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit, en lieu et place d’une telle attestation, remplir et signer le formulaire « Absence d’établissement au Québec » fourni à l’annexe C et le présenter avec sa soumission. Dans le cas où un Soumissionnaire n’a pas d’établissement au Québec, le Donneur d’ouvrage se réserve le droit de demander un document supplémentaire ayant les mêmes fonctions que « l’Attestation de Revenu Québec ».

12.3 Doit présenter avec sa soumission le formulaire «  Attestation relative à l’absence de collusion dans l’établissement d’une soumission et à l’absence de condamnation en vertu de la loi fédérale sur la concurrence », dûment rempli et signé par une personne autorisée (voir annexe D). Par le dépôt de « Attestation relative à l’absence de collusion dans l’établissement d’une soumission et à l’absence de condamnation en vertu de la loi fédérale sur la concurrence » dûment signé, le Soumissionnaire déclare notamment, avoir établi la présente soumission sans collusion et sans avoir établi d’entente ou d’arrangement avec un concurrent allant à l’encontre de la Loi sur la concurrence (L.R.C. 1985, c. C-34) édictée par le gouvernement fédéral, entre autres quant aux prix, aux méthodes, aux facteurs ou aux formules utilisés pour établir les prix, à la décision de présenter, de ne pas présenter ou de retirer une soumission ainsi qu’à la présentation d’une soumission qui, volontairement, ne répond pas aux spécifications de l’appel d’offres. Le Soumissionnaire déclare également que ni lui, ni une personne qui lui est liée, n’ont été déclarés coupables dans les CINQ (5) années précédant la date de présentation de la soumission, d’une infraction à la Loi fédérale sur la concurrence.

12.4 Satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents du présent appel d’offres.
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