Instructions au proposant 2








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PRÉPARATION ET REMISE DE LA PROPOSITION



La proposition doit être présentée sur la « Formule de proposition » (AOP-1) ou sur toute reproduction exacte de la formule, lequel document doit être rempli avec clarté et exactitude. L'utilisation d'une formule autre que celle fournie entraîne l'irrecevabilité et le rejet automatique de la proposition. Ce document ne doit contenir aucune clause restrictive ou conditionnelle. La « Formule de proposition » doit être signée par la ou les personnes autorisées.
Il est entendu que le représentant autorisé du Proposant, en signant la « Formule de proposition », atteste que la proposition est préparée de bonne foi, sans aucune communication ni entente avec un autre Proposant ou autre concurrent possible, soit directement, soit par l’entremise d’un tiers.
Les montants soumis avec la proposition doivent être exprimés en dollars canadiens. Le montant figurant à la ligne  « total actualisé » de la « Formule de proposition » est obtenu en additionnant les coûts annuels proposés du coût de base, des travaux d’aménagement et des frais d’exploitation pour tout l’espace demandé, multipliés par chacun des facteurs d’actualisation apparaissant à la « Formule de proposition ».
Lors de l’ouverture des propositions, seule la somme des coûts actualisés du coût de base, des travaux d’aménagement et des frais d’exploitation, excluant l’estimation des taxes foncières, servira à déterminer la plus basse proposition.


Le représentant du Requérant vérifie la multiplication des coûts annuels proposés du coût de base, des travaux d’aménagement et des frais d’exploitation par les facteurs d’actualisation. Le représentant du Requérant complète et corrige, le cas échéant, tout calcul que le Proposant aurait omis.
En cas de divergence entre les coûts actualisés inscrits par le Proposant et ceux obtenus à la suite de la vérification et de la correction faites par le représentant du Requérant, ce sont les coûts actualisés résultant de la vérification et de la correction qui prévalent.
La vérification faite par le représentant du Requérant ne peut, en aucun cas, avoir pour effet de modifier les montants soumis à titre de coûts annuels proposés du coût de base, des travaux d’aménagement et des frais d’exploitation.


Important

La superficie utilisable requise indiquée à l’avis d’appel d’offres est calculée selon les  « Règles de mesurage » (AOP-2)


Le Proposant inscrit, à la face même de l'enveloppe-réponse fournie à cette fin par le Requérant, le nom ou la raison sociale sous lequel il fait affaire ainsi que son adresse.
L'enveloppe-réponse ne doit contenir qu'une seule proposition.
L’enveloppe doit être acheminée scellée.


À noter

Lorsque les plans préliminaires ne peuvent être inclus dans l'enveloppe-réponse en raison de leur trop grande dimension, ceux-ci peuvent être transmis sous pli scellé séparé et dûment identifié.



Le Proposant doit s'assurer lui-même que sa proposition est reçue à l'adresse indiquée avant la date et l'heure limites de réception des propositions. Toute proposition reçue après cette date et heure limites est non recevable.
Le Proposant doit assumer la totalité des coûts et dépenses liés à la préparation de sa proposition, lesquels demeurent en tout temps son entière responsabilité.

Instruction 3

CONDITIONS ESSENTIELLES À LA RECEVABILITÉ D'UNE PROPOSITION



Le Proposant doit présenter sa proposition sur la  « Formule de proposition » remis par le Requérant.
Celle-ci doit être rempli avec clarté et exactitude et être dûment signé aux endroits prévus à cette fin par la ou les personnes autorisées à cet effet.
Le Proposant doit remettre sa proposition et tous les documents qui l'accompagnent dans l'enveloppe fournie par le Requérant, dûment cachetée. Cette enveloppe doit contenir les documents suivants :


  1. la « Formule de proposition » dûment complété et signé;




  1. les croquis préliminaires ou le plan des lieux représentant les aménagements proposés et les aires de stationnement;




  1. la « Formule de renseignements concernant le Proposant » (AOP-3) dûment complétée et signée;




  1. une « Autorisation de signature de la formule de proposition » (AOP-4 et AOP-5) dûment complétée et signée;




  1. un  acte de cautionnement (AOP-6), un chèque visé, un mandat poste, une traite bancaire ou une lettre de garantie bancaire, lorsqu'un cautionnement a été exigé par le Requérant;


  1. tout autre document exigé par le Requérant avec la mention expresse que le défaut de le produire entraîne l’irrecevabilité de la proposition.


Sauf si le Proposant est une personne physique faisant affaire seule et qui signe elle-même les documents d'une proposition, le Proposant doit fournir un document l’autorisant à signer les documents de la proposition; cette autorisation doit être constatée, selon le cas :


  • dans une copie certifiée d'une résolution si le Proposant est une compagnie;




  • dans une procuration dûment signée par le Proposant si le signataire est une personne physique autre que le Proposant;




  • dans une procuration dûment signée par tous les associés si le Proposant est une société et que tous les associés n'ont pas signé les documents.


Les documents doivent être rédigés dans la langue officielle du Québec.
Les coûts annuels proposés du coût de base, des travaux d'aménagement et des frais d'exploitation, en excluant les taxes usuelles, ainsi que l'estimé des taxes foncières doivent être indiqués sur la « Formule de proposition ».
Toutes ratures ou corrections apportées aux montants de la proposition doivent être paraphées par la ou les personnes qui ont signé la proposition. Toutes modifications ou ratures apportées au texte, par le Proposant, sur la « Formule de proposition », entraînent automatiquement le rejet de la proposition.
Le Requérant n'accepte de recevoir aucune proposition après la date et l'heure fixées dans l'avis d’appel d’offres ou, si la réception en est retardée par l’application de l’article 14 du Règlement, après la date et l’heure précisées dans l'addenda adressé aux Proposants.
Toute autre condition indiquée comme essentielle dans les instructions aux Proposants, avec la mention spécifique que le défaut de s’y conformer entraîne l’irrecevabilité de la proposition, doit être remplie par le Proposant.

Indications additionnelles :
Croquis préliminaires et plans des lieux
La proposition doit être accompagnée des croquis préliminaires ou des plans des lieux, incluant les aménagements proposés et les espaces de stationnement, lesquels doivent être tracés à l'échelle selon les règles de l'art et être inspirés du croquis des liens fonctionnels requis (AOP-7).
Le croquis préliminaire et les plans des lieux devraient illustrer les éléments suivants :


  • le ou les étages où sont situés les lieux proposés et leur hauteur libre;

  • l’accès aux lieux et à l’immeuble ainsi que les issues de secours;

  • la localisation des salles de toilette;

  • les murs, les cloisons, les fenêtres, les portes et les colonnes.


Le Proposant devra fournir un plan de localisation de la bâtisse ainsi que des espaces de stationnement et de circulation extérieure.

Cautionnement de proposition
La proposition doit être accompagnée d'un cautionnement de proposition, lorsque cela est exigé à l'appel d’offres. Ce cautionnement doit être valide jusqu'à la date de signature du bail à intervenir pour la location des lieux proposés. Le cautionnement peut être présenté sous l'une ou l'autre des formes suivantes :


  1. un cautionnement émis par une institution financière* en faveur du Requérant;




  1. un chèque visé, un mandat poste ou une traite bancaire émis à l'ordre du Requérant; ou


  1. une lettre de garantie bancaire irrévocable et encaissable sans condition émise par une institution financière* en faveur du Requérant.


* Le terme « institution financière » signifie un assureur ou une société de fiducie titulaire d’un permis de l’Autorité des marchés financiers, une banque, au sens de la Loi sur les banques (L.R.C., 1985, c. B-1), ou une caisse d’épargne et de crédit, fédération ou confédération visée par la Loi sur les caisses d’épargne et de crédit (L.R.Q., c. C-4.1).

Instruction 4
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