Instructions aux soumissionnaires








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ITB-GJS/075/2013PNUD Kinshasa



Annexe I
INSTRUCTIONS AUX SOUMISSIONNAIRES
A. Introduction


  1. Généralités :

L’entité du PNUD invite les soumissionnaires à faire leurs offres sous la forme d’offres scellées pour la construction du bâtiment devant servir des bureaux à l’Antenne de la CNC-ALPC de MBANDAKA en Province de.
L’appel d’offres a pour objets :
L’exécution, selon le Mémoire des Travaux et les Prescriptions Techniques annexés au présent cahier spécial des charges des travaux de construction de l’Antenne provinciale de la CNC- ALPC/ Mbandaka.


  1. Eligibilité des offres : Les soumissionnaires ne doivent pas être associés, ou avoir été associés dans le passé, directement ou indirectement, à une société (ou une quelconque de ses filiales) dont les services ont été loués par l’acheteur pour la préparation des spécifications techniques ou de tout autre document utile lié au présent appel d’offres.




  1. Coût de l’offre : Le Soumissionnaire prendra à sa charge tous les coûts liés à la préparation et la soumission de l’offre. Le PNUD ne peut en aucun cas être tenu responsable ou redevable de ces frais, quel que soit le déroulement ou le résultat obtenu par l’Offre.




  1. Documents d’appeld’offres


  1. Examen des documents d’appel d’offres : Le Soumissionnaire est tenu d’examiner toutes les instructions, formulaires, conditions et spécifications figurant dans les documents d’appel d’offres. La non prise en compte de ces documents sera aux risques du Soumissionnaire et est susceptible d’avoir un impact sur l’évaluation de l’offre.




  1. Eclaircissements à apporter aux documents d’appel d’offres :

Tout soumissionnaire qui souhaite obtenir des éclaircissements sur les documents d’appel d’offres peut en faire la demande écrite au PNUD à l’adresse postale indiquée dans l’appel d’offres ou à l’adresse électronique soumission.info@undp.org. Le PNUD répondra par écrit à toute demande d’éclaircissement reçue jusqu’au 15 mai 2013. Des copies de la réponse du PNUD (comprenant l’explication à la demande d’éclaircissement mais sans indiquer la source de la demande) seront envoyés à tous les soumissionnaires qui auront reçu les Documents d’appel d’offres.


  1. Modifications des documents d’appel d’offres :

A tout moment avant la date limite de dépôt des offres, le PNUD peut, pour quelque raison que ce soit, sur sa propre initiative ou en réponse à une demande de clarification faite par un Soumissionnaire éventuel, modifier les documents d’appel d’offres. Tout amendement sera notifié par écrit à l’ensemble des soumissionnaires qui auraient reçu les documents d’appel d’offres.

Afin d’accorder aux soumissionnaires un délai suffisant pour la prise en compte des additifs dans la rédaction de leurs offres, le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger la date limite fixée pour le dépôt des offres.
C. Préparation des offres


  1. Langue de l’offre : L’offre préparée par le soumissionnaire et toutes les correspondances et documents y afférents devront être rédigés en français.




  1. Visite des lieux

Les visites de lieux sont obligatoires :à noter que toute offre présentée par une entreprise soumissionnaire qui n’a pas participé à la visite sera automatiquement rejetée. Le soumissionnaire pourra visiter les lieux des travaux le 10mai 2013 à 11h00 heure locale de Mbandaka.Pour ce faire, vous êtes priés de manifester votre intérêt de visiter les lieux à l’adressesoumission.info@undp.org .


  1. Documents constitutifs de l’offre :

L’offre devra comprendre les documents suivants :


    1. Le formulaire de soumission de l’offre,

    2. Une attestation de visite des lieux,

    3. Le tableau des couts fourni en annexe X. dûment complétée et signée conformément aux instructions portées en annexes VI, IX et XI et à la clause 12 des Instructions aux Soumissionnaires (annexe I),

    4. La documentation démontrant, conformément à la clause 10 des Instructions aux Soumissionnaires, que le Soumissionnaire est éligible et est en mesure de remplir le contrat, dans le cas où son offre était retenue,

    5. La documentation démontrant, conformément à la clause 11 des Instructions aux Soumissionnaires, que les biens et les services auxiliaires délivrés par le soumissionnaire sont des biens et des services éligibles, répondant aux critères spécifiés dans les documents de l’appel d’offre.

    6. Chronogramme de réalisation des travaux.



  1. Documents certifiant l’Eligibilité et les Qualifications du Soumissionnaire :

Le soumissionnaire devra fournir la documentation confirmant son statut d’offrant qualifié, capable de remplir le contrat en cas d’attribution. Le soumissionnaire nous fournira tous les documents établissant ses qualifications à se conformer au contrat, dans la perspective où sa soumission est acceptée. Ces documents seront adressés pour acceptation à l’acquéreur.

  1. Documentation certifiant que, dans le cas où le soumissionnaire propose des biens sous un contrat dans lequel il n’est pas le fabricant ou le producteur, le soumissionnaire est bien autorisé par le fabricant ou le producteur de ce bien à vendre le bien concerné dans le pays de destination finale.

  2. Documentation démontrant que le soumissionnaire a la capacité financière, technique et productive de remplir le contrat en cas d’attribution.


Votre soumission d’offre doit contenir les documents suivants :


  1. Le dossier Administratif

  2. une composante financière (offre financière) ;




    1. Sur le plan administratif,




      1. Le statut de l’entreprise, les coordonnées exactes du siège social de l’entreprise ;

      2. Le Certificat d’agrément de l’entreprise par le Ministère des Travaux Publics & Infrastructures ;

      3. Le numéro d’identification Nationale ;

      4. L’Inscription au Nouveau Registre de Commerce

      5. L’attestation fiscale en cours d’exercice

      6. Le profil financier et les références bancaires de l’entreprise ;

      7. L’assurance couvrant la société, le personnel appelé à intervenir dans le cadre de ce contrat.

      8. La liste du personnel d’encadrement ainsi que leurs curriculum vitae datés et signés ;

      9. La liste des équipements et matériels pour le compte de ce marché

      10. La preuve d’au moins cinq ans d’expérience dans le domaine de la construction ; et fournir les pièces justificatives sanctionnant la bonne fin des travaux (procès verbaux ou certificat de réception des travaux)

      11. Les références techniques de l’entreprise ;

      12. La preuve d’exécution des travaux similaires et fournir les pièces justificatives sanctionnant la bonne fin des travaux (procès-verbaux ou certificat de réception des travaux);

      13. Le délai d’exécution et le planning des travaux ;




    1. Sur le plan financier,


La composante financière de votre offre consistera, en un devis quantitatif avec cotation du prix accompagné d’une lettre de couverture indiquant le montant total exprimé dans ce devis. Il s’agira de mentionner les prix unitaires sur le métré en annexe.

Ces documents seront adressés pour acceptation à l’acquéreur (PNUD)


  1. Documents certifiant la Conformité des biens ou services aux documents d’appel d’offres :


Le Soumissionnaire devra inclure dans son offre des documents certifiant la conformité aux documents d’appel d’offresdes marchandises et services associés qu’il propose de fournir sous le présent contrat.
La preuve documentaire de la conformité aux documents d’appel d’offrespeut prendre la forme de textes, de dessins, de données, et devra consister en :

  1. Une description détaillée des principales caractéristiques techniques et de performance des produits ;

  2. Une liste détaillée de toutes les informations nécessaires, y compris la disponibilité et le prix dans le pays de destination des pièces détachées des produits, outils, etc., nécessaires au bon fonctionnement du matériel pour une durée à spécifier dans la Fiche d’informations, à partir du début d’utilisation des produits.




  1. Monnaie / Prix de l’offre :Tous les prix seront côtés en US dollars ou en toute autre monnaie convertible. Le soumissionnaire devra indiquer sur la Fiche de prix les prix unitaires (si applicable) et le prix total des produits qu’il propose de fournir sur la base du présent contrat.




  1. Durée de validité des offres : Les offres resteront valides pendant les cent vingt (120) jours suivant la date de remise des offres fixée par le PNUD, conformément à la clause 17 des Instructions aux Soumissionnaires. Une offre dont la durée de validité est inférieure à 120 jours sera susceptible d’être jugée non recevable, conformément à la clause 21 des Instructions aux Soumissionnaires. Dans des circonstances exceptionnelles, le PNUD pourrait demander le consentement du Soumissionnaire en vue de proroger le délai de validité de l’offre. Cette requête et les réponses s’y rattachant doivent être formulées par écrit. Il ne sera pas demandé ni permis au soumissionnaire acceptant cette requête de modifier son offre.




  1. Garantie de l’offre (requise si l’offre dépasse US$ 300,000.00)




  1. Le soumissionnaire devra fournir une garantie de 5% du montant total de son offre.




  1. Cette garantie a pour but de protéger l’entité du PNUD contre une conduite du soumissionnaire qui pourrait entraîner la confiscation de la garantie conformément à la clause 14.g ci-dessous.




  1. Cette garantie devra être établie dans la devise de l’appel d’offre ou en toute autre monnaie librement convertible et doit prendre la forme suivante :




  1. une garantie bancaire ou une lettre de crédit irrévocable, émise par une banque reconnue dans le pays de résidence de l’entité du PNUD ou à l’étranger, et dans la forme spécifiée dans les documents d’invitation à soumissionner, ou

  2. un chèque certifié.




  1. Toute offre non garantie – conformément aux clauses 14 a) et 14 c) mentionnées ci-dessus –sera rejetée par l’entité du PNUD pour non-conformité, selon la clause 21 spécifiée dans les Instructions aux soumissionnaires.




  1. La garantie versée par les soumissionnaires non retenus sera restituée le plus rapidement possible et ce dans un délai inférieur à trente (30) jours à compter de la date d’expiration de la période de validité de l’offre prescrite par l’entité du PNUD, conformément à la clause 13 des Instructions aux Soumissionnaires.




  1. La garantie versée par le soumissionnaire retenu sera restituée au soumissionnaire signataire de la commande – conformément à la clause 27 des Instructions aux Soumissionnaires – et fournissant la garantie de réalisation, conformément à la clause 28 des Instructions aux Soumissionnaires.




  1. La garantie de l’offre peut être confisquée dans le cas où :




  1. le soumissionnaire retire son offre pendant la période de validité de l’offre spécifiée par le soumissionnaire sur le Formulaire de Soumission de l’offre.

  2. s’il s’agit du soumissionnaire retenu, dans le cas où ce dernier :




  1. ne signe pas la commande, conformément à la clause 27 des Instructions aux Soumissionnaires

  2. ne fournit pas la garantie de réalisation, conformément à la clause 28 des Instructions aux Soumissionnaires.


D. Soumission des Offres


  1. Format et signature de l’offre Sécurité.

a) Le soumissionnaire devra préparer deux (2) exemplaires de l’offre (1 original et 1 copie), portant chacun la mention « ORIGINAL » et « COPIE » selon le cas. En cas de divergences entre les documents, c’est l’original qui fera foi.

b) Les deux exemplaires de l’offre peuvent être dactylographiés ou écrits à l’encre indélébile, et doivent être signés par le Soumissionnaire ou toute personne dûment autorisée à le représenter pour les questions relatives au Contrat. Cette dernière autorisation doit être dûment appuyée par une procuration écrite jointe à l’offre.
c) Une offre ne doit comporter aucune rature, ni surcharge à l’exception de celles jugées nécessaires pour corriger des erreurs faites par le soumissionnaire, auquel cas ces corrections doivent être paraphées par le ou les personnes signataires de l’offre


  1. Scellage et marquage des offres.


16.1.Le Soumissionnaire devra sceller l’original et chaque copie de l’offre dans des enveloppes séparées, portant l’inscription « ORIGINAL » et « COPIE ». Les enveloppes doivent être ensuite scellées dans une enveloppe extérieure.
16.2. L’enveloppe extérieure devra :

  1. être adressée à l’Acquéreur (PNUD) aux adresses suivantes :


A Kinshasa :
SERVICES DES ACHATS

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT (PNUD)

BOULEVARD DU 30 JUIN

IMMEUBLE LOSONIA

2ieme. NIVEAU

KINSHASA

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO
A Mbandaka :

BUREAU DE TERRAIN de MBANDAKA

PROGRAMME DES NATIONS UNIES POUR LE DEVELOPPEMENT

Siseau numéro2657,

Avenue Bonsomi, Q/Mbandaka 2,

Commune de Wangata,

MBANDAKA

REPUBLIQUE DEMOCRATIQUE DU CONGO

Chaque enveloppe portera la mention:
« ITB /GJS/075/2013: TRAVAUX DE CONSTRUCTION DE L’ANTENNE PROVINCIALE DE LA CNC-ALPC MBANDAKA»
Et faire référence au sujet mentionné dans le section I des documents d’appel d’Offres et porter la mention« NE PAS OUVRIR AVANT LE 21MAI 2013 à 15h30, heure de Kinshasa ».
16.3. Les deux enveloppes intérieures doivent porter le nom et l’adresse du Soumissionnaire afin qu’elles puissent être retournées scellées dans le cas où l’offre ne nous serait pas parvenue dans les délais.
16.4. Dans le cas où l’enveloppe extérieure ne serait pas scellée et ne porterait pas les mentions utiles précisées dans la clause 16.2. des Instructions aux Soumissionnaires, l’Acquéreur (PNUD) décline toute responsabilité en cas de mauvaise orientation ou d’ouverture prématurée de l’offre.


  1. Date limite de dépôt des dossiers / Offres hors délai.


17.1. Les offres devront être déposées au Bureau du PNUD au plus tard au jour et à l’heure mentionnée dans la Section I des Documents d’appel d’offres.
17.2. Le PNUD pourra, à sa propre discrétion, prolonger le délai de soumission des offres en modifiant les Documents d’appel d’offres conformément à la clause 6 (Modification des Documents d’appel d’offres), auquel cas tous les droits et obligations de l’entité du PNUD chargée des achats et des Soumissionnaires précédemment soumis à l’ancien délai seront alors soumis au nouveau délai tel que prorogé.
17.3. Toute proposition reçue par le PNUD après la date limite telle que spécifiée dans la clause relative à la « Date limite de soumission des offres » sera rejetée et retournée cachetée à l’expéditeur.


  1. Modification et Retrait des Offres.


Le Soumissionnaire peut retirer son offre après soumission, à condition que le retrait de l’offre soit notifié par écrit au PNUD avant la date limite fixée pour la soumission des offres.

La notification de retrait du Soumissionnaire doit être préparée, scellée, marquée et envoyée conformément aux dispositions de la clause relative à la date limite de soumission des offres. La notification de retrait peut aussi être envoyée par mail ou par fax, mais elle doit dans ce cas être suivi d’une copie de confirmation signée.

Aucune offre ne pourra être modifiée passée la date limite de dépôt des offres.

Aucune offre ne peut être retirée dans l’intervalle entre la date limite de soumission des offres et l’expiration de la période de validité des offres spécifiée par le Soumissionnaire dans la soumission de l’offre.

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