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La mission d’accompagnement de l’expert-comptable à la création d’entreprise.

Exemple de lettre de mission

(approuvé par la commission des normes professionnelles le 30 juillet 2012) Version 21 février 2014
Informations à fournir obligatoirement au client (loi du 23 juillet 2010 Art L 111-2)1 :


  • Nom de la structure d’exercice professionnel ou de l’expert-comptable, statut et forme juridique, adresse géographique, coordonnées permettant d’entrer en contact rapidement et de communiquer directement avec le cabinet ou l’expert-comptable ;




  • Numéro d’inscription au registre du commerce et des sociétés ;




  • Nom de l’ordre auprès duquel la structure d’exercice professionnel est inscrite ;




  • Numéro individuel d’identification à la TVA.


A l'attention du créateur d’entreprise
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions de la confiance que vous nous avez témoignée lors de notre dernier entretien en envisageant de nous confier en qualité d’expert-comptable une mission d’accompagnement à la création de votre entreprise.
La présente lettre de mission est un contrat établi afin de se conformer aux dispositions de l’article 151 du Code de déontologie intégré dans le décret du 30 mars 2012 relatif à l‘exercice de l’activité d’expertise-comptable. Elle a pour objet de vous confirmer par écrit les termes et les objectifs de notre prestation tels que nous les avons fixés lors (indiquer la date du dernier entretien sur ce sujet) ainsi que la nature et les limites de celle-ci.

1. VOTRE PROJET D’ENTREPRISE

Dans ce paragraphe, l’expert-comptable reprend les caractéristiques du projet de création d’entreprise comme par exemple :


  • Nature juridique envisagée pour l’entité ;

  • Activité(s) principale(s) et/ou accessoire(s);

  • Moyens matériels et humains nécessaires;

  • Volumes annuels d’activité (positionnement sur le secteur) ;

  • Prévisions budgétaires ;

  • Organisation administrative

  • …………………


2. NOTRE MISSION

La mission que vous envisagez de nous confier sera effectuée dans le respect des textes légaux et réglementaires applicables aux professionnels de l’expertise comptable2 que nous sommes tenus de respecter.

2.1. Durée de la mission



Notre mission débutera dès que la présente lettre de mission aura été signée par vous et que nous aurons recueilli les documents nécessaires, en particulier ceux prévus au paragraphe 6 des conditions générales figurant en annexe.
Cette mission sera effectuée sur la période nécessaire pour que votre entité acquière les moyens permettant son fonctionnement autonome. Elle pourra être complétée par des missions complémentaires que vous voudrez bien nous confier pour atteindre vos objectifs.

2.2. Nature et objectif de la mission



Il s’agit d’une mission aboutissant normalement à la création et à l’immatriculation de votre entreprise et incluant l’élaboration d’un dossier économique et financier.
Cette mission n’a pas pour objectif de déceler des erreurs, des actes illégaux ou autres irrégularités pouvant avoir lieu dans le cadre de votre projet.

2.3. Nature et limites des travaux à mettre en œuvre



Nos travaux consisteront à vous accompagner dans la création de votre entreprise ; ils comprennent trois phases principales à savoir :




  • Une phase de pré-création comprenant cinq étapes

    • Etape N°1 : Prise de connaissance du projet

    • Etape N°2 : Elaboration du dossier économique et financier

    • Etape N°3 : Analyse du projet de création d’entreprise et de l’adéquation homme-projet-marché

    • Etape N°4 : Recherche de financement et assistance à la négociation avec les partenaires et financeurs

    • Etape N°5 : Aide au choix des statuts : juridique, fiscal et social




  • Une phase intermédiaire




    • Etape N°6 : Accomplissement des formalités d’immatriculation nécessaires en fonction des options juridiques, sociales et fiscales retenues




  • Une phase post-création




    • Etape N°7 : Organisation administrative et comptable

    • Etape N°8 : Définition et mise en place des outils de gestion

    • Etape N°9 : Aide à la gestion des obligations sociales

    • Etape N°10 : Aide à la gestion administrative et comptable

    • Etape n°11 : Analyse relative aux premiers mois d’activité.



Les limites de notre mission
Nous vous informons qu’en application de nos règles professionnelles, nous ne sommes tenus qu’à une obligation de moyens. En conséquence nous ne pouvons nous engager sur la réussite de votre projet, et notre responsabilité ne saurait être engagée pour les décisions prises par vous dans le cadre de votre rôle de chef d’entreprise.
Pour les prévisions budgétaires (informations financières prévisionnelles) fournies dans le dossier économique et financier, nous nous permettons d’attirer votre attention sur le fait que vous resterez responsable à l’égard des tiers de l’exhaustivité, de la fiabilité et de l’exactitude des informations comptables et financières concourant à l’élaboration de ces informations financières prévisionnelles.
Pour la mission de participation à l’établissement des informations financières prévisionnelles (prévisions budgétaires), nos travaux consisteront essentiellement à :


  • rassembler les hypothèses établies par vos soins pour les prendre en compte dans l’établissement des comptes prévisionnels ;

  • effectuer une traduction chiffrée des hypothèses ;

  • présenter cette traduction comptable sous la forme des documents requis par la banque ;

  • effectuer un examen critique portant sur la cohérence des hypothèses communiquées (au regard des données issues d’entreprises du même secteur d’activité et analyse et explication des variations significatives, etc.).


Cette mission pourra être complétée d’une mission d’examen de ces prévisions financières aboutissant à l’expression d’une opinion sur ces dernières.

2.4. Exécution et déroulement de la mission



Notre mission sera exécutée sous la direction de …………, expert-comptable, et de ……………………, assistant expérimenté d’encadrement, qui pourront se faire assister par d'autres assistants de notre structure.
Nous comptons sur votre coopération et sur celle de vos associé(e /es) et de vos collaborateurs (trices) pour nous communiquer les informations et les documents nécessaires pour réaliser notre mission dans de bonnes conditions :
(Lister la nature des informations et des documents nécessaires à la mise
en œuvre de la prestation)

A l’issue de nos travaux, nous établirons un rapport à votre attention décrivant les travaux réalisés, nos constats et nos recommandations.

2.5. Prestations complémentaires (le cas échéant)



Vous avez souhaité également qu’en complément de cette mission, nous assurions les prestations suivantes :
Élaboration du dossier de financement
Dans le cadre de notre accompagnement, nous vous assisterons dans l’élaboration du dossier de financement et vous mettrons en contact avec l’interlocuteur bancaire susceptible de mettre en place le financement le mieux adapté à la situation de votre entreprise.
Pour la constitution du dossier, nous vous assisterons dans l’élaboration des prévisions budgétaires (informations financières prévisionnelles) requises pour le dossier de financement, nous apprécierons  le caractère raisonnable des hypothèses qui serviront de base à l’élaboration des informations prévisionnelles, la traduction chiffrée de ces hypothèses, et nous assurerons la présentation de ces informations sur la base de principes comptables appropriés.
(Description d’autres prestations complémentaires comme par exemple l’assistance en matière de rédaction des statuts, conseil en matière d’organisation et de contrôle interne,…)

2.6. Modalités relationnelles



Nos relations seront réglées sur le plan juridique tant par les termes de cette lettre que par les conditions générales établies par notre profession afin de réaliser cette prestation dans des conditions optimales (voir annexe 1).
(Le cas échéant prévoir un tableau de répartition des tâches en fonction de la nature de la mission confiée.)
Tout aménagement devant éventuellement être apporté aux prestations définies ci-dessus sera préalablement arrêté d'un commun accord et fera l’objet d’un avenant à la présente lettre de mission.

2.7. Obligations d’identification



(Paragraphe à intégrer uniquement lorsque les informations et les documents requis en matière d’identification relatés au paragraphe 6 des conditions générales jointes ne sont pas en possession du professionnel de l’expertise comptable)

Dans le cadre des obligations qui nous incombent en application des dispositions du Code monétaire et financier relatives à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, nous vous informons qu’à la date de la présente les informations et les documents requis en matière d’identification et relatés au paragraphe 6 des conditions générales jointes à la présente ne nous sont pas parvenus et que leur obtention est une condition suspensive pour la mise en œuvre de la prestation que vous souhaitez nous confier.

2.8. Honoraires



Nos honoraires ont été fixés forfaitairement à un montant de ……€.
(Les modalités de facturation des honoraires forfaitaires peuvent être reproduites au niveau de ce paragraphe)
Les frais de déplacement et les débours éventuels vous seront facturés en sus de nos honoraires.

Nous vous serions obligés de bien vouloir nous retourner un exemplaire de la présente et des annexes jointes qui font partie intégrante de la lettre de mission, revêtues d’un paraphe sur chacune des pages et de votre signature sur la dernière page.

Nous vous prions de croire …

Le professionnel de l’expertise comptable/Le représentant légal


Le client

ANNEXE A LA LETTRE DE MISSION

EXEMPLE DE CONDITIONS GENERALES A JOINDRE A LA LETTRE DE MISSION

(à adapter au cas particulier)

1- DOMAINE D’APPLICATION

Les présentes conditions sont applicables aux conventions portant sur les missions conclues entre le cabinet … dénommé le professionnel de l’expertise comptable et son client ou adhérent.

2- DEFINITION DE LA MISSION

Les travaux incombant au professionnel de l’expertise comptable sont détaillés dans la lettre de mission et ses annexes et sont strictement limités à son contenu.
Toute mission ou prestation complémentaire devra faire l’objet d’une information préalable du client ou de l’adhérent afin que celui-ci soit en mesure de manifester son accord.

3- RESILIATION DE LA MISSION

En cas de résiliation au cours d’un exercice comptable, et sauf faute grave imputable au professionnel de l’expertise comptable, le client ou l’adhérent devra verser à ce dernier les honoraires dus pour le travail déjà effectué, majorés d’une indemnité conventionnelle égale à 25 % des honoraires annuels convenus pour l’exercice en cours ou de la dernière année d’honoraires en cas de montant incertain. Cette indemnité est destinée à compenser le préjudice subi par le professionnel de l’expertise comptable à raison de l’inclusion du dossier du client ou de l’adhérent dans sa charge de travail de l’année en cours.

En cas de manquement du client ou de l’adhérent à l’une de ses obligations, le professionnel de l’expertise comptable aura la faculté de suspendre sa mission en informant ce dernier par tout moyen écrit ou de mettre fin à sa mission après envoi d’une lettre recommandée demeurée sans effet.
4- SUSPENSION DE LA MISSION

Lorsque la mission est suspendue pour cause de force majeure ou défaut de paiement des honoraires, les délais de remise des travaux sont prolongés pour une durée égale à celle de la suspension susvisée.

Pendant la période de suspension éventuelle, toutes les dispositions du contrat demeurent applicables.
5- OBLIGATIONS DU PROFESSIONNEL DE L’EXPERTISE COMPTABLE

Le professionnel de l’expertise comptable effectue la mission qui lui est confiée conformément aux dispositions du Code de déontologie des professionnels de l’expertise comptable intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l’activité de l’expertise comptable, de la norme de « maîtrise de la qualité », de la norme « anti-blanchiment » élaborée en application des dispositions du Code monétaire et financier et le cas échéant de la norme professionnelle de travail spécifique à la mission considérée. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyens.
Le professionnel de l’expertise comptable peut se faire assister par les collaborateurs de son choix. Le nom du collaborateur principal chargé du dossier est indiqué au client ou à l’adhérent.
A l’achèvement de sa mission, le professionnel de l’expertise comptable restitue les documents que lui a confiés le client ou l’adhérent pour l’exécution de la mission.
Le professionnel de l’expertise comptable est tenu à la fois :
- au secret professionnel dans les conditions prévues à l’article 226-13 du Code pénal ;
- à une obligation de discrétion, distincte de l’obligation précédente, quant aux informations recueillies et à la diffusion des documents qu’il a établis. Ces derniers sont adressés au client ou à l’adhérent, à l’exclusion de tout envoi à un tiers, sauf demande du client. Les documents établis par le professionnel de l’expertise comptable seront en conséquence adressés au client, à l’exclusion de tout envoi direct à un tiers et exception faite des transmissions aux administrations fiscales et sociales et OGA).

6- OBLIGATIONS DU CLIENT OU DE L’ADHERENT

Le client ou l’adhérent s’interdit tout acte de nature à porter atteinte à l’indépendance du professionnel de l’expertise comptable ou de ses collaborateurs.
Ceci s’applique particulièrement aux offres faites à des collaborateurs d’exécuter des missions pour leur propre compte ou de devenir salarié du client ou de l’adhérent.
Le client s’engage :


  • A fournir au professionnel de l’expertise comptable préalablement au commencement de la mission, les informations et documents d’identification requis en application des dispositions visées aux articles L 561-1 et suivants du Code monétaire et financier, à savoir :


Dans le cadre de l’obligation d’identification du client ou de l’adhérent:

- si le client ou l’adhérent est une personne physique, obtention d’un document d’identité officiel en cours de validité comportant sa photographie ;

- si le client ou l’adhérent est une personne morale, tout acte ou extrait de registre officiel datant de moins de trois mois constatant la dénomination, la forme juridique, l’adresse du siège social, l’identité des associés et dirigeants et la composition et la répartition du capital.
Dans le cadre de l’obligation d’identification du bénéficiaire effectif, s’il apparait qu’une personne physique remplit les conditions pour être qualifiée de bénéficiaire effectif:


  • les éléments d’identification de cette personne.




  • A mettre à la disposition du professionnel de l’expertise comptable, dans les délais convenus, l’ensemble des documents et informations nécessaires à l’exécution de la mission ;




  • (Le cas échéant) A réaliser les travaux lui incombant conformément aux dispositions prévues dans le tableau de répartition des obligations respectives3 ;



  • A respecter les procédures mises en place pour la réalisation de la mission et notamment le planning d’intervention du professionnel de l’expertise comptable figurant dans la lettre de mission ;




  • A porter à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable les faits nouveaux ou exceptionnels. Il lui signale également les engagements susceptibles d’affecter les résultats ou la situation patrimoniale de l’entité ;




  • A confirmer par écrit, si le professionnel de l’expertise comptable le lui demande, que les documents, renseignements et explications fournis sont exhaustifs et reflètent fidèlement la situation patrimoniale de l’entité ;




  • A vérifier que les états et documents produits par le professionnel de l’expertise comptable sont conformes aux demandes exprimées et aux informations fournies par lui-même et à informer sans retard le professionnel de tout manquement ou erreur.


Le client ou l’adhérent reste responsable de la bonne application de la législation et des règlements en vigueur ; le professionnel de l’expertise comptable ne peut être considéré comme se substituant aux obligations du client du fait de cette mission.
Conformément aux prescriptions légales, le client ou l’adhérent doit prendre toutes les mesures nécessaires pour conserver les pièces justificatives et, d’une façon générale, l’ensemble des documents produits par le professionnel de l’expertise comptable pendant les délais de conservation requis par la loi ou le règlement.
Dès lors que des traitements sont assurés sur le système informatique du client ou de l’adhérent, ce dernier devra assurer la sauvegarde et l’archivage des données et des traitements informatisés pour en garantir la conservation, l’inviolabilité et la lecture ultérieure.
D’une façon générale, le client ou l’adhérent doit par ailleurs prendre toutes les mesures nécessaires pour assurer la protection de son système informatique.

7- HONORAIRES

Le professionnel de l’expertise comptable reçoit du client ou de l’adhérent des honoraires librement convenus qui sont exclusifs de toute autre rémunération, même indirecte. Il est remboursé de ses frais de déplacement et débours.
Des provisions sur honoraires peuvent être demandées périodiquement.
Les conditions de règlement des honoraires sont les suivantes :
Les honoraires sont payés à leur date d’échéance ; en cas de paiement anticipé, aucun escompte n’est accordé ; en cas de retard de paiement, des pénalités de retard sont exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture ; sauf disposition contraire qui ne peut toutefois fixer un taux d’intérêt de ces pénalités inférieur à trois fois le taux d’intérêt légal, le taux d’intérêt sera égal à celui appliqué par la Banque Centrale Européenne à son opération de refinancement la plus récente majoré de 10 points de pourcentage. Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire.4

Une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement d’un montant de 40 euros est également exigible de plein droit en cas de retard de paiement. Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, une indemnisation complémentaire peut être réclamée sur justificatifs.
Toute contestation d’une facture devra être faite dès réception et motivée ; ladite contestation ne pourra justifier le non-paiement des autres prestations non contestées y compris celles incluses dans la même facture.
Le non-paiement des honoraires pourra, après rappel par lettre recommandée avec accusé de réception, entraîner la suspension des travaux ou mettre fin à la mission.
En cas de changement de modalités de facturation, une information préalable sera donnée au client ou à l’adhérent.
En cas de rupture du contrat par l’une ou l’autre des parties, une assistance pour réaliser le transfert du dossier dans l’entreprise ou à un nouveau prestataire pourra être effectuée à la demande du client ou de l’adhérent sur la base d’un devis préalablement accepté.
En cas d’usage du droit de rétention prévu à l’article 168 du Code de déontologie intégré au décret du 30 mars 2012 relatif à l’exercice de l‘activité d’expertise comptable, le président du Conseil Régional de l’Ordre des Experts-Comptables sera informé.
8- RESPONSABILITE CIVILE
En application de l’article 2254 modifié du Code civil, la responsabilité civile du professionnel de l’expertise comptable ne peut être mise en jeu que sur une période contractuellement définie à …5 à compter des événements ayant causé un préjudice à l’entreprise.
Tout événement susceptible d’avoir des conséquences notamment en matière de responsabilité doit être porté sans délai par le client ou par l’adhérent à la connaissance du professionnel de l’expertise comptable.

La responsabilité civile professionnelle du professionnel de l’expertise comptable est couverte par un contrat d’assurance souscrit auprès de la compagnie6 ………. (ne pas mentionner le nom du courtier ou de l’agent d’assurance mais de la compagnie d’assurance) située (indiquer l’adresse). La couverture géographique de cette assurance porte sur le monde entier (à adapter en fonction du contrat d’assurance).7

La responsabilité du professionnel de l’expertise comptable ne peut notamment être engagée dans l’hypothèse où le préjudice subi par le client ou par l’adhérent est une conséquence :

  • d’une information erronée ou d’une faute ou négligence commise par le client ou par l’adhérent ou par ses salariés,

  • du retard ou de la carence du client ou de l’adhérent à fournir une information nécessaire au professionnel de l’expertise comptable,

  • des fautes commises par des tiers intervenant chez le client ou chez l’adhérent.


9- DIFFERENDS

Les litiges qui pourraient éventuellement survenir entre le professionnel de l’expertise comptable et son client ou son adhérent seront portés, avant toute action judiciaire, devant le président du Conseil Régional de l’Ordre compétent ou son représentant aux fins de conciliation.
10- DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUTION DE COMPETENCE

Ce contrat de mission sera régi et interprété selon le droit français.
« TOUS LES LITIGES AUXQUELS LE CONTRAT POURRA DONNER LIEU, NOTAMMENT AU SUJET DE SA VALIDITE, DE SON INTERPRETATION, DE SON EXECUTION ET DE SA REALISATION, SERONT SOUMIS AUX TRIBUNAUX DE [NOM DE LA VILLE]. »

11- ACCEPTATION DES CONDITIONS GENERALES D’INTERVENTION

Le client ou l’adhérent reconnaît avoir reçu, pris connaissance et accepté les présentes conditions générales d’intervention.
Fait à …………………… le ………………….,
En deux exemplaires originaux, dont un remis au client ou à l’adhérent.
Signatures
Le professionnel de l’expertise comptable/Le représentant légal
Le client / L’adhérent

1 Informations figurant habituellement sur le papier à en-tête

2 Voir paragraphe 5 des conditions générales « Obligations du professionnel de l’expertise comptable »

3 Le professionnel de l’expertise comptable élabore le cas échéant un tableau de répartition des obligations respectives.

4 Article L 441-6 modifié du Code de commerce

5 Elle ne peut toutefois être réduite à moins d’un an ni étendue à plus de 5 ans ; il est recommandé de contractualiser cette durée à trois ans.

6 Pour les souscripteurs du contrat « Groupe », il s’agit de COVEA RISK. 19-21 allées de l'Europe 92616 Clichy cedex

7 Paragraphe suggéré en application de l’article L 111-2 du Code de la consommation



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