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Documentation

Modules Ressources humaines et PAYE




La présente documentation est en cours d’élaboration. Elle est enrichie au fur et à mesure.




Présences Int’l

24/02/2015






Sommaire


  1. Introduction

  2. Fonctions des modules GRH / Paye

  3. Menu principal du système

  4. L'option Paramètres

  1. Exercices et Périodes

  2. Etablissements bancaires

  3. Agences bancaires

  4. Modes de payement

  5. Pays Territoires Villes

  6. Adresses

  7. Notion de Journaux

  1. L'option Ressources humaines

    1. Paramètres

    2. Services Unités

    3. Positions statutaires

    4. Autres tables de base

    5. Groupes budgétaires

    6. Filières Corps Grades

    7. Rubriques de Paye

  1. Généralités

  2. Rubriques de paye, dans le système 3COH

  1. –Nature Gains/Retenues :

  2. Genre Fixes/Variables

  3. Classe

  4. Mode

  5. Modèle




  1. L’option système de paye

6.1- Le cycle de paye

  1. Paramètres du cycle :

  2. Récupération des variables

  3. Calcul de la paye

  4. Contrôle de la paye




  1. Utilitaire de Maintenance

7.1- Mise A Niveau

7.2- Importation du Référentiel

7.3- Importation du fichier Employés

Modèles de fichiers de Recrutement


  1. ANNEXES






  1. Introduction


Avec l’intégration des modules de gestion des Ressources humaines et Paye, le système 3COH prend en charge pratiquement la plupart des fonctions de gestion de l’établissement.
L’utilisation des modules GRH / Paye permettra :



  • de raffiner les modes de calcul de la comptabilité analytique par une intégration plus fine des charges du personnel;

  • de produire de façon automatique les imputations comptables et budgétaires jusque-là saisies sous la forme d’opérations diverses (O.D.);

  • d’intégrer de nouveaux indicateurs utiles à la gestion des ressources humaines.


Les modules GRH / Paye interagissent en effet, avec les autres modules de la Comptabilité Générale, de la Comptabilité analytique, de la comptabilité budgétaire et de la Trésorerie.


Les données relatives aux dossiers des employés et aux mouvements les concernant, sont saisies et/ou importées au niveau du module GRH. Elles sont récupérées, lors du calcul de la paye, par le système Paye qui impute les comptes comptables (comptabilité générale) automatiquement, suivant le paramétrage préétabli des rubriques de paye. La comptabilité analytique fait appel aux données saisies/imputées et validées au niveau de la comptabilité générale. La comptabilité budgétaire interagit également avec le système, du fait qu’à tous les comptes comptables budgétisables, sont associés les comptes budgétaires appropriés.
La mise en place des modules GRH / Paye du système 3COH passe par plusieurs phases :


  • la phase de paramétrage qui se fait par le responsable du service informatique, en collaboration avec les responsables des services de ressources humaines et de la comptabilité;

  • la phase de saisie qui se fait par le personnel de saisie;

  • la phase de validation qui se fait par le responsable du service GRH;

  • la phase de centralisation des salaires qui se fait périodiquement (tous les mois par exemple) par le service de comptabilité générale.


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  1. Fonctions des modules GRH / PAYE


Le module GRH assure plusieurs fonctions de base :


    • 1ère fonction : Assure la gestion des dossiers des employés



    • 2ème fonction : assure la prise en charge des événements qui affectent la vie des employés au sein de l’établissement : Evénements relatifs à la carrière (début de carrière, promotion/rétrogradation, événements relatifs à la santé, à la formation ou événements de fin de carrière, mutation, démission, etc.).



    • 3ème fonction : Inscription des rubriques de gains et de retenues fixes (salaires, primes fixes, impôt sur le revenu, cotisation aux caisses de retraite et de sécurité sociale..) ainsi que la saisie des rubriques variables (Congés, absences, heures supplémentaires), en vue de la préparation de la paye



    • 4ème fonction : la production de divers états et tableau de bord de gestion.



Le module PAYE assure les fonctions plus spécifiques de gestion de la paye proprement dite :


    • 1ère fonction : Il récupère les mouvements à partir du module GRH ;



    • 2ème fonction : Visualise les dossiers des salariés ;



    • 3ème fonction : Réalise le calcul de la paye ;




    • 4ème fonction : Produit les bulletins de paye et divers états après paye dont notamment :

    1. Le journal des salaires ;

    2. L’état récapitulatif par rubrique de paye ;

    3. La distribution comptable des salaires

    4. Les ordres de virement ;

    5. Les états destinés aux organismes extérieurs, sur support informatique ou papier (exemples des ordres de virement CCP, BNA exigés sur support magnétique, déclaration annuelle des salaires destinés à la CNAS, la déclaration ‘301 bis’ destinée à la DGI …)

    6. Les états d’analyse de rémunérations, de charges, etc.



Il est à noter que les modules grh / paye nécessitent pour fonctionner, la mise en place également du module de comptabilité générale pour la raison que la définition de certaines tables du module grh comme celles des rubriques de gains et de retenues, nécessitent l’existence de la table du plan comptable qui, elle, est gérée précisément par le module de comptabilité générale.

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  1. Menu principal du système


Après identification (saisie de votre nom d’usager et du mot de passe qui vous a été attribué par le responsable informatique de votre établissement) , …

… le système affiche le menu principal, qui a une présentation similaire à celle de la fenêtre ci-après :




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  1. L’option PARAMETRES


L’option , accessible à partir du menu principal, permet de lancer le module « Paramètres » qui permet de définir et/ou de modifier des paramètres de base du système :
Il est à noter que l’accès à ce module « Paramètres » est limité aux seules personnes autorisées à le faire.
Dans l’utilisation normale du module « Ressources humaines », on n’a pas à se soucier de l’existence de cette fonction de « paramétrage du système ».




  1. Exercices et Périodes



Le lien , affiche l’interface de gestion des tables exercices et périodes. L’exercice 2015 et ses périodes doivent exister :






  1. Etablissements bancaires


Le lien (établissement bancaires) affiche la fenêtre de gestion des établissements bancaires :

A l’aide de cette interface, il est possible d’additionner et/ou de mettre à jour des établissements bancaires. Le format CCP ou BNA sert à indiquer au système, le format du fichier texte à générer à la production de l’ordre de virement des salaires aux salariés. Il est possible d’exporter ce fichier au format excel, pour un traitement particulier.





  1. Agences bancaires


Le lien (Agences bancaires), affiche l’interface de gestion des agences bancaires :

Les champs Compte CCP (numéro de compte CCP de l’établissement et le compte (51400) correspondant à « compte courant postal » dans le plan comptable, doivent être renseignés.
De la même façon, cette interface permet de mettre à jour, supprimer, additionner une agence bancaire. L’exportation de ce fichier est également prévue pour traitement particulier.





  1. Modes de payement


Le lien Paramètres > Clients et fournisseurs >Modes de payement : permet d’afficher les modes de payement des employés.

Il est aussi possible d’ajouter et/ou de modifier les modes de payement existants.




  1. Pays Territoires Villes


Il est aussi tout à fait possible d’afficher la table des « pays, territoires, villes » en cliquant le lien Paramètres > Tables de base >"Pays, territoires, villes" …

Les valeurs de cette table sont utilisées dans le dossier de l’employé.




  1. Adresses


Tout comme celle portant sur les adresses :

Au moyen de cette table, une même adresse peut être partagée par plusieurs employés. Une fois saisie dans le système, l’adresse peut être réutilisée pour d’autres employés - uniquement par sélection - évitant ainsi de saisir à nouveau l’adresse complète pour chacun des employés concernés.




  1. Notion de Journaux


Comme dans les autres modules du système 3COH, les transactions saisies dans le module Ressources humaines sont enregistrées dans le système, dans des journaux.
On parlera de journal de début de la relation de travail, journal des absences, etc…
Le lien Paramètres > Tables de base >Journaux : permet d’afficher les journaux :

Des boutons d’actions permettant de gérer les journaux sont disponibles en bas de l’écran.


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  1. L’option Ressources humaines


L’option ‘Ressources humaines’ est accessible à partir du menu principal.

Il suffit de cliquer sur le lien « Ressources humaines » pour lancer l’exécution du module. La fenêtre du module ‘Ressources humaines’ qui s’affiche, est similaire à la fenêtre ci-dessous :

La mise en place du module ne devient effective qu’une fois que vous avez renseigné différentes tables qui constituent le paramétrage du module.

Le paramétrage consiste à renseigner un certain nombre de tables d’environnements dont la liste est présentée sous l’option « Paramètres » du menu du module ‘Ressources humaines’.

Ces tables comprennent des champs dont les valeurs pourraient figurer dans le dossier employé. A titre d’exemple, la table ‘état-civil’ renferme différentes valeurs qui pourraient être utilisées dans la fiche de chaque employé.

Le contenu de ces tables devrait être vérifié scrupuleusement par des personnes dûment habilitées à le faire, avant de commencer l’enregistrement des dossiers des employés ou l’inscription d’événements. Il sera difficile de procéder à des modifications après l’enregistrement des dossiers employés ou des événements.
Etant donné l’importance du contenu de ces tables dans le système, il est fortement recommandé d’associer, à la définition de ces tables, plusieurs services, notamment, le service personnel, le service paye et le service comptabilité.
Il est à noter que la plupart de ces tables de GRH et Paye devront être importées dans le système à partir de fichiers excel qui sont disponibles au téléchargement depuis le site www.ipresences.com. Ces derniers sont mis à jour continuellement sur la base de critiques et suggestions des établissements pour leur permettre de disposer d’un même référentiel (système uniformisé de GRH et PAYE). Nous verrons un peu plus loin la procédure d'importation des Tables GRH_Paye.


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  1. Paramètres


S’assurer du paramétrage dans GRH > Paramètres > paramètres :

Ce paramétrage par exemple ; indique au système que la base de rémunération par défaut est « journalière » ; les absences sont comptées en « jours » et qu’elles sont calculées dans la paye, le « mois courant » (c.a.d. que le système paye récupère les absences du mois courant) ; journal des salaires : « journal des OD de paye ».

Le bouton (modifier), du bas de la fenêtre, vous permet de modifier éventuellement les valeurs que vous souhaitez.

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  1. Services Unités


Le module GRH subdivise l’organisation de l’établissement, en deux niveaux hiérarchiques : les services et les unités. Un service est composé de un ou plusieurs unités. Le lien ‘Services, Unités’ de l’option ‘Paramètres’ vous permet de consulter l’organisation hiérarchique de l’établissement :

Le bouton (Organigramme) puis (afficher) vous permet d’afficher les services, unités sous une autre forme (d’organigramme) :
c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtmldcef71.png
Le bouton Enregistrer vous permet d’exporter le fichier Services, unités.
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  1. Positions statutaires


Ce lien permet de définir et/ou modifier la table des positions statutaires des employés vis-à-vis l’établissement. A titre d’exemple, un employé peut être non recruté, en activité ; etc.

Le système autorise en outre une structuration supplémentaire : Exemple, la position « en activité » est subdivisée en plusieurs subdivisions : « en activité », en congé pour longue durée, rappelé pour perfectionnement, rappelé dans le cadre de la réserve, etc.


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  1. Autres tables de base


Les autres tables de base peuvent être facilement explorées ; au fur et à mesure.


  • La table « Etat-civil » renferme les différentes valeurs de l’état civil : célibataire, marié, divorcé, … Le champ "Code SU" indique au système l’attribution ou non de la rubrique de paye « Salaire Unique » à l’employé, selon sa situation d’état-civil. Exemple : un employé célibataire (codeSU=0), ne se verra pas attribué la rubrique de paye Salaire unique. Un employé marié, avec un ou plusieurs enfants (codeSU=2) se verra attribué la rubrique Salaire unique, montant = 800 DA, lisible dans la grille de la rubrique 610/Salaire Unique, CTG=2 (codeSU).




  • La table « Caisses d’assurance » enregistre les différentes caisses d’affiliation des employés.




  • La table « Pièces d’identité » enregistre les pièces administratives susceptibles d’être demandées aux employés : Carte d’identité nationale, permis de conduire, carte de sécurité sociale,




  • Dans la table « Langues », sont enregistrées les langues utilisées.




  • Le type de logement peut avoir une importance dans la gestion des ressources humaines. Les valeurs de ce champ pourrait être : locataire, logement de fonction, propriétaire, etc..




  • Dans la table « Liens de parenté », sont enregistrées les valeurs comme « père », « mère », « frère », « sœur », « conjoint »…




  • Etc.


Nous relèverons quelques particularités concernant les tables qui suivent :
- Groupes budgétaires

- Filières, corps, grades et fonctions

- Rubriques de paye




  1. Groupes budgétaires




Il est possible de visualiser les groupes budgétaires correspondants à la nomenclature budgétaire 2013 ainsi que ceux de la nomenclature 2014, en actionnant les boutons de navigation, en haut et à droite de la fenêtre





  1. Filières Corps Grades


Ce lien permet de définir et/ou modifier la table des filières, corps, grades et fonctions susceptibles d’être occupés par les employés.
Pour s’assurer du paramétrage, allez dans GRH > Paramètres > Filières, Corps et Grades.

Cette fenêtre comprend 4 encadrés, comme le montre l’image suivante, réservés à :


  1. Liste des Filières

  2. Liste des Corps

  3. Liste Grades

  4. Liste des Fonctions.



Chaque encadré dispose de ses propres boutons de gestion …


… pour supprimer, mettre à jour ou ajouter un item.


Lorsque l’on pointe une filière, s’affichent, automatiquement :

  • le groupe budgétaire correspondant ;

  • le corps ou les corps correspondants existants ;


c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtml122d1e4.png


Il en est de même, lorsque l’on pointe un corps. S’affichent automatiquement :

  • le ou les grades correspondants

c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtml128ad54.png

De la même façon, lorsque l’on pointe un grade : s’affichent automatiquement le ou les fonctions existantes :
c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtml12c9320.png
Dans l’encadré Grade, des informations permettant la vérification, y sont ajoutées, pour chaque grade. Il s’agit de :

  • la catégorie CTG qu’on retrouvera dans Rubriques de paye | Salaire de base | Grille,

  • J/mois : le nombre de jours de travail par mois ;

  • H/jour : le nombre d’heures par jour,

  • Taux : le taux du salaire de base payé,

  • Rub : le code de la rubrique du salaire de base.



Exemples :


  1. Cas d’un praticien spécialiste assistant :



La catégorie 92 dans la grille des salaires (rub :100), nous renvoie l’indice 990 ; soit à un salaire de base de 44.550 DA (le point indiciaire étant de 45 da).
c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtml1418d57.png



  1. Cas d’un ouvrier professionnel :



Un ouvrier professionnel de niveau 1, de catégorie 1, Travaille 5 heures par jour, 22 jours par mois. Taux = 62.50, code de rubrique de salaire de base : 100.

La grille des salaires nous renvoie l’indice 200, soit un salaire de base de 9.000 DA. Au taux de 62.50, son salaire de base sera de 9.000 * 62.50/100 = 5.625 DA.



  1. Cas d’un hospitalo-universitaire :


c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtml112b54f.png
Un professeur hospitalo-universitaire travaille 8 heures par jour et 30 jours par période, perçoit 55% (taux=55) du montant trouvé dans la table de la rubrique 127/Rétribution, correspondant à la catégorie 97, échelon x. Nous verrons dans le paramétrage des rubriques que la rubrique 127/Rétribution est paramétrée selon le modèle "catégorie, échelon". C’est-à-dire que pour pointer la valeur, le système utilise les deux colonnes’ catégorie’ et ‘échelon’.

Même cas ; s’agissant des fonctions : trois colonnes sont ajoutées pour chaque fonctions : B.ind : Bonification indiciaire, Sec : pour Section, et Niveau : pour Niveau.
c:\users\abd\appdata\local\temp\snaghtml13f6a8b.png
Lorsque la bonification est différente de 0, le système attribue au recrutement automatiquement la rubrique de paye 130/Bonification indiciaire de poste supérieur. A l’indice 11 par exemple, correspondra, le montant de 18.225 DA, dans la grille 130/Bonification indiciaire de poste supérieur.




  • Spécificités :




  • Bonification indiciaire :


Certaines fonctions sont spécifiques à l’établissement. A titre d’exemple, dans un établissement donné, un praticien spécialiste en chef exerçant la fonction de chef d’unité, a droit à une bonification indiciaire (b.ind :11). Lorsqu’il exerce la fonction de chef de service, la bonification indiciaire est de 13. Ceci peut ne pas être le cas pour un autre établissement : Directeur de CHU par exemple. Dans ce cas, au niveau du grade, il y aurait lieu d’ajouter la fonction et renseigner les champs Bonification, Rubrique de salaire, Taux.



  • Rétribution :

La rétribution (rubrique 127) est allouée aux hospitalo-universitaires (filière 23).


  • Rémunération principale des résidents :

La rémunération principale (rubrique 160) est allouée aux résidents (filière 24).

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  1. Rubriques de Paye




  1. Généralités


Texte de référence : Code_Travail.pdf
Au sens de la loi 90-11 du 21 avril 1990 portant sur les relations de travail, la contrepartie du travail fourni par un salarié, est la rémunération par laquelle, il est entendu :


  • Le salaire de base ;

  • Les indemnités liées à l’ancienneté et aux heures supplémentaires ;

  • Les indemnités liées aux conditions particulières de travail ;

  • Les remboursements des frais engagés ;

  • Les primes liées à la productivité et aux résultats de travail.


Les rubriques les plus courantes sont les suivantes :


  1. Le salaire de base ;

  2. Indemnité d’expérience professionnelle ;

  3. Indemnité pour heures supplémentaires ;

  4. Indemnité de nuisance ;

  5. Indemnité de service permanent ;

  6. Indemnité de travail posté ;

  7. Indemnité d’astreinte ;

  8. Indemnité de zone ;


Auxquelles, s’ajoutent, à titre complémentaire, d’autres indemnités, primes et avantages dont :


  1. Indemnité d’intérim et de remplacement ;

  2. Indemnité de frais de mission ;

  3. Indemnité de panier ;

  4. Indemnité de transport ;

  5. Indemnité de conventionnement de véhicule ;

  6. Indemnité kilométrique ;

  7. Indemnité journalière pour maladie (accident de travail, maladie professionnelle, maternité) ;

  8. Indemnité d’allocation familiale ;

  9. Indemnité complémentaire d’allocation familiale ;

  10. Indemnité pour salaire unique ;

  11. Prime de rendement individuel ;

  12. Prime de rendement collectif ;

  13. Prime de responsabilité ;

  14. Prime de bilan ;

  15. Prime de documentation ;

  16. Prime de bonification ancien moudjahidine ;

  17. Prime de bonification enfant de chouhada.

Ces rubriques de paie peuvent être soumises à des retenues à caractère fiscal tel que l’impôt sur le revenu global (rubriques dites imposables) et/ou à des retenues sociales (rubriques dites cotisables) au taux global de 9% à la charge de l’employé; et au taux global de 26% à la charge de l’employeur.
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