Instructions aux auteurs des articles emc








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date de publication27.12.2016
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instructions aux auteurs des articles emc

Cher auteur,

L’EMC, riche de ses 46 traités, couvre la plupart des spécialités médicales et paramédicales et propose à ses lecteurs des articles à la fois complets, didactiques et pratiques.

Votre article devra donc refléter l’état de l’art sur le sujet qui vous a été confié, être illustré de figures, schémas, tableaux, encadrés et arbres décisionnels, et être accompagné d’éléments qui ne figureront pas dans le papier, mais seront présentés exclusivement en ligne (sous forme d’éléments multimédias : QCM, vidéos et informations patients…).

Les abonnés EMC pourront consulter votre article en version électronique sur notre site www.em-consulte.com ; ils y retrouveront ainsi tous les enrichissements électroniques et les QCM que vous nous transmettrez,

Nous vous remercions donc de bien vouloir joindre à votre article tout élément que vous jugerez utile et vous invitons à prendre connaissance des recommandations suivantes. Elles vous indiquent comment nous remettre les différents éléments pour simplifier la préparation de votre article et limiter ainsi les risques d’erreur ou de malentendu. Une liste récapitulative résumant les différentes parties du manuscrit et vous aidant à réunir tous les éléments est également jointe à ces instructions.




1. Recommandations générales

Le fait de soumettre un manuscrit sous-entend que celui-ci est approuvé par tous les auteurs et qu’en cas d’acceptation il ne fera l’objet d’aucune autre publication en l’état, que ce soit en français ou dans toute autre langue, sans le consentement écrit de l’éditeur.

Si des extraits d’autres travaux ou documents sous copyright sont inclus dans l’article, les auteurs doivent fournir une autorisation écrite émanant des détenteurs du copyright et citer les sources dans l’article ou dans la légende du document reproduit. (Attention, les éléments pris sur le net sont aussi souvent soumis à copyright)

Le manuscrit doit être remis sous forme de fichier électronique, incluant un jeu d’illustrations originales de bonne qualité, exploitables pour une reproduction directe en version imprimée et électronique. Un tirage papier du texte et des illustrations doit être également fourni afin d’éviter tout risque d’erreur et de malentendu lors de la préparation du manuscrit.

Il est essentiel de fournir un numéro de fax et une adresse e-mail lors de l’envoi d’un manuscrit.


2. Formats électroniques

La plupart des formats de traitement de texte sont acceptés, avec une préférence pour Microsoft® Word ou WordPerfect®. La version électronique du texte, fournie impérativement, doit correspondre mot pour mot à la version papier qui l’accompagne. Les auteurs doivent conserver une copie du fichier électronique du manuscrit transmis.

Les éléments de texte (texte, références bibliographiques, Pour en savoir plus, encadrés, légendes des figures) doivent être réunis dans un même fichier. Les tableaux doivent être groupés dans un fichier séparé. Aucune figure ne doit être importée dans le fichier texte (voir chapitre 3.4.). Il est important que les fichiers soient enregistrés dans le format d’origine du logiciel utilisé et avec l’extension par défaut de ce logiciel (par exemple .doc pour Microsoft® Word).

Pour les formats électroniques des illustrations et des éléments multimédias, merci de vous reporter aux sections correspondantes (3.4.1. et suivantes) de ce document.

Les fichiers électroniques doivent être fournis sur un CD-Rom (Windows® ou Macintosh), éventuellement sur un disque Zip™. Le nom du premier auteur ou de l’auteur correspondant, le titre du traité et le logiciel utilisé doivent être indiqués sur le support numérique.


3. Présentation du manuscrit

3.1. Page(s) de titre

Les informations suivantes doivent être mentionnées sur la page de titre dans l’ordre ci-après :

3.1.1. Titre de l’article

Le titre de l’article doit être à la fois précis, concis et informatif, car les titres sont souvent utilisés par les systèmes de recherche d’informations. Les abréviations et les formules doivent être évitées autant que possible.

3.1.2. Noms des auteurs et organismes d’appartenance

Les noms et prénoms des auteurs (avec précision s’il y a un risque d’ambiguïté) doivent être mentionnés, ainsi que leurs titres et/ou fonctions.

Les adresses des organismes d’appartenance des auteurs (ceux au sein desquels le travail a été effectivement réalisé) doivent figurer au-dessous des noms. Toutes les affiliations doivent être signalées par une lettre minuscule en exposant placée juste après le nom de l’auteur ainsi que devant l’adresse correspondante.

L’adresse postale complète de chaque organisme doit être indiquée, avec le nom du pays et, le cas échéant, l’adresse électronique de chacun des auteurs.

3.1.3. Auteur correspondant

L’auteur assurant les échanges de correspondance avec la rédaction à toutes les étapes du processus d’évaluation et de publication doit être clairement identifié. Son adresse e-mail, ses numéros de téléphone et de fax (avec les préfixes nationaux et régionaux) doivent être fournis, ainsi que l’adresse postale complète.

3.1.4. Résumé

Un résumé concis et factuel est requis. D’une longueur de 15 à 20 lignes (250 à 300 mots), il doit présenter brièvement le thème de l’article et ses principales conclusions. Il doit pouvoir être lu et compris sans qu’il soit nécessaire de se reporter au texte complet, et doit également permettre aux différents moteurs de recherche d’identifier les sujets traités au sein de l’article.
Les abréviations et les références bibliographiques sont proscrites dans le résumé ; néanmoins, si des références bibliographiques sont essentielles, elles doivent être citées in extenso, sans référence numérotée à la liste bibliographique de l’article.

3.1.5. Mots clés

Environ six mots clés doivent être indiqués immédiatement après le résumé. Ces mots clés seront utilisés pour l’indexation au sein des moteurs de recherche.

.

3.2. Rédaction et disposition du texte

La syntaxe et l’orthographe du texte doivent être parfaites. Le texte doit être paginé et présenté avec une police de caractères de taille 12, avec des interlignes doubles, sur une seule colonne afin de faciliter la lecture et la correction, cette règle s’appliquant à toutes les parties du texte, y compris les références, tableaux, encadrés, légendes des figures etc.

La mise en page doit être aussi simple que possible, car la plupart des codes de formatage seront supprimés et remplacés lors de la composition de l’article mais risquent, s’ils subsistent, d’affecter l’intégrité du texte au moment de la conversion dans le format de production. En particulier, les options de justification de texte et de césures de mots ne doivent pas être utilisées. Il faut en revanche utiliser les attributs de caractère tels que gras, italique, indice, exposant, etc.

Les caractères italiques ne doivent pas être utilisés pour les expressions latines comme, par exemple, in vivo, et al., per se… Des virgules (et non des points) doivent être utilisées en tant que séparateurs décimaux et des espaces comme séparateurs de milliers.

3.2.1 Plan de l’article

Le texte doit être structuré en nombreux paragraphes et sections afin de faciliter la lecture et la recherche rapide d’information au sein de l’article. Comme le titre de l’article, les titres de section doivent être précis, concis et informatifs. L’auteur doit indiquer les titres des sections et des sous-sections, en les numérotant ou en mettant en évidence leur ordre hiérarchique par des enrichissements tels que le gras, l’italique, etc. Six niveaux de titre peuvent être utilisés.

Un plan détaillé avec indication de l’ordre hiérarchique des titres des sections et sous-sections par des numéros (1.1.1., 1.1.2., etc.) doit être fourni.

3.2.2. Encadrés

Des encadrés visant à faire ressortir les éléments importants de l’article et à faciliter une lecture rapide doivent être ajoutés dans la mesure du possible. Il s’agit de présenter les points essentiels à retenir, des mises en garde ou erreurs à ne pas commettre sous forme très concise, peu rédigée (par exemple sous forme de liste).

Ces encadrés doivent être ajoutés à la fin du texte (après les références bibliographiques et la rubrique « Pour en savoir plus ») et leur emplacement dans le texte doit être indiqué. Les encadrés ne doivent en aucun cas être présentés sous forme d’image, mais uniquement en texte simple avec indication « encadré ».

3.2.3. Notes de bas de page

Le recours aux notes de bas de page n’est pas souhaité.

3.2.4. Références bibliographiques

Les auteurs assument la responsabilité de l’exactitude des références bibliographiques. Ces références renvoient à des travaux originaux explicitement cités dans le corps de l’article. Un article ne doit pas comporter plus de 100 références bibliographiques. Dans la mesure du possible, les auteurs devront veiller à inclure des références à des publications récentes.

Les résultats non publiés et les communications personnelles ne doivent pas figurer dans la liste bibliographique, mais pourront être mentionnés dans le texte. La citation d’une référence comme étant « à paraître » (« in press ») sous-entend que celle-ci a été acceptée pour publication, et doit dans ce cas figurer dans la liste bibliographique. Les références à des publications sur Internet peuvent également être incluses dans la liste bibliographique, et par conséquent appelées dans le texte.

Les références doivent être numérotées selon l’ordre d’apparition dans le texte. Chaque référence appelée dans le texte doit être présente dans la liste bibliographique, et inversement.

3.2.4.1. Citations dans le texte

Les références bibliographiques doivent être appelées dans le texte par des numéros en exposant (sans parenthèses). Elles peuvent être rappelées dans les tableaux et les légendes, seulement après leur première occurrence dans le corps de l’article. Il est possible de faire référence aux noms des auteurs, en mentionnant toujours le numéro de la référence à la suite.

3.2.4.2. Liste bibliographique

La liste bibliographique apparaîtra à la suite du corps de l’article. Les références doivent être présentées en conformité avec les normes de « Vancouver » et numérotées (numéro suivi d’un point) selon leur ordre d’apparition dans le texte.

Exemples (fictifs)

– Référence à un périodique : 1. Dupont T, Dupond D. L’article médical. J Med Commun 2000; 163:51–9.

– Référence à un ouvrage : 2. Strunk Jr W, White EB. The elements of style. New York: Macmillan; 1979.

– Référence à un chapitre d’ouvrage : 3. Mettam GR, Adams LB. How to prepare an electronic version of your article. In: Jones BS, Smith RZ, editors. Introduction to the electronic age, New York: E-Publishing Inc; 1999, p. 281–304.

– Référence à une publication sur Internet : 4. National Institute for Health and Clinical Excellence (NICE). Dyspepsia : managing dyspepsia in adults in primary care. http://www.nice.org.uk/page.aspx?o=CG017

Si la référence comporte plus de six auteurs, les six premiers doivent être cités, suivis de la mention « et al. ».

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3.2.5. Conseils de lecture « Pour en savoir plus » 

La rubrique « Pour en savoir plus » apparaîtra à la suite de la liste bibliographique et doit présenter une liste de 5 à 10 sources d’informations générales ou traitant de sujets voisins de celui de l’article. Il peut s’agir de livres, de périodiques, d’articles EMC, de sites Internet, etc.

Les références à ces publications doivent être présentées, comme celle de la liste bibliographique, en conformité avec les normes de « Vancouver », mais sans numérotation.

3.3. Tableaux

Chaque tableau doit être appelé « tableau » dans le texte et numéroté en chiffres arabes selon son ordre d’apparition.

Les tableaux doivent être groupés dans un fichier séparé. Une légende doit être placée avant chaque tableau. Les notes de bas de tableau seront placées sous le corps du tableau, signalées par une lettre minuscule en exposant. Les filets verticaux doivent être évités. Les articles EMC étant publiés sur le site http://www.emc-consulte.com, il est indispensable que les dimensions des tableaux ne dépassent pas une page A4 en largeur et en hauteur avec une police de caractères de taille 12, en double interligne.

Les tableaux ne doivent en aucun cas être présentés sous forme d’image, mais uniquement en texte simple.

3.4. Illustrations

Les illustrations (photos, dessins, diagrammes, arbres décisionnels, etc.) doivent être fournies en même temps que le manuscrit, mais ne doivent pas être intégrées dans le texte. Seules les légendes (une par illustration) doivent être incluses dans le fichier du texte, à la fin de l’article après la rubrique « Pour en savoir plus » et les Encadrés.

Toutes les illustrations sont appelées « figures » et numérotées en chiffres arabes selon l’ordre dans lequel elles sont appelées dans le corps du texte (par exemple : « Fig. 1 »). Le numéro de figure doit être indiqué clairement sur le document papier et dans le nom du fichier électronique.

Nous vous rappelons que l’EMC fera dessiner les croquis que vous lui adresserez. Aucun auteur ne doit faire réaliser des dessins sans l’accord explicite de l’éditeur. Pour les dessins et diagrammes remis sous leur forme définitive par l’auteur, le lettrage et les symboles, de même que les autres détails, doivent avoir des dimensions bien proportionnées. Seules les polices Arial, Helvetica, Symbol, Times peuvent être utilisées.

Si nécessaire, une barre d’échelle peut être incluse dans l’illustration (et non au-dessous de celle-ci) ; aucun coefficient d’agrandissement/réduction ne devra être donné dans la légende car les dimensions finales de l’illustration pourront varier entre les versions imprimées et électroniques de l’article. Ne pas faire de montage de photographies, à moins que celles-ci ne forment une figure composite.

3.4.1. Illustrations fournies sous format électronique

La soumission des illustrations sous format électronique permettra de reproduire votre travail selon les meilleurs critères d’exigence, assurant précision, clarté et lisibilité.

Les images devront être d’une taille proche de celle souhaitée pour la version imprimée (largeur maximale 9 cm soit une colonne, ou 19 cm, soit la largeur de la page). Les parties non essentielles des photographies devront être retirées par recadrage de l’image électronique. Éventuellement, indiquer les informations de recadrage sur le document papier

Chaque illustration doit être fournie dans un fichier propre portant son numéro d’appel dans le texte. Une version sur papier des illustrations devra être fournie, au cas où la conversion des fichiers électroniques se révélerait problématique.
Les fichiers peuvent être fournis sur CD-Rom (Windows® ou Macintosh) ou, éventuellement, sur disque Zip™.

3.4.1.1. Formats de fichier

Quelle que soit l’application utilisée, le fichier électronique, une fois finalisé, doit être enregistré ou converti dans l’un des formats suivants :

– EPS – dessins vectoriels. Inclure la police de caractères ou, si besoin, vectoriser le texte ou enregistrer sous forme graphique (selon les applications) ;

– TIFF – photographies en couleurs ou en noir et blanc (niveaux de gris) : 300 dpi au minimum. Pour les images en couleurs, toujours sélectionner le mode RGB (Red Green Blue), RVB en français ;

– TIFF – dessins linéaires (au trait) en bitmap : 1000 dpi au minimum ;

– TIFF – combinaisons en bitmap traits/texte/éléments de texte/chiffres/photos (couleur ou niveaux de gris) : 500 dpi au minimum.

NB - Il est essentiel de respecter les spécifications en termes de résolution (exprimée en dpi pour une image à la dimension souhaitée) pour chacun des types d’illustrations afin de permettre une qualité de reproduction optimale.

Sont à proscrire :

– les graphiques intégrés dans un document édité sous traitement de texte, tableur ou présentation (PowerPoint) ;

– les fichiers optimisés pour l’écran (comme GIF, BMP, PICT, WPG), dont la résolution est trop faible ;

– les fichiers de résolution trop faible (tout fichier de résolution inférieure à 300 dpi) ;

– les graphiques de taille disproportionnée par rapport à leur contenu.

3.4.2. Illustrations non électroniques

3.4.2.1. Dessins, schémas et diagrammes

Les indications destinées aux dessinateurs doivent être le plus claires possible et fournies sur support papier. Il peut s’agir de photographies annotées, de croquis, ou d’illustrations tirées d’ouvrages existants. Nous vous rappelons que l’EMC fera dessiner les croquis que vous lui adresserez. Aucun auteur ne doit faire réaliser des dessins sans l’accord explicite de l’éditeur.

Pour les dessins et diagrammes remis sous leur forme définitive par l’auteur, le lettrage et les symboles, de même que les autres détails, doivent avoir des dimensions bien proportionnées. Seules les polices Arial, Helvetica, Symbol, Times peuvent être utilisées. Des sorties papier de bonne qualité doivent être fournies.

3.4.2.2. Photographies en noir et blanc

Les photographies originales doivent être tirées sur papier brillant, très nettes et contrastées. Les photocopies de photographies ne sont pas utilisables.

Les parties non essentielles des photographies devront être retirées. Si un recadrage est nécessaire, l’indiquer sur le document, mais ne pas couper le document à ras.

3.4.2.3. Illustrations en couleurs

Les photographies et illustrations en couleurs doivent être fournies sous la forme de tirages photographiques originaux de bonne qualité sur papier brillant ou de diapositives 35 mm.

Les photocopies couleur ne sont pas utilisables.

Les parties non essentielles des photographies devront être retirées. Si un recadrage est nécessaire, l’indiquer sur le document ou sur un calque, mais ne pas couper le document à ras.

3.5. Éléments multimédias

La version électronique de l’article doit être enrichie d’éléments tels qu’un questionnaire d’autoévaluation, de vidéos, , de présentations interactives d’arbres décisionnels enrichis, d’illustrations supplémentaires, de documents légaux, de fiches d’information au patient et d’informations textuelles supplémentaires.

Les auteurs sont vivement encouragés à ajouter le plus grand nombre possible de ces éléments à leur manuscrit afin de tirer pleinement parti des possibilités offertes par l’outil électronique pour enrichir leur article et en renforcer la portée pratique et pédagogique en réduisant le nombre de pages imprimées aux parties essentielles du sujet. .

Les éléments électroniques sont annoncés dans la version imprimée par des pictogrammes en regard des paragraphes auxquels ils se rapportent. L’auteur doit indiquer les endroits où doivent être placés les pictogrammes dans le texte lors de la remise du manuscrit. Dans la version électronique, ces pictogrammes sont des liens qui permettent d’ouvrir les éléments multimédias.

3.5.1. Autoévaluation

L’auteur doit joindre à son article un questionnaire de 5 à 10 questions avec les réponses. L’objectif de ce questionnaire est de permettre à l’utilisateur de tester ses connaissances sur le sujet, l’autoévaluation doit donc être en relation directe avec l’article.

Ce questionnaire doit être fourni dans un fichier texte séparé. Il peut prendre la forme d’un QCM par exemple il n’est pas possible de proposer des questions ouvertes.

3.5.2. Vidéos

Les vidéos doivent être accompagnées de leur légende, groupées dans un fichier séparé et numérotées pour indiquer leur ordre d’apparition. La section de l’article à laquelle elles se rapportent doit être repérée dans le texte (par exemple « video 1 »). Á noter que cette indication sera traduite par un pictogramme en marge de l’article et ne constituera pas un véritable appel de figure dans le corps du texte.

3.5.2.1. Format des vidéos ou animations

Les fichiers vidéo ou animation doivent être fournis dans l’un des formats suivants :

– MPEG1 (.mpg) - les séquences fournies en MPEG1 (fichiers compressés) devront être de lecture convenable (sans zones de flou et de pixellisation dues à la compression)

– Quicktime (.mov)

– avi

La taille d’un fichier ne doit pas dépasser 10 Mo. Au cas où la taille du fichier dépasserait cette limite, il est préférable de scinder le fichier en plusieurs séquences ou d’en augmenter le taux de compression. L’équipe EMC peut prendre en charge ce type de traitement en recherchant un compromis optimal entre la taille du fichier et la qualité de l’image.

3.5.3. Arbres décisionnels interactifs

Nous réaliserons les arbres décisionnels interactifs suivant les indications que vous nous donnerez. Il ne vous est demandé que les informations sur papier et non de nous fournir l’interactvité elle-même.

Chaque case d’un arbre décisionnel peut-être interactive, c’est-à-dire que des informations supplémentaires peuvent apparaître au clic de la souris (détails, précisions, etc.) en complément de l’arbre décisionnel « plat » de la version imprimée.

Les informations dynamiques à afficher doivent être transmises sous forme de listes synthétiques dans un document texte accompagnant l’arbre décisionnel, en indiquant clairement la case à laquelle elles se rapportent. Deux niveaux d’interactivité sont admis au maximum (c'est-à-dire ouverture de 2 cases en cascade à partir de la case d’origine).

Une légende doit être fournie pour chaque arbre décisionnel, et ceux-ci doivent être appelés comme des illustrations dans le corps de l’article.

3.5.4. Iconographies supplémentaires

La version électronique offre la possibilité de publier un plus grand nombre de documents iconographiques que la version imprimée. Les illustrations supplémentaires sont réalisées selon les règles indiquées précédemment (section 3.4).

Les légendes doivent être groupées dans un fichier séparé et numérotées pour indiquer leur ordre d’apparition. La section de l’article à laquelle elles se rapportent doit être repérée dans le texte (par exemple « iconosup 1 »). Á noter que cette indication sera traduite par un pictogramme en marge de l’article et ne constituera pas un véritable appel de figure dans le corps du texte.

3.5.5. Documents légaux

Lorsque le sujet s’y prête, il est recommandé de documenter les articles à l’aide de documents légaux (textes de loi mais pas la totalité de la loi, règlements, formulaires, autres éléments essentiels à l’enrichissement de votre texte, etc.), de préférence sous forme de fichier texte ou en indiquant les liens Internet exacts et complets à partir desquels les informations peuvent être consultées, principalement parmi les sites suivants :

3.5.6. Information au patient

Il s’agit d’un document explicatif qui peut être personnalisé par le médecin, imprimé et remis au patient. L’objectif est d’aider le praticien dans sa démarche d’éducation du patient. Ces documents peuvent expliquer avec des mots simples une pathologie, un geste, le suivi d’un traitement, les suites d’une intervention…

Il peut être remis sous forme d’un fichier texte avec illustration si nécessaire.

3.5.7. Informations supplémentaires

Tout document, présentation ou explication annexe, qui pourra venir enrichir le texte et en améliorer la compréhension.


4. Épreuves

Un jeu d’épreuves en format PDF sera envoyé par courrier électronique à l’auteur, pour vérification du travail de composition et d’édition. Aucune modification importante ou addition par rapport au manuscrit accepté n’est autorisée à ce stade. Seules des corrections touchant à la qualité médicale du texte peuvent être portées ainsi que la correction de réelles erreurs. La relecture des épreuves relève de la seule responsabilité des auteurs.

L’EMC s’efforce de corriger et de publier les articles aussi rapidement et soigneusement que possible. Pour ce faire, la coopération des auteurs est indispensable. Après réception des épreuves en fichier PDF, l’auteur devra retourner toutes ses corrections en un seul envoi sous un délai de 5 jours.

Après renvoi des corrections par l’auteur, aucune correction ultérieure ne sera possible.

Dès parution, les demandes d’autorisation de reproduction devront être adressées à l’éditeur.

Elsevier Masson SAS - 62, rue Camille-Desmoulins, 92442 Issy-les-Moulineaux

Tél. 01 71 16 55 00 – www.elsevier.com 

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