Guide du "stage de découverte" de 1








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Comment trouver son stage
et
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Carnet d'Activité Professionnel ?

Guide du "stage de découverte" de 1ère Année
UV stage ITN 3001

Cycle de Tronc Commun

Télécom SudParis

Alexandra Beucler : Coordinatrice de l’UV stage
Cécile Delafont : Chargée des stages formation initiale ingénieur

Mails: Alexandra.Beucler@telecom-sudparis.eu

Cecile.Delafont@telecom-sudparis.eu

Sommaire


17

FICHE D’EVALUATION DE 17

STAGE 1ère ANNEE 17

(Directeur de stage) 17

Introduction

D’une durée de 4 semaines minimum en France ou de 8 semaines minimum à l'étranger si vous souhaitez valider votre obligation à l’international, ce stage est obligatoire et doit être effectué entre la mi-juin et la mi-septembre. Vous devez réaliser une mission concrète confiée par une entreprise, une association, un laboratoire...
Ce stage d’observation (ou stage ouvrier) est pour certains d'entre vous une véritable première prise de contact et de découverte du milieu professionnel et permet de vous confronter à la réalité du monde professionnel. Vous serez amené(e) à développer une réflexion personnelle et professionnelle autour de cette expérience dont vous rendrez compte par la rédaction d’un rapport écrit et par une soutenance orale devant deux membres de jury. Ce stage a un caractère fortement pédagogique.

Concernant votre stage, la mission qui vous est demandée par Télécom SudParis est différente de la mission qui vous est demandée par l'entreprise dans laquelle vous serez. Lors de la rédaction de votre rapport de stage, ne confondez pas ces deux missions et soyez attentifs à ce que l'on vous demande !

Pourquoi le CAP ?

  • Pour avoir un aperçu d'un futur métier possible

  • Pour tester des envies professionnelles

  • Pour avoir un regard différent sur des métiers opérationnels, des structures et organisations humaines

Quelles sont vos missions ?

  • Apprendre à analyser votre environnement professionnel et comprendre le monde du travail:

    • Collecter des informations sur le milieu, le secteur dans lequel vous évoluez

    • Observer l’organisation et le fonctionnement de l’entreprise

    • Comment fonctionne cette organisation humaine, quelle est sa structure hiérarchique, quels sont les jeux de pouvoir ?

    • Comprendre l'entreprise et ses moyens de communication




  • Découvrir un secteur d’activité et un métier




  • Prendre conscience des contraintes du travail en entreprise




  • Repérer des améliorations possibles en matière de communication et les suggérer, en accord avec votre supérieur hiérarchique




  • Apprendre à valoriser tout travail que vous réaliserez en entreprise de manière à pouvoir inclure cette 1ère expérience efficacement dans votre CV




  • Apprendre à mieux vous connaître sur le plan professionnel.

« Connais-toi toi-même », la célèbre phrase de Socrate est toujours d’actualité : ceux qui se connaissent sont instruits de ce qui leur convient et distinguent les choses dont ils sont capables ou non.

Travailler en entreprise va vous permettre de vous confronter à des réalités humaines, professionnelles, techniques…Vous devrez y faire face. Cela vous permettra d’affiner vos choix par la suite : travailler en petite ou grande structure, en équipe ou pas, à l’international ou pas…

    • Quelles sont les qualités que vous vous connaissez déjà, celles qui se sont révélées, celles auxquelles vous ne vous seriez pas attendues ?

    • Quelles sont les difficultés que vous avez rencontrées, quels sont vos axes d'amélioration ?




  • Ce stage est la possibilité de:

  • Développer vos qualités relationnelles et d’écoute

  • Trouver ou consolider votre projet professionnel

  • Utiliser vos acquis scolaires et hors scolaires (association, équipe sportive…)

  • Développer de nouvelles compétences

  • Mettre en œuvre vos facultés d’adaptation face à différentes situations, notamment conflictuelles

  • Démontrer vos aptitudes et facultés d’adaptation dans un milieu professionnel

  • Apprendre à vous intégrer dans une structure : petite, moyenne, grande, filiale…

  • Savoir faire preuve d’humilité et d’écoute

  • Découvrir le travail en milieu professionnel en position d’exécutant

Où réaliser votre stage ?

  • Entreprises privées ou publiques

  • Start-up, PME, grands comptes

  • Associations (humanitaires, citoyen, etc.)

  • Écoles: accueil des admissibles, association Welcom, etc.

Attention, on vous déconseille

  • Des missions trop isolées

  • Des missions exclusivement techniques qui vous empêcheraient de remplir les objectifs de ce stage si vous êtes constamment seul derrière votre ordinateur

  • Des structures trop petites dans lesquelles vous ne pourrez pas observer le fonctionnement humain de l'entreprise

  • On interdit les stages au sein de certaines associations du campus d’Evry (AbsINThe, etc.)

  • Le stage de 1ère année n’est pas un « job d’été »,  son objectif est avant tout pédagogique et il fait partie intégrante de votre formation d’ingénieur.

  • Décret n°2006-1093 du 29 août 2006 pris pour l’application de l’article 9 de la loi n°2006-396 du 31 mars 2006 pour l’égalité des chances. Art 6 – Aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise, pour occuper un emploi saisonnier.

Ce que vous devez observer

  • L'organisation humaine

    • Quels sont les rapports humains dans cette entreprise?

    • Quelles sont les valeurs de cette entreprise, comment sont-elles transmises?




  • Comment circulent les informations?

    • Culture de l'oral ou de l'écrit (mail, courrier)? Quels en sont les impacts?

    • Existe-t-il des réunions? Qui y participe? À quelle fréquence? Sont-elles efficaces?




  • La structure hiérarchique

    • Quel est l'organigramme ? Qui a réellement le pouvoir ? Comment le pouvoir est-il exercé?




  • Qui avez-vous rencontré?

    • N+1, N+2, N+3 ? Les responsables syndicaux? Le responsable RH ? Sont-ils accessibles ?



  • Quelle est la culture de cette organisation?

    • Est-ce une entreprise innovante?

    • Qu'en est-il du développement durable?, de la responsabilité sociale de l’entreprise?

    • Comment l'humain est-il considéré dans cette entreprise?




  • Comment fonctionne la rémunération ?

    • Grille de salaire? Indemnités? Fixe? Variable? Bonus? Primes? Avantages en nature?



  • Quelle est la politique RH de cette entreprise?

    • CDD? CDI? Emploi de stagiaires à la place de salariés?




  • Quels sont les éléments marquants de la vie de cette entreprise ?

    • Licenciements? Fusions? Acquisition d'une autre entité? Modification de l'organigramme? Départs de managers? Etc.




  • On vous déconseille…

    • De privilégier la dimension technique qui doit rester succincte, de vos rendus (tant à l'écrit qu'à l'oral)

    • De négliger la dimension humaine dans l'entreprise

Pour vous aider à faire ces observations

  • Vous devez réaliser 2 entretiens qualitatifs

    • De préférence avec des collègues "lointains" dans l'entreprise

    • Afin d'avoir un autre regard que le votre et celui de votre tuteur sur l'entreprise

    • À insérer dans les annexes


Votre recherche de stage
Pour valider votre stage de découverte de 1èreannée, vous pouvez choisir entre un stage conventionné, un C.D.D. ou une mission d’intérim. La démarche administrative auprès de l’Ecole reste la même.

Une démarche active

  • Sollicitez votre réseau relationnel (famille, amis, anciens employeurs, etc.) pour obtenir des contacts et des renseignements

  • Inscrivez-vous aux simulations des jeudis après-midi pour avoir des conseils sur vos CV, lettre de motivation, secteurs d'activité, etc. Des professionnels d'entreprise sont là pour répondre à vos questions

  • Activez le réseau des diplômés des Ecoles

  • Le service des stages met à votre disposition les stages des années antérieures pour consultation sous forme d’un book

  • Essayez le porte à porte si vous ciblez des entreprises commerciales (Phone House par exemple)

  • Les pages jaunes et les sites de recrutement peuvent vous aider

  • Quelques sites d'entreprises:

Vos contacts au sein de Télécom SudParis

  • Vos correspondants au service des stages : Bâtiment A – Pièce A08




  • Sylvie DUMAS : Responsable Relations Entreprises et Stages

Sylvie.dumas@telecom-sudparis.eu – Tél : 01 60 76 40 10


  • Cécile DELAFONT : Chargée des stages formation initiale Ingénieur

Cecile.delafont@telecom-sudparis.eu Tél : 01 60 76 42 25


  • Françoise GUIHENEUC : Chargée des stages post-grades et Relations Entreprises Campus pour les 2 écoles

Françoise.guiheneuc@telecom-sudparis.eu Tél : 01 60 76 42 09
Elles sont à votre disposition pour vous aider à rédiger votre CV, votre lettre de motivation et vous apporter des conseils concernant votre recherche de stage.

Elles sont en charge de faire valider vos demandes de stages auprès de la Direction du Programme Ingénieur (DPI) et d’établir les conventions.


  • Vos autres correspondants :




  • Alexandra BEUCLER : Coordinatrice du Carnet d’Activité Professionnel

Alexandra.beucler@it-sudparis.eu


  • Corinne TRUCHE : Adjointe au Directeur du Programme Ingénieur

Corinne.truche@it-sudparis.eu Tél : 01 60 76 47 68


  • Roisin DONOHOE : Directrice du Développement International

Roisin.donohoe@it-sudparis.eu Tél : 01 60 76 42 32

Validation : procédure administrative

Une fois l’entreprise trouvée, quelques formalités obligatoires administratives restent à faire.

Une 1ère étape essentielle : faire un AVAL

  • Stage, CDD ou intérim : vous avez l'obligation de remplir un AVAL (pour les missions réalisées en CDD ou en intérim, vous devez le spécifier dans les commentaires de l’aval):

  • Cet aval valide une demande d’autorisation de stage qui mentionne le sujet et le descriptif de stage, en adéquation avec les objectifs demandés. La Direction du Programme Ingénieur examine votre demande et évalue le contenu. Elle peut accepter, vous demander plus de précisions ou le refuser.




  • Si vous n'êtes pas encore inscrit(e), vous devez le faire au préalable: votre identifiant devra être impérativement votre mail complet de l’Ecole et non votre mail perso (attendre ensuite un délai de 24h pour pouvoir vous connecter au serveur afin que nous validions votre inscription). Vous pourrez ensuite vous connecter.




  • Il est impératif de saisir votre aval qui contient un descriptif détaillé de votre stage en français pour les stages en France. Les stages à l’étranger nécessitent une convention en anglais (excepté pour les pays francophones).

La convention de stage

  • Si votre aval est autorisé par la Direction du Programme Ingénieur, le service des stages édite alors la convention de stage, et vous contacte par mail afin que vous puissiez venir  la signer avant son envoi à l’entreprise. 




  • Pour la validation complète de votre stage, il faut impérativement nous retourner:

    • Votre convention signée par l'entreprise, si possible avant le début du stage.

    • L’attestation de fin de stage (voir annexes) à la fin de votre stage.

    • La fiche d’évaluation complétée par votre directeur de stage (voir annexes)




  • Vous ne pouvez pas partir sans convention, tout aval fait après ou pendant son stage ne sera pas accepté (même pour un CDD).

La restitution des documents

  • À la fin de votre stage, vous devez faire remplir l'attestation de fin de stage par l'entreprise ainsi que la fiche d’évaluation (voir annexes)

  • Assurez-vous que votre dossier est complet (retour de la convention signée, attestation de fin de stage et fiche d’évaluation). Tout dossier de stage incomplet ne peut être validé.

La validation de votre obligation a l’international

  • Dans le cadre d’un stage à l’étranger d’une durée de 8 semaines consécutives minimum et afin de valider votre obligation à l’international vous devez impérativement retourner un dossier de retour d’expérience à l’international. Ce dossier (voir annexes) comprend un mini rapport de 2 pages à rédiger et une fiche de retour de stage à compléter de façon très détaillée.

  • Ce dossier est à transmettre en version électronique au service des stages. Il sera ensuite validé par la Direction du Développement de l’International (DDI).


Validation : consignes
Le rapport restitue une synthèse de votre expérience en milieu professionnel, tout en manifestant votre réflexion par rapport à la structure d’accueil, aux tâches confiées, aux résultats obtenus, à vous-même.

Une réelle réflexion vous est donc demandée et il faut donc prendre du recul par rapport à ce que vous avez vécu.

Tant que le contenu répond aux objectifs attendus, vous êtes libres de la forme esthétique et créative que vous souhaitez donner à votre document.

N'oubliez pas que le lecteur n'a pas que vous à lire! Aussi, nous attendons une forme parfaite pour en faciliter la lecture et nous vous conseillons de pratiquer une correction orthographique et grammaticale avant de rendre votre document.

Consignes pour le rapport écrit

Le corps de votre rapport de stage doit être de 10 pages maximum (hors page de garde, remerciements, sommaire et annexes)
Votre document doit être:

  • Réfléchi

  • Structuré

  • Original

La page de garde (c'est la 1ère page, visible quand le document est fermé)

Mentionnez les informations suivantes:

    • Prénom NOM (ne rigolez pas, certains l'ont oublié l'an dernier !)

    • Nom et adresse de la structure intégrée.

    • Est-ce qu'il s'agit d'une entreprise privée? Publique? Association? École? Start-up? PME?

    • Est-ce qu'il s'agit d'un stage à l'international? Si oui, et si vous souhaitez qu'il vous permette la validation de votre obligation à l'international, la fiche DDI doit figurer en annexe (et mentionnez sur la 1ère page que vous souhaitez cette validation).

    • Un résumé de 5 lignes sur l'activité réalisée.

    • La fonction que vous avez occupée.

Le sommaire

    • Traduit votre raisonnement et la structure de votre document

    • Est paginé

    • Comprend la mention des annexes, numérotées et titrées

Les remerciements

    • Témoignent de votre gratitude à l'organisation, le service qui vous a accueilli, à quelques personnes spécifiques.

Introduction / Développement / Conclusion

  • Concernant le fond

    • Présentez brièvement l'environnement de l'entreprise et l'entreprise elle-même

    • Présentez brièvement les missions du stage en valorisant votre expérience

    • Présentez les observations que vous avez menées et surtout l'analyse que vous avez faite

    • N'évoquez pas des généralités, argumentez votre analyse à l'aide d'exemples

    • Prenez du recul: quels sont les apports de ce stage, pour la structure et pour vous-même?




  • Concernant la forme, vous devez sortir du lot !

    • La mise en forme doit être parfaite pour faciliter la lecture

    • Les pages sont numérotées

    • Le vocabulaire utilisé est rigoureux et précis, il n'y a pas de fautes d'orthographe

    • Soyez créatif et original, osez des présentations différentes…

    • Votre expérience et vous êtes uniques, valorisez votre stage et vos apprentissages par le fond et la forme

Modalités de rendu

  • Une version numérique à rendre

    • Obligatoirement en format .pdf

    • Avec le nom de fichier: CAP2013_NOM_Prénom.pdf

    • Par dépôt sur Moodle (pensez à réduire le poids de vos photos et images sinon le téléchargement n'est pas possible)

    • Début octobre (la date sera précisée à la rentrée)




  • Une version papier dûment reliée à apporter le jour de votre soutenance orale

Consignes pour la soutenance orale

    • La soutenance est réalisée en public

    • Elle est constituée d’un ¼ de groupe de TP (environ 6 étudiants)

    • Elle se déroule devant un jury de 2 professionnels et/ou professeurs (qui ne sont pas nécessairement ingénieurs)

    • Elle se déroule en l'absence de votre tuteur entreprise / représentant de la structure




  • Structure de la séance orale

    • Chaque étudiant présente sa soutenance en 7 minutes

    • Débat / regards croisés (en groupe) sur l'expérience de chacun

    • Retours individuels




  • Concernant le fond

    • Présentez très brièvement votre stage

    • Identifiez et sélectionnez les messages que vous souhaitez faire passer

    • Le jury a lu votre document écrit: le contenu de l'oral doit être différent de celui de l'écrit

    • Sélectionnez des informations entre l'écrit et l'oral

    • Votre propos doit être structuré




  • Concernant la forme, là encore vous devez sortir du lot !

    • Arrivez à l'heure et respectez votre temps de parole (entrainez-vous!)

    • Tenue vestimentaire professionnelle obligatoire!

    • Vos slides doivent être clairs, numérotés, animés, originaux et agréables à regarder

    • Gestion de l'ordinateur et du vidéoprojecteur :

    • À valider en amont dans votre salle

    • Pensez à préparer votre présentation sur votre ordinateur et sur clé USB

    • Si la technique vous fait défaut, préparez-vous à présenter sans le support de vos slides !

    • Imprimez (si possible, mais pas obligatoire) une version papier de vos slides pour le jury

Dossier retour "Ouverture à l'international"
D’une durée de 8 semaines minimum à l’international. Il est obligatoire et doit être effectué au cours de votre cursus Ingénieur. Les stages avec une mission relevant uniquement du Management, Marketing, Finances, Ressources Humaines, etc. sont exclus.

Rappel : le stage à l'international

  • L'obligation à l'international doit se réaliser au cours de votre cursus au travers soit d’un semestre académique à l'étranger soit d’un stage d'une durée de 8 semaines minimum.

  • Qui est concerné par cette obligation ?

  • Tout étudiant inscrit à Télécom SudParis avec la nationalité française a l'obligation de faire un stage à l'étranger. Tout étudiant d'origine étrangère avec la nationalité française ne peut faire son stage dans son pays d'origine car cela ne justifie pas un stage à l'étranger.

  • Ce stage doit vous permettre de pratiquer une langue étrangère dans un environnement interculturel. En conséquence, certains pays ne valident pas cette obligation :

  • Belgique

  • Le Luxembourg

  • Suisse

  • Monaco

Le dossier "retour d'expérience à l'international":

  • Pour valider votre obligation à l’international, vous devez rédiger un bref rapport qui contient une réelle analyse de votre expérience à l’étranger, y joindre la fiche de stage ainsi que l’attestation de fin de stage.




  • Analyse de l’expérience (vous pouvez ajouter des photos):

Nous vous demandons dans cette partie (qui ne doit pas dépasser 2 pages) de réfléchir sur votre expérience et de l’analyser en tenant compte des points suivants:

  • Différences constatées entre la culture locale et la culture française, le choc culturel,

  • Le fonctionnement de l’entreprise

    • Type de management

  • Management hiérarchique, collectif, autre?

  • système de prise de décision (patronal, collégial, autre)

    • Organisation du travail

  • (approche projet, matriciel….)

  • gestion du temps de travail (horaires, accomplissement des tâches en mode séquentiel ou multitasking…)

  • gestion et finalité des réunions (agenda et durée strictement respectés?, réunions décisionnelles ou échange d’information?)

    • La culture de l’entreprise

  • Nature des échanges (us et coutumes)

  • relationnel entre collaborateurs (formel, informel, etc.)

  • Apport de cette expérience sur le plan professionnel, personnel, linguistique…


Conclusion

Règles de validation du module

  • Écrit : note sur 20

  • Oral : note sur 20

  • Si (note écrit + note oral)/2 < 10 alors l’UV stage ITN 3001 est non validée

    • Rendu écrit au-delà de 10 jours après la date butoir

    • Absence non justifiée à l'oral

Pénalités

  • Écrit

    • Rendu en retard: -1 point par jour de retard à compter de la date de rendu annoncée

    • Absence des entretiens qualitatifs menés dans le cadre de vos observations: -1 point




  • Oral

    • Absence de la version papier du document: -1 point

    • Document papier peu/pas soigné (pas de reliure, etc.): -1 point

    • Absence non justifiée: non validation du module ITN 3001

remarques

  • Vous ne pouvez pas tout dire en 10 pages !

  • Vous ne pouvez pas tout dire en 7 mn !

Donc:

  • Sélectionnez les informations que vous souhaitez évoquer à l'écrit et à l'oral

  • Il est inutile de répéter à l'oral des informations mentionnées à l’écrit

  • L'écrit et l'oral sont complémentaires


Annexes

logo_telecom_sudparis_pant
Attestation

1ère année

Certificate

Je soussigné, M

I, the undersigned, M
Fonction :

Position held :
Société

Company
certifie que M

certify that M
a effectué un stage du au

has taken a training period from to
dans notre établissement en tant que

in my society as

souhaitez-vous reprendre un stagiaire ? oui non

would you agree to have another intership student next year ? yes no

Fait à Cachet de l’entreprise

Place Company seal

Date et signature

Date and signature


A retourner à : Télécom SudParis -Service des Stages

9 Rue Charles Fourier, 91011 EVRY Cedex ou par fax au 01.60.76.43.29

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FICHE D’EVALUATION DE

STAGE 1ère ANNEE

(Directeur de stage)

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